企業檔案管理工作制度范本（通用12篇）
在不斷進步的時代，很多地方都會使用到制度，制度泛指以規則或運作模式，規范個體行動的一種社會結構。這些規則蘊含著社會的價值，其運行表彰著一個社會的秩序。擬起制度來就毫無頭緒？以下是小編幫大家整理的企業檔案管理工作制度范本，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
企業檔案管理工作制度 1
一、 為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
二、 歸檔范圍
公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、 公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。
四、 檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
五、 資料的收集與整理
1. 公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2. 在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。
3. 凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。
4. 各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5. 檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、 資料的分類與歸檔
1. 公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。
2. 公司檔案資料的'歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。
七、 檔案的借閱
1. 總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。
2. 因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。
3. 公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借;秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準。總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執行。
4. 檔案借閱者必須做到：
① 愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
② 注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
八、 檔案的銷毀
1. 公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。
2. 當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執行。
3. 凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀;一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。
4. 經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5. 在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷毀。
企業檔案管理工作制度 2
為提高教師素質，塑造教師形象，造就一支“思想堅定、業務精通，精于奉獻、富于創新”的適應新時期教育發展需要的高素質教師隊伍，學校特建立個人師德檔案，以監督教師行為，培養教師美德，促進師德行風建設，提升教育教學質量。
一、為切實加強對教師師德檔案的'建設、管理，確保教師師德檔案制度建設的長期化、管理的規范化，特制定本制度。
二、教師師德檔案的管理由學校黨政辦公室負責，歸入學校綜合檔案室設專柜管理。
三、教師師德檔案管理員要定期收集如下資料，并裝入教師師德檔案：
1、教師師德總結;
2、師德考評自測評分表;
3、教師互評評分表;
4、領導打分表;
5、家長打分表;
6、學生打分表等相關資料。
四、按教師獎懲情況，根據教師行為和業績，在教師加分表、扣分表上按時如實作好記載。
五、加強庫房管理，做好防盜、避光、防高溫、防火、防潮、防塵、防蟲等工作。
六、嚴格履行檔案移交、接收等手續。
七、認真做好檔案的鑒定工作，不得擅自修改和銷毀檔案。如需修改或銷毀，必須首先填寫修改或銷毀情況記載，并由考評小組全體成員簽名方可。
企業檔案管理工作制度 3
一、辦公室負責文件檔案管理工作，并設專人負責編制中心檔案的案卷目錄，按期將歸檔的案卷進行科學分類、合理排列。嚴格執行標準化、規范化、制度化的檔案管理，同時還要負責組織檔案管理方面的學習、宣傳教育、評比和檢查工作，以提高檔案管理水平。
二、專（兼）職檔案工作人員，要認真貫徹執行《檔案法》和《檔案法實施辦法》，增強檔案意識和檔案法治觀念。熱愛檔案工作，熟悉檔案管理方面的專業知識和技能，不斷提高政治素質、業務能力和科學管理水平。根據檔案管理辦法，接收有關檔案資料，做好各類檔案的收集、編目、統計、保管等工作，熟練掌握所管理檔案的全部情況。
