Word中插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)方法及標(biāo)準(zhǔn)參考文獻(xiàn)格式
參考文獻(xiàn)應(yīng)用方法
寫論文時(shí)，參考文獻(xiàn)的引用是一件很麻煩的事，每個(gè)雜志要求的文獻(xiàn)格式是不一樣的，包括在文章中插入的方法和在文章后面排列的格式和順序等都不同。根據(jù)排列順序，主要分為兩種：一是按插入順序排序，二是按作者的姓名排序。如果是按作者姓名排序，文章內(nèi)容如果要改動(dòng)(包括移動(dòng)、插入或刪除)，對(duì)參考文獻(xiàn)在最后的排序影響不大，編號(hào)也好改。但如果是按插入順序排序(國(guó)內(nèi)的絕大部分雜志和國(guó)外的許多雜志都是這樣的)，則文章如有改動(dòng)，參考文獻(xiàn)的增刪和重新排序的工作就會(huì)變得很煩瑣，而且容易出錯(cuò)。有的編輯對(duì)這方面的要求很嚴(yán)格，把參考文獻(xiàn)的格式作為筆者是否認(rèn)真的一個(gè)重要衡量標(biāo)準(zhǔn)。所以，參考文獻(xiàn)是我們寫論文時(shí)不容忽視的一個(gè)環(huán)節(jié)。
如果能運(yùn)用Word中插入尾注的功能就能很好地解決按插入順序排序的論文中參考文獻(xiàn)的排序問(wèn)題。方法如下：
1.光標(biāo)移到要插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)的地方，菜單中“插入”——“腳注和尾注”。
2.對(duì)話框中選擇“尾注”，編號(hào)方式選“自動(dòng)編號(hào)”，所在位置建議選“節(jié)的結(jié)尾”。
3.如“自動(dòng)編號(hào)”后不是阿拉伯?dāng)?shù)字，選右下角的“選項(xiàng)”，在編號(hào)格式中選中阿拉伯?dāng)?shù)字。
4.確定后在該處就插入了一個(gè)上標(biāo)“1”，而光標(biāo)自動(dòng)跳到文章最后，前面就是一個(gè)上標(biāo)“1”，這就是輸入第一個(gè)參考文獻(xiàn)的地方。
5.將文章最后的上標(biāo)“1”的格式改成正常(記住是改格式，而不是將它刪掉重新輸入，否則參考文獻(xiàn)以后就是移動(dòng)的位置，這個(gè)序號(hào)也不會(huì)變)，再在它后面輸入所插入的參考文獻(xiàn)(格式按雜志要求來(lái)慢慢輸，好像沒有什么辦法簡(jiǎn)化)。
6.對(duì)著參考文獻(xiàn)前面的“1”雙擊，光標(biāo)就回到了文章內(nèi)容中插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)的地方，可以繼續(xù)寫文章了。
7.在下一個(gè)要插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)的地方再次按以上方法插入尾注，就會(huì)出現(xiàn)一個(gè)“2”(Word已經(jīng)自動(dòng)為你排序了)，繼續(xù)輸入所要插入的參考文獻(xiàn)。
8.所有文獻(xiàn)都引用完后，你會(huì)發(fā)現(xiàn)在第一篇參考文獻(xiàn)前面一條短橫線(頁(yè)面視圖里才能看到)，如果參考文獻(xiàn)跨頁(yè)了，在跨頁(yè)的地方還有一條長(zhǎng)橫線，這些線無(wú)法選中，也無(wú)法刪除。這是尾注的標(biāo)志，但一般科技論文格式中都不能有這樣的線，所以一定要把它們刪除。
9.切換到普通視圖，菜單中“視圖”——“腳注”，這時(shí)最下方出現(xiàn)了尾注的編輯欄。
10.在尾注右邊的下拉菜單中選擇“尾注分隔符”，這時(shí)那條短橫線出現(xiàn)了，選中它，刪除。
11.再在下拉菜單中選擇“尾注延續(xù)分隔符”，這是那條長(zhǎng)橫線出現(xiàn)了，選中它，刪除。
12.切換回到頁(yè)面視圖，參考文獻(xiàn)插入已經(jīng)完成了。這時(shí)，無(wú)論文章如何改動(dòng)，參考文獻(xiàn)都會(huì)自動(dòng)地排好序了。如果刪除了，后面的參考文獻(xiàn)也會(huì)自動(dòng)消失，絕不出錯(cuò)。
