Office辦公軟件技巧

時間：2024-09-01 16:42:13 辦公文秘

Office辦公軟件技巧大全

　　都說「用Word的不如用Excel的，用Excel不如用PPT的」，好像這三個軟件非此即彼，一定要整個高下似的。其實Office三兄弟各有所長，任何兩個人合體，會產(chǎn)生神奇的力量，效率提升何止N倍。古語說得好：「兄弟同心，其利斷金」。要提高效率，就要讓三兄弟發(fā)揮各自的專長!

　　那這三個兄弟各自擅長哪些東西呢?這里總結如下：

　　Excel ——適合格式化數(shù)據(jù)，并進行篩選，運算，輸出各種圖表;

　　Word——適合處理文字，格式化輸出;

　　PPT ——適合梳理邏輯，用于演講，答辯，演示場合。

　　Word實用技巧

　　讓Word表格快速一分為二將光標定位在分開的表格某個位置上，按下“Ctrl+Shift+Enter”組合鍵。這時你就會發(fā)現(xiàn)表格中間自動插入一個空行，這樣就達到了將一個表格一分為二的目的。

　　讓Word打印自動按序排列在打印文件時，點擊“文件—打印”，在彈出的“打印”窗口左下方點擊“選項”按鈕，在上面選中“逆頁序打印”，這樣先打印第一頁，再打印最后一頁，就無需動手分頁了。另外還可以設置奇偶頁打印，實現(xiàn)紙張的正反面成批打印。

　　快速給文字加下劃線：Ctrl+Shift+W

　　還原圖片：按住Ctrl鍵的同時，雙擊該圖片(該圖片就被還原了)

　　快速建立表格：先輸入好表格的文字--在選中文字--表格--插入--表格

　　Excel實用技巧

　　在Excel中復制上一單元格在Excel的某一單元格中，按住“Ctrl”鍵的同時，按下“ ’”(單引號)鍵，可復制上一單元格的內容。

　　在Excel中實現(xiàn)自動換行選擇菜單欄中的“格式—單元格—對齊”，接著選中“文本控制”標題下的“自動換行”復選框即可(打勾)。如果單元格中還要將文字分段，按Alt+Enter鍵來實現(xiàn)硬回車換行操作。

　　求所有數(shù)值和：SUM(在空白處點下,用SHIFT選中所數(shù),回車就可以出來)

　　求平方和：SUMSQ

　　求開平方：SQRT

　　在其它函數(shù)里有很多公式可以查找。

　　去掉前兩為數(shù)字：mid(A1,3,6)(A1：是你要修改的數(shù)的地方6：是你要保留的位數(shù))

　　前面加兩固定數(shù)：=19&D2

　　去掉最后兩數(shù)：=LEFT(A1,7)

　　比如：把19820213怎樣轉換成1982.02格式可以這樣做：=LEFT(A1,4)&"."&MID(A1,5,2)

　　Powerpoint實用技巧

　　快速調節(jié)文字大小，在powerpoint中輸入文字大小不合乎要求或者看起來效果不好，一般情況是通過選擇字體字號加以解決，其實我們有一個更加簡潔的方法。選中文字后按ctrl+]是放大文字，ctrl+[是縮小文字。

　　定位幻燈片，在播放powerpoint演示文稿時，如果要快進到或退回到第5張幻燈片，可以這樣實現(xiàn)：按下數(shù)字5鍵，再按下回車鍵。若要從任意位置返回到第1張幻燈片，還有另外一個方法：同時按下鼠標左右鍵并停留2秒鐘以上。

　　計算字數(shù)和段落，執(zhí)行“文件-屬性”，在其對話框中選“統(tǒng)計”選項卡，該文件的各種數(shù)據(jù)，包括頁數(shù)、字數(shù)、段落等信息都顯示在該選項卡的統(tǒng)計信息框里。

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