三、嚴格遵守立卷歸檔制度。每年都必須將一年形成的.文件材料組卷編目后，進行分類編目、保存。
四、檔案工作人員不得將檔案帶出室外，不準私自出借保密檔案，因工作疏忽造成泄密或丟失加密材料，視情節輕重依照保密法規予以相應處分。檔案銷毀要嚴格執行鑒定、批準和到指定地點監銷制度，任何人不得將檔案材料私自處理。
五、復制、摘抄劃密檔案資料，嚴格履行審批手續，嚴格控制申請批準印制份數，復制利用完畢要及時登記銷毀，不得私自留存。不得以平信郵寄或用普通電話、傳真傳輸密級檔案文件內容。
六、加強檔案保密管理，明確檔案保密范圍，嚴守保密紀律，執行《保密法》和《保密手冊》。
七、不準在私人交往和通訊（信）中泄漏屬于國家的檔案、資料及私人秘密內容。
八、不得擅自提供、翻印、復制、抄錄、攜帶、銷毀屬于國家秘密的檔案、資料，嚴禁將檔案、資料帶至公共場所、攜帶回家或傳遞、寄（運）往境外。
九、部門或個人，未經領導允許，不得利用公開的報刊、書籍、展覽、廣播、錄像等公布檔案內容。
十、按照檔案歸檔和保密規定，對不歸檔的文件材料及時造冊送毀。
十一、定期檢查檔案保管、保密情況，發現問題及時請示匯報，不得隱瞞失密事故。
十二、加強庫房管理，非檔案人員嚴禁入內。
企業檔案管理工作制度 4
一、收集制度
1、定期將各類計劃、科研、教案、經驗、聽課記錄等資料收集好交園長室。
2、園長半年一次將收集的資料經整理閱看后交資料室。
3、資料室及時將各類業務資料做好登記并分門別類裝入檔案袋保管好。
4、重視檔案的儲存工作，注意保密。
二、歸檔制度
1、資料室及時做好歸檔工作，不遺失，不損壞。
2、嚴格執行檔案查閱制度，除園長外一律不外借，如特殊情況，有關人員須得到園長批準方可查閱，閱后要及時歸還。
3、檔案按年度（學年度）排列整齊，裝訂做到分類準確，排列有序，裝訂整齊。
三、查閱制度
1、凡查閱檔案須做好登記手續，查閱后直接面交保管員。
2、查閱檔案時不得任意涂改、損壞、遺失。
3、查閱人員只能按指定資料查閱，不得帶出，本園檔案僅供本園使用，如外單位需查閱，須經園長同意。
四、保管制度
資料保管必須切實做好防盜、防潮、防蟲、防霉等保護工作，確保資料完好無損。各類資料均應按有關規定進行分類管理，園舍資料屬長期保存資料，不得隨意銷毀。
企業檔案管理工作制度 5
一、為規范檔案室檔案管理，增強檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍
學校檔案包括文書檔案、教學檔案、學籍檔案、教師業務檔案、財務檔案、教學儀器設備檔案和基建檔案等等。
三、檔案室的檔案管理由檔案室檔案負責人負責。
四、檔案管理員的職責：保證檔案室及各科室的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管科室收集應該歸檔的.原始資料。各主管科室應積極配合與支持。
2、凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。
3、各科室專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級別的文件必須把原件放入檔案室。
4、檔案管理員根據檔案室的《檔案管理歸檔制度》實施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1、檔案室檔案資料的分類依據《檔案管理歸檔制度》的有關規定執行。
2、檔案室檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。
七、檔案的借閱
1、因工作需要，學校的其他人員需借閱非密級檔案時，由管理人員辦理《借閱檔案申請表》送校長辦公室主任核批。
2、學校檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱；機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由校長辦公室主任或分管主任批準。
3、檔案借閱者必須做到：
①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
八、檔案的銷毀
1、檔案室任何個人或科室非經允許不得銷毀學校檔案資料。
2、當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《檔案室檔案資料銷毀審批表》交檔案室主任審核經校長室批準后執行。
3、凡屬于密級的檔案資料必須由趙鑫軍校長批準方可銷毀；一般的檔案資料，由檔案室主任批準后方可銷毀。
4、經批準銷毀的檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《檔案室檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5、在銷毀學校檔案資料時，必須由分管領導或檔案室主任指定專人監督銷毀。
企業檔案管理工作制度 6
為規范人事檔案工作程序，加強人事檔案管理，根據《中華人民共和國檔案法》、中央組織部《干部檔案工作條例》和省、地、市組織、人事部門的有關規定，結合實際情況，制定本制度，自20xx年1月1日起施行。
一、查（借）閱制度
1、查閱單位應填寫《查閱人事檔案審批表》，按照查閱人事檔案的規定辦理審批手續。不得憑借調查證明材料介紹信查閱人事檔案。
2、管檔單位要根據規定，確定是否提供和提供什么材料。
3、查閱人事檔案時，查閱單位應派兩名以上政工干部或中共黨員查閱。
4、檔案一般不外借。如必須借出使用，要說明理由，經局主要負責人批準，嚴格履行登記手續，限期歸還，并不得擅自轉借他人。