13.參考文獻(xiàn)越多，這種方法的優(yōu)勢(shì)就體現(xiàn)得越大。
14、在文檔中需要多次引用同一文獻(xiàn)時(shí)，在第一次引用此文獻(xiàn)時(shí)需要制作尾注，再次引用此文獻(xiàn)時(shí)點(diǎn)“插入︱交叉引用”，“引用類型”選“尾注”，引用內(nèi)容為“尾注編號(hào)(帶格式)”，然后選擇相應(yīng)的文獻(xiàn)，插入即可。
15、如果需要在[1]前面加入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)，讓這個(gè)[1]變成[2]，只要在需插入的地方，“插入”→“腳注和尾注”→“尾注”→選“節(jié)的結(jié)尾”→“確定”。則下面參考文獻(xiàn)的(其實(shí)是尾注)會(huì)自動(dòng)變，文中的編號(hào)也自動(dòng)變。
16、交叉引用的編號(hào)不會(huì)變，而需要選中后按 F9 鍵才會(huì)更新;或者打開“打印預(yù)覽”，再關(guān)閉，也會(huì)更新。
參考文獻(xiàn)著錄規(guī)則【GB7714-87】
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[序號(hào)]標(biāo)準(zhǔn)代號(hào).標(biāo)準(zhǔn)名稱[S].出版地：出版者，出版年：
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[序號(hào)]主要責(zé)任者.電子文獻(xiàn)題名[文獻(xiàn)類型/載體類型].：電子文獻(xiàn)的出版或可獲得地址(電子文獻(xiàn)地址用文字表述)，發(fā)表或更新日期/引用日期(任選) ：
[21]姚伯元.畢業(yè)設(shè)計(jì)(論文)規(guī)范化管理與培養(yǎng)學(xué)生綜合素質(zhì)[EB/OL].：中國(guó)高等教育網(wǎng)教學(xué)研究，2005-2-2： 附：參考文獻(xiàn)著錄中的文獻(xiàn)類別代碼
普通圖書：M 會(huì)議錄：C 匯編：G 報(bào)紙：N 期刊：J 學(xué)位論文：D 報(bào)告：R 標(biāo)準(zhǔn)：S 專利：P 數(shù)據(jù)庫(kù)：DB 計(jì)算機(jī)程序：CP 電子公告：EB 1 參考文獻(xiàn)的功能與作用
(1)參考文獻(xiàn)是科技論文的重要組成部分，它不僅能為作者的論點(diǎn)提供有力的論據(jù)，而且可以精練文字節(jié)約篇幅，增加論文的信息量，具有很高的信息價(jià)值。
(2)論文作者在其課題的選題論證、實(shí)驗(yàn)研究、以及總結(jié)和書寫論文的過(guò)程中，都要參閱和利用大量的科學(xué)文獻(xiàn)，由于作者在撰寫論文時(shí)，不可能將所有引用前人成果都詳盡地復(fù)述，只能將其主要引用文獻(xiàn)注明出處列于文后。
(3)參考文獻(xiàn)注明了被引理論、觀點(diǎn)、方法、數(shù)據(jù)的來(lái)源，反映了論文的真實(shí)科學(xué)依據(jù)，沒有參考文獻(xiàn)的科學(xué)論文，應(yīng)視為作者忽略了科學(xué)工作的繼承性，也反映了作者科學(xué)學(xué)風(fēng)和態(tài)度的欠缺。
(4)引用一定數(shù)量的參考文獻(xiàn)，既表明學(xué)科的繼承性和作者對(duì)他人勞動(dòng)成果的尊重，也 為編輯部、審稿專家和讀者提供了鑒別論文價(jià)值水平的重要信息。
(5)參考文獻(xiàn)為讀者和審閱專家提供了與論文有關(guān)的文獻(xiàn)題錄，便于檢索，以達(dá)到共享信息資源和推動(dòng)科技進(jìn)步的作用。
(6)著錄參考文獻(xiàn)有助于科技信息人員進(jìn)行信息研究和文獻(xiàn)計(jì)量學(xué)研究。
2參考文獻(xiàn)著錄的一般原則
2.1 只著錄最必要、最新的參考文獻(xiàn) 著錄的文獻(xiàn)要精選，僅限于著錄作者在論文中直接引用的文獻(xiàn)。
