高效處理公文的訣竅

時(shí)間：2024-04-11 23:20:39 金磊辦公文秘

高效處理公文的訣竅

　　公文是法定機(jī)關(guān)或其他社會(huì)組織在公務(wù)活動(dòng)中，具有法律效力和規(guī)范的文體。凡是從事行政事務(wù)，都要學(xué)會(huì)通過(guò)公文來(lái)傳達(dá)政令政策、處理公務(wù)，以保證協(xié)調(diào)各種關(guān)系，決定事務(wù)使工作正確地、高效地進(jìn)行。跟思維導(dǎo)圖相似的一種方式。下面小編整理的高效處理公文的訣竅，歡迎閱讀收藏。

高效處理公文的訣竅

　　高效處理公文的訣竅

　　辦公室每天都會(huì)收到各類公文，數(shù)量大、情況多，如何高效率地處理，直接關(guān)系到辦公廳室能否發(fā)揮好參謀助手、運(yùn)轉(zhuǎn)樞紐作用，牽涉到黨委、政府工作能否高效運(yùn)轉(zhuǎn)。做好公文處理工作，應(yīng)掌握好“穩(wěn)、熟、問、準(zhǔn)、快、巧”六字訣。

　　穩(wěn)，即穩(wěn)重不慌亂

　　作為各類公文的總?cè)肟诤涂偝隹冢奶幚聿块T經(jīng)常會(huì)遇到重要文件、緊急文件、領(lǐng)導(dǎo)交辦的文件、部門上門找的文件等須要同時(shí)處理的情況，想要將這些文件有條不紊地處理好，一定要做到“穩(wěn)”。頭腦保持清醒，理清頭緒，將紛繁復(fù)雜的文件分出輕重緩急，適當(dāng)處理。一般來(lái)說(shuō)，重要且緊急的文件應(yīng)該先辦，然后是緊急但不太重要的文件，接下來(lái)是重要的文件，最后是一般常規(guī)性文件。

　　熟，即熟練不生疏

　　對(duì)黨委、政府的工作規(guī)則、領(lǐng)導(dǎo)工作分工及閱文習(xí)慣、各部門的職能、公文受理范圍及辦理程序等都要了然于胸，這是正確處理公文的基礎(chǔ)。收到公文后，首先判斷是否在收文范圍內(nèi)，對(duì)范圍之外的要及時(shí)與發(fā)文單位對(duì)接、退文。其次判斷需要不需要進(jìn)入公文處理程序，對(duì)社會(huì)性的培訓(xùn)邀請(qǐng)函之類，一般不得作為正式公文處理。再次判斷應(yīng)該采取何種處理方式，有的來(lái)文只需領(lǐng)導(dǎo)知曉的，應(yīng)該按閱件的程序處理；有的來(lái)文需要執(zhí)行或定奪的，應(yīng)該按辦件的程序處理。最后判斷文件應(yīng)該給誰(shuí)看、給誰(shuí)辦，怎么給、怎么轉(zhuǎn)，避免因?yàn)檎`判而返工。

　　問，即詢問多請(qǐng)教

　　現(xiàn)在經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展，新生事物多、領(lǐng)導(dǎo)新的要求多，只有不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，才能跟上形勢(shì)發(fā)展需要，為領(lǐng)導(dǎo)和群眾提供更好的服務(wù)。作為處室負(fù)責(zé)人，要向下屬多詢問了解情況，因?yàn)闆]有調(diào)查就沒有發(fā)言權(quán)，只有全面掌握情況后，才能作出正確的決定。否則，夸夸其談地亂說(shuō)一頓，既指導(dǎo)不了工作也損害了自身形象。作為工作人員，要向領(lǐng)導(dǎo)和其他同事多請(qǐng)教經(jīng)驗(yàn)做法。當(dāng)然，我們還應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)新知識(shí)，結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)的新要求，對(duì)既有程序和做法進(jìn)行大膽創(chuàng)新。

　　準(zhǔn)，即準(zhǔn)確無(wú)差錯(cuò)

　　準(zhǔn)確是對(duì)公文處理工作的質(zhì)量要求，是公文處理工作的生命。一份會(huì)議通知，如果把時(shí)間、地點(diǎn)或其他要素搞錯(cuò)了，會(huì)給工作造成很大被動(dòng)，對(duì)本部門造成惡劣影響；一份密件，如果發(fā)送范圍搞錯(cuò)了，會(huì)造成政策傳達(dá)不到位甚至泄露國(guó)家秘密，給黨和國(guó)家造成損失；一份請(qǐng)示，如果沒有把好關(guān)或者把呈報(bào)領(lǐng)導(dǎo)搞錯(cuò)了，會(huì)耽誤工作的推進(jìn)甚至給領(lǐng)導(dǎo)之間造成誤會(huì)。

　　快，即迅速不拖拉

　　公文處理部門一般來(lái)說(shuō)是辦公室公文入口的第一環(huán)和出口的最后一環(huán)，起著承上啟下的樞紐作用。作為第一環(huán)，如果處理慢了會(huì)直接影響后續(xù)環(huán)節(jié)的辦理，使平件變成“急件”；作為最后一環(huán)，如果拖拉，會(huì)造成公文擁堵，長(zhǎng)時(shí)間出不去，甚至形成“中梗阻”。所以，作為領(lǐng)導(dǎo)身邊的工作人員，工作應(yīng)該更加積極主動(dòng)，杜絕懶、慢、拖的不良現(xiàn)象，牢固樹立“馬上就辦”的雷厲風(fēng)行作風(fēng)。