5、任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。任何單位不分管干部工作的領導及其他人員不得借故查閱人事檔案，如有此類情況發生，管檔同志要說服或有權拒絕。
6、查閱人事檔案，必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容，違犯者視情節輕重，予以批評教育直至紀律處分。屬假公濟私者，按違犯《中華人民共和國檔案法》處理。
7、借用、查閱檔案的單位和個人，不得擅自復制、拍攝檔案內容。
因工作需要從檔案中取證的，必須請示審查批準后才能復制、拍攝，復制、拍攝必須在管檔工作人員全程監控下進行。
8、查閱人事檔案，一般要在閱檔室內完成，查閱完畢要及時返還入庫，政工科內不得滯留人事檔案。
二、收集制度
1、按照《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案材料收集歸檔規定》的要求，要經常地有計劃地將反映干部“德、能、勤、績”的材料收集歸檔，逐步完善人事檔案的內容。
2、在市組織、人事部門統一部署下，要根據工作需要和檔案中缺少材料的情況，有計劃地布置填寫干部履歷表、自傳、鑒定等，及時補充干部人事檔案內容。
3、要積極主動地收集應當歸檔的人事檔案材料。
4、歸檔材料必須內容真實、完整齊全、文字清楚、對象明確、手續完備，需組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后才能歸入人事檔案。
5、歸檔材料應統一使用16開規格的辦公用紙，用鋼筆或毛筆填寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。
6、報送人事檔案材料時應認真填寫《轉遞人事檔案材料通知單》，并按人事檔案轉遞的要求辦理好交接手續。
7、管檔人員要對收集到的人事檔案和人事檔案材料認真審查鑒別，對符合歸檔要求的材料進行登記。
三、鑒別歸檔制度
1、要根據《干部檔案工作條例》、《干部人事檔案材料收集歸檔歸定》和《干部檔案整理工作細則》等有關規定，認真做好鑒別工作。
2、 收集的材料，歸檔前必須認真審查、鑒別，符合要求的才能歸檔。
3、未經鑒別，任何人都不得擅自銷毀人事檔案材料，不得私自將不屬于歸檔范圍的材料歸檔或從人事檔案中撤出材料，發生此類現象，應查清情況，追究責任，嚴肅處理。
4、對不屬于歸檔范圍的材料不得擅自歸檔，經鑒別后，可視情況予以處理。
5、經鑒別應銷毀的材料，必須詳細登記，報請局領導審查批準后，才能銷毀。
6、屬于歸檔的材料，均應按照《干部檔案整理工作細則》進行整理立卷。
四、轉遞制度
1、人事檔案應通過機要交通轉遞或派專人送取，不準郵寄或交干部本人自帶。
2、縣及相當于縣以上的黨委組織人事部門，可以直接轉遞干部人事檔案。
3、轉出的檔案必須完整齊全，并按規定經過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出。
4、轉遞檔案必須按統一規定的`“干部檔案轉遞通知單”的項目詳細登記，嚴密包封。
5、收到檔案的單位，經核對無誤后，應在回執上簽名蓋章立即退回。
逾期一個月未退回者，轉出單位應寫信催問，以防丟失。
6、為使干部人事檔案能夠隨干部調動或職務的變動而及時轉遞，干部調配、任免部門應將干部調入單位和任免通知及時告知干部人事檔案管理部門，并建立必要的聯系制度。
五、檢查核對制度
1、堅持每年全面檢查核對一次檔案，發現問題及時解決。
2、及時檢查干部人事檔案的實有數量與登記簿冊目錄中的數量是否相符。
3、檢查庫房、檔案柜、檔案盒等是否符合存放要求，是否有利于“六防”措施的實施。
4、檢查干部人事檔案所在的方位是否與干部人事檔案的柜號、編號相符。
5、檢查干部人事檔案的轉遞、借閱、歸還等是否有記載。
六、保管保密制度
1、存放人事檔案必須使用鐵質檔案柜，實現檔案庫房、閱檔室、檔案管理人員辦公室“三室分開”。
2、要努力達到“六防”（防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫）的要求，安全防護設施要經常進行檢查，并有記錄，做到萬無一失。
3、檔案庫房和閱檔室內，嚴禁吸煙和放置易燃、易爆等妨礙檔案安全的物品。
4、工作人員離開庫房時要關燈、鎖好門窗，單獨使用電閘的應拉下電閘。
5、保管的人事檔案，必須登記造冊，每半年或一年要按人頭核一次，發現問題及時解決。
6、人事檔案庫房為機要室，無關人員一律不得進入。
7、檔案工作人員，不準向無關人員談論有關人事檔案的內容，如有泄漏或公布檔案內容者，應視其情節輕重予以嚴肅處理。
8、嚴禁任何個人私自保存他人的檔案，對偽造、涂改、銷毀檔案材料和利用檔案材料營私舞弊等違犯《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》、《干部檔案工作條例》的，應視其情節輕重，予以嚴肅處理。
9、嚴禁用電話索取或提供有關干部的全面情況和涉及干部的政治歷史或其他重要問題的情況。
10、嚴禁任何人攜帶檔案及檔案材料，進入公共場所和娛樂場所。
七、管理人員職責
1、堅持黨的基本路線，認真學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論、“三個代表”重要思想和黨的方針、政策，努力提高政治思想水平。
2、熱愛本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業務，提高業務水平和工作能力，積極為干部工作服務。