2.2 只著錄公開發(fā)表的文獻(xiàn) 公開發(fā)表是指在國(guó)內(nèi)外公開發(fā)行的報(bào)刊或正式出版的圖書上發(fā)表。在供內(nèi)部交流的刊物上發(fā)表的文章和內(nèi)部使用的資料，尤其是不宜公開的資料，均不能作為參考文獻(xiàn)著錄。國(guó)內(nèi)外學(xué)術(shù)會(huì)議上交流的論文一般也不宜作為參考文獻(xiàn)著錄。
2.3 采用規(guī)范化的著錄格式
論文作者應(yīng)熟練掌握、嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)標(biāo)GB7714-87《文后參考文獻(xiàn)著錄規(guī)則》。
3參考文獻(xiàn)的標(biāo)注方法——順序編碼制
國(guó)標(biāo)GB7714-87《文后參考文獻(xiàn)著錄規(guī)則》規(guī)定：“引用文獻(xiàn)的標(biāo)準(zhǔn)方法可以采用‘順序編碼制’，也可采用‘著者一出版年制’。”我國(guó)大多數(shù)科技期刊采用順序編碼制。
順序編碼制是按文章正文部分(包括圖、表及其說(shuō)明)引用的先后順序連續(xù)編碼。在文中參考文獻(xiàn)的序號(hào)均置于方括號(hào)內(nèi)，并視具體情況把序號(hào)作為上角標(biāo)，或者作為語(yǔ)句的組成部分。應(yīng)注意：凡不是句子組成部分的文獻(xiàn)序號(hào)及其方括號(hào)，須作為右上角標(biāo)處理。引用多篇文獻(xiàn)時(shí)，只須將各篇文獻(xiàn)的序號(hào)在方括號(hào)內(nèi)全部列出，各序號(hào)間用“，”，如遇連續(xù)序號(hào)，可在起止序號(hào)中間加“～”。在文后參考文獻(xiàn)表中，各條文獻(xiàn)按序號(hào)排列，序號(hào)編碼不再加方括號(hào)。 【注意】：最后一個(gè)規(guī)定與本校《指導(dǎo)手冊(cè)》不同。我們聽學(xué)校的。 4 參考文獻(xiàn)著錄中需要注意的幾個(gè)問(wèn)題
(1)個(gè)人作者(包括譯者、編者)著錄時(shí)一律姓在前，名在后，由于各國(guó)(或民族)的姓名寫法不同，著錄時(shí)應(yīng)特別注意。名可縮寫為首字母(大寫)，但不加編寫點(diǎn)(·)。
緬甸、印度尼西亞人名多為一個(gè)字，如 Sukarno(印尼)文獻(xiàn)著錄為(以下用“→”表示) Sukarno。緬甸人名前的“吳”、“德欽”為尊稱，書寫時(shí)為“吳努”，西文為U Nu， U Thant → Nu U和 Thant U。
姓前名后：見于中國(guó)人(漢族等)，日本人(但用拉丁字符轉(zhuǎn)寫時(shí)常用名前姓后的寫法)、朝鮮人、越南人、匈牙利人。名前姓后：見于原蘇聯(lián)人、英國(guó)人、捷克人、丹麥人、芬蘭人、意大利人、挪威人、波蘭人、瑞典人、法國(guó)人、荷蘭人、德國(guó)人、葡萄牙人、西班牙人、埃及人、阿拉伯人、美國(guó)人、加拿大人、巴西人等。
英國(guó)、美國(guó)、加拿大人。如J C Smith→Smith J C;連姓如 E. C. Bate-Smith→Bate-smith E C;父子、幾世如 F. W. Day， Jr(小)→Day F W Jr， A. B. TollⅢ→Toll A B Ⅲ。
法國(guó)人姓前有冠詞ie， la， les或前置詞de， du， de la， des，文獻(xiàn)著錄時(shí)放在姓前。如 Jules LeGoff→LeGoff J ; Guy de Maupas-sant→de Maupassant G。
德國(guó)人和荷蘭人姓前有詞頭、詞組或其縮寫詞，應(yīng)寫在姓前。如 Paul von Hindenburg→von Hindenburg P; Hans zurHorst-Meyer→zur Horst-Meyer H。
葡萄牙人和巴西人姓前有詞頭 do，da，dos，das，應(yīng)寫在姓前。如 Silvio do Amaral→do Amaral S.
