商務書信的寫作技巧

時間：2024-05-16 23:51:34 商務英語

商務書信的寫作技巧

　　在商務書信的寫作中，我們應該注意哪些問題，我們應該怎么寫才算是語言到位、表達意思到位呢?以下是小編收集整理的，僅供參考商務書信的寫作技巧，希望能夠幫助到大家。

商務書信的寫作技巧

　　商務書信的寫作技巧

　　一、自然

　　商業書信的寫作必須力求“自然”，不能滿篇都是過時的商業行話。商業書信要求可讀性強。

　　為了使信讀起來生動有趣，寫信人應該盡量避免使用單調的語言，力求使語言結構富于變化�？墒褂玫姆椒ㄓ校�

　　1. 變化文法結構

　　變換句子的文法結構也可提高信文的可讀性。寫信時不要千篇一律地使用同一種表達方法。

　　2.增強書信的可讀性，還應注意運用精練的語言

　　商業書信必須語言精練，能用一個單詞的地方盡量不要使用多個單詞。

　　例如：高冗余度語言

　　Inasmuch as we require active consideration prior to making a decision, I am afraid that, in the circumstances, you will have to wait. .

　　低冗余度語言

　　As we need to consider before making a decision, I am afraid you will have to wait.

　　二、商業書信的語氣

　　商業書信中寫信人使用哪種語氣十分重要，這可以反映出寫信人和收信人之間的關系。

　　積極的語氣

　　以下例子上面三個句子采用提“中性”的語氣，而下面相應的三個句子語氣則顯得積極。這種積極的語氣可以使一個句子聽上去更有誠意。

　　中性

　　I am in receipt of your order for 250 pairs of Niky Conga sports shoes. .

　　You failed to send your order to us before the new prices were introduced. ..

　　We cannot devote much time to your visit as the March Sales figures are being compiled and we are very busy. ..

　　積極

　　Thank you for your recent order for 250 pairs of Niky Conga sports shoes.

　　Unfortunately, we did not receive your order before the new prices were introduced

　　We shall devote as much time to your visit as our hectic schedule will permit

　　以您為先的語氣

　　寫信時要盡可能讓收信人感到是你親息寫信給他們。

　　例句：

　　以我為先

　　We shall be able to install Cable TV shortly.

　　I am afraid we cannot deliver at the weekend.

　　I regret to inform you that we cannot refund your deposit unless you return the goods within a week.

　　以您為先

　　You will be pleased to hear that you will soon be able to receive Cable TV.

　　You can have your goods delivered any weekday.

　　I am pleased to inform you that you will be able to receive a full refund of deposit if you return the goods within a week.

　　三、撰寫書信時下列幾件事情必須避免

　　1、指責對方犯錯

　　2、推卸自己的責任

　　3、漠視客戶的問題

　　4、拒絕幫助對方

　　5、對對方的幫助毫不領情

　　拓展

　　新聞寫作技巧有哪些

　　一、巧用背景材料增強新聞深度。

　　任何新聞都是在一定的條件和環境中產生的，與新聞事件、新聞人物有機聯系的條件和環境就是新聞背景，也就是人們所說的“新聞背后的新聞”。有的新聞事實本身簡潔明了，一清二楚，就不必加背景材料；而有的新聞事實較為復雜，為了闡明事件的意義，看出事物的發展變化，這就必須交代新聞背景。重視背景寫新聞，雖然不是新聞實踐中最重要的問題，但是背景運用得好，可以說明事實產生的原因和條件；可以烘托、深化新聞主題，揭示新聞價值，提升新聞質量；可以增強新聞的知識性和趣味性，滿足受眾對信息容量的需求，讓受眾看得懂，了解得更多，是一個為受眾服務的問題。因此，在新聞實踐中，要善于巧妙運用背景。

　　背景的存在形式主要有四種，根據新聞事實巧妙使用不同形式的背景往往會取得不同的表達效果。第一種，用于單篇新聞中，是新聞的有機組成部分。第二種，用于主體新聞之外，以“新聞鏈接”的面孔出現。第三種，介于第一種和第二種之間，這種新聞背景類似“新聞鏈接”，但用于主體新聞之中，獨立成段，并明確標明是“新聞背景”。新聞背景是為主體新聞服務的，通過不同視角、不同資料客觀全面地反映新聞事件的真實面貌和意義，讓受眾從時空上對新聞事件有一個立體的深刻認識。第四種，是指組合報道中，各個新聞之間互為背景，相互映襯，實現信息增值。對于單篇新聞來講，背景的存在形式又有以下幾種情況：一是將背景穿插于新聞標題中。二是將背景穿插于導語中，與新聞事實本身的敘述緊密黏合在一起，黏合到導語中的背景常以詞語、句子成分或分句的面貌出現。三是將背景穿插于新聞主體中。背景在主體中的出現是最為常見的，主體中的背景既可獨立成段，亦可與新聞事實融合在一起。運用背景材料，總的要求是真實、實在、自然、貼切，緊扣新聞主題。只有緊扣主題，精選精寫精拍精編新聞背景材料，才能更好地起到烘托、深化新聞主題的作用，也才能扣住觀眾的心弦。怎樣才能巧妙運用背景材料？