3、嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》和保密規定，保護檔案的安全，不得泄露檔案內容。
4、堅持原則，嚴格按照檔案管理工作的各項規章制度辦事。
5、工作調動時，必須做好檔案和檔案材料及業務文件等的交接工作。
八、送交檔案材料歸檔工作制度
1、要按照人事檔案收集歸檔的要求，將檔案材料及時歸檔。
2、要在材料形成后30天內歸檔。任何組織和個人不得以任何理由積壓或滯留歸檔材料。
3、由市組織、人事部門管理檔案的，要主動收集本單位干部人事檔案材料，及時送交檔案管理部門歸檔。
4、送交歸檔的材料應符合歸檔的要求，材料不齊全、內容不真實、手續不完備等不符合歸檔要求的材料，應及時通知材料形成部門，補送材料或補辦手續，形成材料的部門必須按規定認真辦理。
企業檔案管理工作制度 7
為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，更好地為本園地各項工作提供服務，特制訂本制度：
一、檔安工作實行統一領導、分級管理的原則，充分發揮檔案的作用。
二、對檔案法規定的'應當立卷歸檔的材料，必須按照規定定期向本單位檔案管理人員移交，集中管理，任何人不得占為已有。三、應歸檔的文字材料，必須齊全、完整，保持它們自己的原始資料，區分保存價值，分類整理、立卷，案卷標題簡明確切。
四、凡本園教職工因工作需要均有借閱檔案的權利，同時具有保護檔案的義務。
五、檔案管理人員要熟悉本園檔案底細，建立臺帳，登記制度，主動熱情地為利用者提供方便，努力提高檔案查準查全率。
六、查閱檔案人員必須十分愛護案卷，嚴禁在案卷上折疊、勾劃、涂改、折頁、污損等現象發生。
七、妥善管理檔案，對破損的檔案及時做好修補工作，盡量延長檔案壽命，保持庫內清潔，嚴格做到防火、防強光、防塵、防溢、防蟲、防鼠、防潮。
八、檔案一般不外借出園，確因工作需要，必須經園領導批準后方可出園（不屬機密級）。
九、檔案是歷史的真實記錄，國家的寶貴財富，嚴格做好檔案的保護工作，經常檢查檔案室設施是否破損，墻面是否滲水，門窗是否牢固，確保檔案安全。
十、凡需要借閱檔案材料者，在辦理借閱登記手續后，必須由檔案管理人員一同進入檔案室，不得借用鑰匙單人進入，一般情況在閱覽室查閱，特殊情況可在辦公室查閱，但必須當天歸還。
企業檔案管理工作制度 8
1、積極配合并參與建設愛國主義、革命傳統、勞動技能、國防知識等教育基地，為青少年的學習、生活、身心健康創造健康的成長環境。
2、積極參與對青少年進行理想信念、思想品德、愛國主義、中華民族精神和革命傳統教育等，幫助青少年樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀。
3、積極參與對青少年進行法制宣傳教育，幫助青少年學法、知法、守法、用法，重點做好“三失人員”（即失學、失業、失足青少年）的.幫助轉化工作。
4、指導并參與各中小學、各村及有關單位做好關心教育下一代工作，努力搞好“老少共建，共建共育”、“辦好家長學校，提高家長素質”和“講政治、育新人、學科技、奔小康”等有益于青少年健康成長的活動。
5、主動加強與有關職能部門和社會團體的聯系，采取多種形式，發動社會力量，積極為青少年辦好事辦實事，切實幫助他們解決一些實際困難，努力維護青少年的合法權益。
企業檔案管理工作制度 9
檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理。其中：一級管理是指公司綜合處的統籌管理;二級管理是指各處及各部門的檔案資料管理工作。
2、公司檔案業務歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負責。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。
3、公司檔案管理員按照國家有關規定，以及公司檔案工作制度、條例統一管理公司的檔案;各處、各部門的檔案管理人員應參照公司的有關管理規定做好工作，負責收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。
4、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。
5、公司檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導。每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
歸檔制度
1、凡是反映公司企業開發、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關企業須保留的，綜合處保存復印件。
4、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業務活動中的有關請示報告及上級領導批復，屬付款性質的，由財務處保存原件;屬人事問題的'，由勞資員保存原件;屬工程項目的，由工程處保存原件。其他重要報告，在企業資料歸檔范圍內的，連同有關資料由經辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請示報告由各部門自行保管。
6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，主管經理保存一份，財務處及業務處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由財務處保存原件。
7、公司級的收文、發文等文書資料均由綜合處歸檔。