西班牙人名常包括其父母姓，書寫時(shí)父姓在母姓之前。如 Casimir Gomez Ortega→ Gomez-Ortega C; Juan Perez y Fernan-dez→Perez y Fernandez j; Gonzalo Ley h(higo， "其子"之意)→Ley G h。
埃及人和阿拉伯人，姓前有前綴或其變體，如 ed， ibn， ahedl， abdoul，abu， abou， aboul或el，文獻(xiàn)著錄時(shí)用連接號(hào)與姓相連。如 Aly Abdel Aziz→Abdel-Aziz A; Kamel el Metwali→el-Metwali K。無(wú)前綴或其變體者，如 Hassan Fahmy Kahlil KhalilH F。
泰國(guó)人，如 Somsokdi Duangjai→Duangjai S。
(2)作者(主要責(zé)任者)為3人或不多于3人應(yīng)全部寫出，之間幾“，”號(hào)相隔;3人以上只 列出前3人，后加“等”或相應(yīng)的文字如“et al”，“等”或“et al”前加 “，”號(hào)。
(3)每篇論文所引用的參考文獻(xiàn)一般不宜超過(guò)8條。
(4)文后參考文獻(xiàn)著錄時(shí)刊名不用書名號(hào)(《》)。
5 參考文獻(xiàn)的核對(duì)
為了使文內(nèi)引文標(biāo)注與參考文獻(xiàn)表編排格式標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，可按下列項(xiàng)目檢查核對(duì)， 以免發(fā)生遺漏或差錯(cuò);
(1)參考文獻(xiàn)格式是否合乎要求?
(2)正文引文的標(biāo)注方法是否正確?
(3)是否采用連續(xù)編碼制，其編碼是否按順序出現(xiàn)，有無(wú)缺漏?
(4)正文引文與參考文獻(xiàn)表是否對(duì)應(yīng)?
(5)參考文獻(xiàn)表中各條參考文獻(xiàn)著錄項(xiàng)目是否齊全?有無(wú)缺項(xiàng)，排列是否符合規(guī)定?
(6)作者姓名是否姓在前，名在后?
(7)題名、刊名(或書名)有無(wú)遺漏或書寫錯(cuò)誤?外文應(yīng)大寫的字母是否按規(guī)定書寫?
(8)出版地、出版者、出版年是否齊全準(zhǔn)確?
(9)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是否合乎標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定?
更高一些的要求示例
注：1.期刊、學(xué)位論文、會(huì)議論文集、專利、標(biāo)準(zhǔn)、科技報(bào)告等中文參考文獻(xiàn)須翻譯成英文，并與相應(yīng)中文文獻(xiàn)同時(shí)列出。
2.英文書名、英文刊名和英文會(huì)議論文集名需要加粗。
3.文章名除首字母和專有名詞外，其余均小寫。
4.外國(guó)人名：姓前名后，姓全部大寫，名只寫首字母，且大寫，不需要使用表示省略的點(diǎn)號(hào)，姓和名之間也不需要用逗號(hào)隔開，格式如NOVA R;中國(guó)人名：姓前名后，姓全部大寫，名首字母大寫，格式如TONG Xiao-dong, WANG Jun等。
5.文獻(xiàn)有三個(gè)以上作者時(shí)，前三個(gè)作者寫全，從第四個(gè)作者開始省略，用“等”或“et al”代替。
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論文參考文獻(xiàn)的標(biāo)準(zhǔn)格式01-02