　　常用的方法有以下幾種：第一，將背景材料化整為零，靈活穿插于對新聞事實的敘述之中，使之一點一點地自然呈現于受眾面前。第二，將背景材料融會到新聞人物的情感之中，借抒情來交代背景，使之生活潑，饒有興趣。一個好的新聞背景，往往能夠實現情與景、意與境的有機融合。無論是借景、借物還是借事抒情，都能以情動人，塑造特定鮮明的形象，產生強烈的感染力。

　　二、讓讀者“戀”上你的標題。

　　標題的主要功能是提示文章的主要內容，并且引起讀者的閱讀興趣。這兩方面都是重點，缺一不可。標題是文章的“泉眼”、“靈魂”，所以標題一定要出奇制勝，但這絕不是單純地坐在那里冥思苦想就能夠做到的，這需要不斷地總結。學習、揣摩。我喜歡在平時看雜志、報紙的時候留意一些感覺不錯的題目，記錄下來，仔細揣摩它們出彩的地方，從中找出規律，總結在一起。

　　三、新聞寫作的三個“絕對”。

　　第一個，絕對的新。新聞是新近發生的事實的報道。逮一定義，界定了新聞的基本特性。但是，記者從通訊員提供的線索中，很少見到真正的新聞，大都是“年年都在發生”的老生常談，甚或是數年前就報道過的事件。新聞要絕對的新，事實要新，新聞展示的精義、主張也要新，而且要更新，這才叫新聞。而精品新聞，就是上述第一個“三”中的第三條所說的高層次新聞了。第二個，絕對的精。到什么程度算“精”？就新聞自身來說，應該是獨家報道且具有深刻社會意義，能觸及社會的“靈魂”、“神經”和“弊端”，是社會前進的“先聲”；就新聞寫作來說，如果時問允許，應反復修改，改到“字字千金”為止，盡量不給編輯留下一丁點兒麻煩，而要給編輯留下更多“錦上添花”的時間。第三個，絕對的真實。真實是新聞的生命、新聞的要義。不真實的“新聞”，再出彩也是廢品、垃圾。現在有的通訊員很大膽，堂而皇之地制造假新聞，這樣做不僅是人品問題，還會讓自己身敗名裂，讓新聞媒體為之蒙羞。而且，就一個單位的通訊員來說，寫本單位的新聞，一是為社會上各行各業或者相關行業提供借鑒，二是也起到表揚本單住的目的。如果本單位沒有發生新聞，謅出一個“新聞”來，對本單位有何意義？不是空對空嗎？

　　四、新聞語言的特點究竟是什么？

　　毛澤東同志曾經對語言提出過“準確、鮮明、生動”的要求。是一個很精辟的說法。它包括了對語言的最基本的要求，而且，這個排列的次序也是正確的、操作性很強的。首先的要求是準確，準確反映客觀事物，準確表達作者的思想觀點。離開了這一條，后邊的要求都無從談起。不準確的語言，越鮮明、越生動，不是越糟糕嗎？有了準確還不行，還要鮮明，鮮明的語言才能給人以鮮明的印象，吞吞吐吐的語言是不能準確反映內容的。生動是為了增加文字的吸引力、感染力，提高語言的效果。這是對一切語言的要求，也應該是對新聞語言的要求。從某種意義上說，對新聞語言更應該這樣要求。這些看來是很淺顯的道理，但是為什么做起來就那么困難呢？這不能不涉及到新聞語言的某些特殊性問題。為了加深對新聞語言的特殊規律的理解，需要研究新聞語言的內在矛盾。

　　五、消息是“完成時”

　　消息既然是報道已經發生事件結果的，那么它的語言時態必須是完成時的。請看這段導語：本報訊X月XX日，隨著一輛金橙色的XX駛下生產線，今年我國的第XXX萬輛汽車在長春一汽誕生，中國就此邁進千萬輛級的汽車生產大國行列。

　　六、通訊是“過去時”