8、其它體系認證要求保存的記錄、文件均按規定保存。
檔案保管制度
1、公司辦公室應有存放檔案的專門庫房，各處、部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄;根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。
4、檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。
5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。
7、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據此進行整理、剔除。
8、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。
檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。
2、借閱部門保管的檔案材料，須經檔案所屬部門負責人批準。借閱檔案材料，屬借閱部門經辦的，由部門負責人批準;借閱非本部門經辦的檔案材料，須經綜合處處長批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經綜合處處長批準。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經綜合處長報經理批準。
5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6、借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉借或復印、不得拆卸、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損。否則，追究當事人責任。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。
企業檔案管理工作制度 10
第一條為加強企業檔案工作，促進檔案工作為企業各項工作服務，根據<中華人民共和國檔案法>(以下簡稱<檔案法>)和有關法律、法規，制定本規定。
第二條本規定所稱的企業檔案，是指企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料。
第三條企業應遵守<檔案法>，依法管理本企業檔案，明確管理檔案的部門或人員，提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全。
第四條企業檔案工作接受檔案行政管理部門的監督和指導。
中央管理的企業制定本企業檔案管理制度和辦法須報國家檔案局備案。
第五條企業負責檔案工作的部門依法履行下列職責：
(一)貫徹執行<檔案法>等有關法律、法規和方針政策，制定本企業文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度;
(二)統籌規劃并負責本企業檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作;
(三)指導本企業各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;
(四)監督、指導本企業所屬機構(含境外機構)的檔案工作。
第六條企業檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具有相應的檔案專業知識和業務能力。
第七條企業各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。
第八條歸檔的文件材料應完整、準確、系統。文件書寫和載體材料應能耐久保存。文件材料整理符合規范。歸檔的電子文件，應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。
第九條企業根據有關規定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級。
第十條企業采取有效措施對檔案進行安全保管，并切實加強對知識產權檔案和涉及商業秘密檔案的.管理。
第十一條企業對保管期限已滿的檔案進行鑒定。對確無保存價值的檔案登記造冊，按有關規定經企業法定代表人批準后進行監銷。
第十二條企業做好檔案統計工作。國有大中型企業應按檔案行政管理部門的要求填寫有關報表。企業認真做好對國家和社會有保存價值的檔案的登記工作。
第十三條企業檔案現代化應與企業信息化建設同步發展，不斷提高檔案管理水平。
第十四條企業檔案部門應積極做好檔案的提供利用工作，努力開發檔案信息資源，為企業提供及時、有效的服務。
第十五條企業必須為政府有關部門、司法部門依法執行公務提供真實、準確的檔案。
第十六條企業提供利用、公布檔案，不得損害國家、社會和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權益。
第十七條國有企業資產與產權發生變動，應按<國有企業資產與產權變動檔案處置辦法>做好檔案的處置工作。
國有企業破產，破產清算組應妥善處置破產企業檔案;國有企業分立，檔案處置工作由分立后的企業協商辦理。
第十八條企業對在企業檔案工作中做出突出貢獻的人員給予表彰和獎勵。
第十九條企業應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規定歸檔而造成文件材料損失的，或對檔案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，依法進行處理。
第二十條本規定由國家檔案局負責解釋。
第二十一條本規定自20xx年9月1日起實施。<國營企業檔案管理暫行規定>同時廢止。其他有關企業檔案工作的規定凡與本規定抵觸的，以本規定為準。
企業檔案管理工作制度 11
一、目的
加強檔案管理，規范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。
二、適用范圍
1、公司內部經營形成的各種資料。
2、外部政府機關、行業部門形成的與公司經營或行業有關的公文、通知、批復等資料。
三、術語和定義
1、檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動。
四、職責
1、行政部：
1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；
3）收集、整理、分類、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料；
4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；指導公司的檔案管理工作；
5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；
6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。
2、其他各部門相關人員：
1）負責在工作變動時，做好或協助移交工作，并及時通知行政部；
2）向行政部移交合同或文件資料原件或復印件；
3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務管理部負責按國家財政制度規定獨立建檔保管財務檔案資料；
3、各部門檔案主管人員
1）負責部門檔案的管理。
4、各部門負責人
1）批準對自己部門資料或合同復印件的處置；
2）負責對本部門檔案管理的監督檢查。
5、各公司總監/副總
1）負責對檔案管理監督檢查報告的審批。
五、工作程序
1、檔案資料的收集
1）各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。
2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，并編制《移交目錄》，每季度向行政部移交。
a)歸檔范圍及移交時間：每季度結束后次月10日前。
b)檔案資料的標識行政部及各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規則見《公司檔案管理規定》。
c)檔案資料的日常管理：
⑴電子類合同或其他需要保管的電子文件，應當及時存放于檔案室指定電腦硬盤內或制作專門光盤進行編號保存；
⑵文件、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用；
⑶文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件盒內，并加以標識，整齊排放在文件／檔案柜中。
d)檔案借閱
⑴借閱檔案要履行借閱手續，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內，不能帶出；確因工作需要將檔案帶出公司的必須經部門主管、副總經理和行政部批準，且只帶復印機，不帶原件；
⑵檔案外借一般只借復印件，需借原件者須經總經理批準，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告直接上級；
⑶借閱檔案用完后，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續；
⑷借檔人必須愛護檔案，嚴禁擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞行為，如發現一次罰款200-2000不等的罰款元。情節嚴重者，按《檔案法》和《保密法》給予行政處分，構成犯罪的，依法追究刑事責任。
⑸非本公司職工或單位需查閱檔案時，必須持單位介紹信或本人身份證復印件，經本公司高管領導批準后，方能在閱覽室閱覽，不可將檔案帶出檔案室。
e)檔案銷毀
⑴對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門經理和部門分管副總鑒定，最后報總經理的批準，方可銷毀。
⑵執行銷毀任務時，必須由行政部人員監銷，監銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經理、部門分管和總經理的批準手續文件，一并存檔永久保存。
2、檔案管理細則
1）檔案資料的歸檔范圍
⑴公司對外發出的公文，如給政府的請示報告類公文等；
⑵公司收到的公文，如政府職能部門發來的與本公司有關的條例、規定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件；
⑶本公司與其他單位來往的文書及權益文書等；
⑷公司領導的批示、指示等；
⑸重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等；
⑹反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等；
⑺公司的各種工作計劃、計劃考核/總結、報告、統計報表及簡報；