　　通訊是寫人的。寫人必須有故事－主人公做過或者經歷過的故事。沒有故事的通訊，是不成功的通訊，或者根本不能叫通訊。當然，故事必須是真實發生過的，不能是作者虛構的。這一點，是新聞通訊跟報告文學的根本區別所在。什么叫故事？“故”者，“舊”也；“過去”之謂也，故事就是過去曾經發生過的事。通訊在講述、重溫這些故事時，必須使用“過去時”。表現“過去時”，常常像上一個例子那樣，將故事發生的時間明確標示出來，或者用“當臥”之類的詞，表明事情發生的時間。

　　七、寫新聞作品時要注意的幾個方面

　　一是文風，文字。新聞語言講究的是所補精當。質樸的語言，精當的論述，是好的文風最直接的表現，也是養法好的文風最好的切入點和突破口。平時寫作中要注意多運用群眾語言，個性化語言，通俗易懂的語言；要講實在。實用的話，講自己心里想說的話，亮出自己想表達的觀點，不說心口不一、是非混淆的假話，不說信口開河，無中生有的謊話，不說虛情假意、不合實情的空話，不說可有可無、絮絮叨叨的廢話。

　　二是標題和導語。第一，開門見事法。即開篇就講事實，把最重要、最新鮮、最引人的新聞事實，首先在導語中披露出來，收到“不鳴則已，一鳴驚人”的效果。第二，開門見景法。導語中有畫面，有形象，自然不會枯燥呆板。要寫好這類開門見景式的導語，一是語言精練，二是緊扣主題。第三，開門見比法。比，就是對比。開門見比，就是在導語中寫進背景材料，起到突出中心和吸引讀者的作用。

　　八、通訊的特征及寫作技巧

　　通訊是以敘述、描寫為主要表達方式，將具有新聞價值的人物或事件及時、具體、生動地予以報道的新聞體裁。通訊的特點有以下幾個方面。一是新聞真實性：通訊作為報刊、電臺等媒體最主要的體裁之一，新聞性顯然是基本的特征。而新聞性中，真實、時效、思想性及典型意義構成了它的不同層面。就報道對象言，或是人物、事件，或是經驗、成果、工作情況、社會風貌等，都必須是真實的，不允許虛構或“合理想象”，而且報道對象應該具有必須的思想性和典型意義。就報道時效言，通訊雖不及消患這般快速敏捷，有時為將人物、事件報道細致完整需時較長，但也必須及時，仍須有很強的時效概念。真實性，可以說是通訊最重要的特征，在這個問題上不可以有一點馬虎。二是生動性。通訊尤其是人物通訊具有一定的文學色彩。消息在表達上主要是平面的敘述，文學手段，可以描寫、抒情、對話，可以用比喻、象征、擬人等修辭。因此通訊在語言和表達方法上都具有一定的文學性，它在報道真實的人和事的過程中，善于再現情景，平添許多生動和形象，給人以立體感、現場感。三是完整性。通訊須相對完整、具體地報道人物或事物的過程。消急側重寫事，敘述簡明扼要，一般不展開情節。通訊可寫人物也可寫事件，其材料比消豐富、全面，其容量比消息厚實、充足。它要求詳盡、具體地報告事件的經過、演繹人物的命運，充分展開情節，甚至描寫細節和場面。這些既是生動性的表現，同時也是內容完整性、具體化的要求。四是評論性。通訊須運用夾敘夾議的方法對人或事作出直接的評論。消息是以事實說話，除述評消息一般不允許作者直接發表議論。通訊則要求在報道人物或事件的同時，表露記者的感情與傾向。然而通訊的評論不同于議論性文體的論證，它須時時緊扣人物或事件，依傍事實作適時的、恰到好處評價點撥。因此這是一種通過描寫、敘述、抒情等表達手段進行的議論，它的特點是以情感人，理在情中。

　　九、常用通訊。

　�。�1)人物通訊：

　　報道先進人物為主，著重揭示先進人物的精神境界，通過寫人物的先進事跡，反映出人物的先進思想。

　�。�2)事件通訊：

　　報道新聞事件。以事件為中心，反映現實生活中發生的典型事件和突出事件。

　�。�3)工作通訊：

　　總結工作中的經驗和教訓，或者探討有爭議的亟待解決的問題，主旨是介紹工作經驗和分析問題。

　�。�4)概貌通訊：

　　又稱風貌通訊，反映社會生活、風上人情、自然風光和日新月異的建設成就。概貌通訊圍繞主題集中各方面的風貌和特色，通過具體事例來敘述和描寫一個地區、一條戰線、一個單位、一個點、一個方面的風貌，一般采取“巡禮”、“紀行”、“散記”、“側記”等形式。寫通訊稿“三步走”法。

　　1.時間、地點、事件、參與人物；

　　2.具體刻畫事情的經過，突出重點，必要時要分點；

　　3.結束語，可寫活動的發展趨勢，或揭示活動的意義。