⑻本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協議書等文件正本及過程材料；
⑼本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；
⑽本公司發布的各類廣告、宣傳材料；
⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；
⑿外出公務活動（如學習、考察、調查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；
⒀財務檔案資料；
⒁各種實物檔案；
⒂其他具有利用和保存價值的文件資料。
3、檔案資料的歸檔要求
⑴歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。
⑵一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據需要，按二份原件存檔。經辦部門根據實際需要留存復印件或影印本。如因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管，應經總經理批準后妥善保存，行政部以影印本歸檔。
⑶聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。
⑷電子文件應有相應的紙質文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息的.備份工作。
⑸各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。
4、檔案資料的歸檔時間
⑴即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得后即時歸檔：
a)公司規定的密級文件；
b)重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；
c)合同、協議書等正本及過程資料；
d)公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分、考核的文件材料；
e)其他認為需要即時歸檔的資料。
⑵定期歸檔
a)部門應在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政部；
b)部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政部；
⑶電子聲像檔案的歸檔
a)重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。
b)一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。
c)每年3月底前必須向行政部移交上一年度的所有歸檔電子文件數據集，行政部核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。
5、檔案交接
⑴部門內檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤后簽字，行政部見證。
6、檔案移交公司的流程
a)移交前，應對破損、字跡擴散或紙張太小的文件進行修裱、復制或加邊，對大小不一、長短不齊的文件折疊理齊。
b)采用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫，要求字跡工整、清楚、準確。
c)結合文書材料的形成時間、彼此聯系進行排列。批復在前，請示在后；
正件在前，附件在后；
正本在前，定稿在后；
結論在前，依據在后。
d)經辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；
e)行政部根據移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；
f)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交紙質移交清單及電子檔移交清單，確認無疑后雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；
7、檔案保管
⑴檔案編號
a)檔案按類別應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并且要有一定范疇，不能籠統含糊。
b)檔案分類各級名稱經確定后，應參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
c)檔案分類編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增多時，隨時增補之用。
d)檔案分類及編號的增補、修訂等由行政部結合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。
e)建立《檔案目錄》存于案卷盒內，便于查閱。
8、附則：本辦法由公司行政部制定并負責解釋。
企業檔案管理工作制度 12
1總則
1.1公司檔案是公司生產經營活動中形成的歷史真實記錄，它能反映公司整個活動的歷史面貌。它不僅是對公司工作的總結，而且對今后發展也是很有價值的文獻寶庫。
1.2檔案工作的基本原則是集中管理與分級管理相結合，以集中管理為主；界定的部分檔案，由有關業務部門管理，以便于利用。
1.3凡屬檔案工作，都必須維護檔案的完整與安全。
2檔案機構的主要職責
2.1制定檔案工作的規章制度。
2.2對文秘部門和其他業務部門文件材料的歸檔工作，進行指導和監督。
2.3負責收集、整理、立卷和保管公司歸檔范圍的各類檔案，確保檔案質量。
2.4積極開展檔案的提供利用工作。
3公司檔案的構成與分類
3.1公司檔案是指公司在各項活動中形成的全部檔案的總和，其構成包括黨政、經營、技術、產品、設備(儀器)、基建、會計、人事和聲像、榮譽等。
3.2檔案分類
3.2.1 黨政文書檔案
主要指公司黨、工、團組織和行政機構長期工作中形成的文書，經立卷歸檔后形成的。它是公司對方針政策貫徹的基本思想和基本措施，企業工作的指導原則。
3.2.1.1上級機關頒發的需公司執行的方針、政策、指示、決議、紀要等文件的全部，以及內公司發布的自制文件的全部和各種規章制度。
3.2.1.2公司的重大決議，包括黨委會、職工代表大會、股東大會、董事會、公司總部行政會議等形成的文件。
3.2.1.3計劃和總結性文件。
3.2.1.4統計年報表，包括黨員年報及名冊，干部年報及名冊、團員年報及名冊等。
3.2.1.5 黨政工作中的其它文件，包括公司結構調整，組織機構圖、廠慶活動資料、工業普查資料等。
3.2.2經營文書檔案
主要指公司在生產經營活動中所形成的各種統計報表、合同協議、憑證記錄、市場信息等文件材料。
3.2.2.1計劃類文件。指公司生產計劃、營銷計劃、財務計劃和其它專項業務性計劃。
3.2.2.2指導類文件。指計劃指標、技術指標、質量指標、市場銷售指標等。
3.2.2.3價格類文件。指產品出公司價格、公司內部勞務價格、原材料計劃價格等。
3.2.2.4憑證類文書材料。指在經營活動中形成的原始記錄和憑證，如財務狀況、能源消耗、產品銷售等的原始記錄。
3.2.2.5有關經營管理的文件、各類管理制度和工作指令等。
3.2.3技術檔案
主要指公司在科學研究、產品開發、引進技術和設備等有關科技活動中形成的檔案。它是重要的技術活動和重要的技術資料，是與公司的生產和科技密切相關的資料。
3.2.3.1技術研究檔案。它是科學研究過程中形成的關于科技成果、科研數據、工作狀況指標等材料。
3.2.3.2產品檔案。它包括產品設計、產品工藝、產品技術標準等方面的材料。
3.2.3.3設備(儀器)檔案。它是設備、儀器生產、使用、維修、改造過程中形成的材料。
3.2.3.4基建檔案。它包括工程設計、工程施工、維修、交工驗收等方面的材料。
3.2.3.5引進資料檔案。它包括引進產品交往的文件、考定資料、產品蘭圖、底圖等。
3.2.4會計檔案
主要指公司在會計工作中所作的記錄，以及一些重要的原始憑證，在會計活動結束后經立卷歸檔后形成的。它將為公司進行計劃工作和財務管理工作提供重要的資料，有利于公司進行計劃管理和經營決策。主要包括：
3.2.4.1會計報表檔案。它指全面總括反映公司在生產經營過程中的財務狀況，成本水平和財務成果的.數據報告歸檔后形成的資料。
3.2.4.2會計帳冊檔案。它是會計所作的一定時期的連續的經濟活動簿籍，包括總帳、日記帳、月細帳等。
3.2.4.3會計憑證檔案。它包括原始會計憑證(發票、車票、材料單等)和記帳憑證(會計記錄)。
3.2.5聲像檔案：它是指將公司一些重要的實況，用照片、錄像、錄音等形式真實地記錄下來的各種資料所形成的檔案。包括黨和國家領導人來公司視察、題詞、合影，以及公司重大政治經濟活動和文體活動等。
3.2.6人事檔案：它包括干部檔案、員工檔案、黨員檔案等。
3.2.7榮譽檔案：它主要指中央、省、市和有關上級機關授予公司的各種榮譽證書、獎狀、獎牌、獎杯、獎旗等。
具體歸檔文件材料范圍詳見《文件材料歸檔及保管期限的規定》
4文件材料歸檔時間要求
4.1產品圖和工藝底圖歸檔，在設計完成整理、經樣機簽定圖樣全部修改后歸檔。
4.2科技文件材料在試驗成果鑒定后歸檔。
4.3新購設備儀器，包括引進設備或技術，在開箱驗收時接收歸檔。
4.4基建工程項目竣工驗收時接收歸檔。
4.5各項管理工作形成的文件材料，在次年由各職能部門負責人審定歸檔。
4.6財會檔案文件材料在年度終了后暫由財會部門保存三年，期滿后指定專人移交歸擋。
4.7聲像檔案在各項活動結束經整理隨時歸檔。
4.8榮譽檔案在上級授獎單位頒發后隨時歸檔。
4.9人事檔案歸檔按人事管理制度辦理。
5立卷要求
5.1立卷的文件材料，應按以自然形成、保持歷史聯系的原則和立卷要求、特征及文件內容進行立卷。
5.2在一個卷內要按問題成文件形成的時間系統排列。
5.3案卷標題要簡明準確，整理好的案卷應即確定案卷的保管期限，原則上分為永久、長期(十五年以上)、短期(十五年以下)三種。
5.4按歸檔要求進行裝訂、編號，填寫卷首目錄備考表。
5.5案卷組成后，應對案卷統一排列，編寫全檔號，然后逐一登記，填寫案卷目錄。
6檔案保管
6.1檔案保管是指克服和限制損毀檔案的各種因素以延長檔案的壽命，保護檔案的完整和安全。
6.2建立檔案管理人員崗位責任制。
6.3檔案接收按各類檔案交接手續辦理。
6.4以防為主，防治結合，重點在于防止人為的和自然的因素對檔案損毀。檔案庫房應做到“七防”，即防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物、防污染。
6.5對受損和紙張老化，字跡消退的檔案，要及時修復和抄錄(復印)。
6.6按公司保密制度做好檔案保密工作。秘密檔案超過規定期限應履行解密手續。
6.7檔案庫房管理要規范化，框架應編號，編寫檔案存放地點索引。
6.8按規定方式、方法和手續，做好檔案提供利用工作。
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