　　巧，即靈活不死板

　　公文處理工作是高度程序化甚至程式化的，具有紀(jì)律性和嚴(yán)肅性的特點(diǎn)，如果按照一人一個(gè)思路、一人一套標(biāo)準(zhǔn)去處理公文，就會(huì)導(dǎo)致政令不統(tǒng)一。當(dāng)然，堅(jiān)持原則性并不排斥靈活性。因?yàn)槌绦蚴撬赖模闆r是活的，而人則是掌握程序和情況的統(tǒng)一體。所以要用好用足程序適應(yīng)新情況，又不能以不變的程序來(lái)應(yīng)對(duì)千變?nèi)f化的新情況。比如，有的領(lǐng)導(dǎo)工作特別忙，文件就不能放在他的辦公室里等他閱批，而應(yīng)該主動(dòng)掌握領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)規(guī)律，抓住領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)的間隙或下班后離開單位前的空閑時(shí)間找領(lǐng)導(dǎo)簽文件。

　　拓展閱讀

　　高效公文寫作技巧

　　多聽——開會(huì)要手到、耳到、心到

　　很多同學(xué)參加本單位的各種會(huì)議的時(shí)候，總是心不在焉，身在心不在，眼在耳不在，到頭來(lái)既浪費(fèi)了自己的時(shí)間又沒有把領(lǐng)導(dǎo)的意圖聽到心里，真是一無(wú)所獲。其實(shí)，越是高級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)，他的講話材料寫作水平就越高（大多數(shù)情況下）。如果你有寫類似材料的工作需要，就要認(rèn)真聽領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言，邊聽邊記邊整理，甚至可以試著畫出思維導(dǎo)圖，看看領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言是個(gè)什么樣的框架結(jié)構(gòu)，重點(diǎn)講了哪些問題、用了哪些詞語(yǔ)等等，這對(duì)你寫類似文章會(huì)大有裨益。

　　多讀——會(huì)后繼續(xù)學(xué)習(xí)文件

　　多聽只是第一步。會(huì)開完了，領(lǐng)導(dǎo)往往要求大家“會(huì)后繼續(xù)學(xué)習(xí)、深刻領(lǐng)會(huì)”，大多數(shù)同學(xué)會(huì)把這句話拋到九霄云外。我的習(xí)慣是，拿到講話的正式印發(fā)件之后，會(huì)像讀書一樣再把它讀一遍。讀的過(guò)程中，一方面概括一下文件的主要內(nèi)容；另一方面，把文件的遣詞造句認(rèn)認(rèn)真真研究一邊，看對(duì)我們工作中的常見問題如何描述的，用的什么樣的詞語(yǔ)，哪些是我們專業(yè)中常用的詞匯等等。

　　這個(gè)在剛?cè)肼毜臅r(shí)候尤其有用。俗話說(shuō)“到什么廟念什么經(jīng)”，通過(guò)文件學(xué)習(xí)可以迅速的掌握你的單位的常用詞匯，也就確保你在各種場(chǎng)合里不會(huì)說(shuō)外行話、寫外行話。說(shuō)的更通俗點(diǎn)兒，領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)“天王蓋地虎”的時(shí)候，你起碼應(yīng)該知道對(duì)“寶塔鎮(zhèn)河妖”！

　　多問——領(lǐng)導(dǎo)什么思路

　　一般領(lǐng)導(dǎo)給你安排工作時(shí)，都會(huì)有他的一個(gè)思路。你接了工作任務(wù)，千萬(wàn)別埋下頭閉門造車，應(yīng)該首先和領(lǐng)導(dǎo)溝通，看人家的思路是什么。領(lǐng)導(dǎo)的思路基本就給你打下了一個(gè)寫作的框架，你只需要按照這個(gè)框架充實(shí)就行了。

　　多寫——不要抗拒工作任務(wù)

　　寫作無(wú)他，“唯手熟爾”。不要懼怕領(lǐng)導(dǎo)交給你的任務(wù)，說(shuō)白了，那是給你練手的機(jī)會(huì)。輪到你寫的時(shí)候，把你從別人的講話稿里聽到的、讀到的、問到的，統(tǒng)統(tǒng)寫到你的文章里。模仿是入職后公文寫作必不可少的階段，多寫，多模仿，慢慢你就會(huì)找到你這個(gè)行業(yè)的類似公文的寫作套路和規(guī)矩。

　　多改——領(lǐng)導(dǎo)不是在刁難你

　　你最初寫出來(lái)的東西，交到領(lǐng)導(dǎo)那里的命運(yùn)只有一個(gè)，就是被批改的面目全非。對(duì)于這一點(diǎn)，有的同學(xué)認(rèn)為，這樣自己很沒有成就感，甚至覺得傷自尊。更有的同學(xué)認(rèn)為，領(lǐng)導(dǎo)朝令夕改，明明是按照領(lǐng)導(dǎo)的思路寫的，最后領(lǐng)導(dǎo)自己又有別的想法。其實(shí)，只有修改才會(huì)有提高。通過(guò)修改，你也能了解一篇高質(zhì)量的文章是如何變成最終的樣子的。

　　我在工作中就常常聽到同事說(shuō)：“某某領(lǐng)導(dǎo)的思路真是好，文章經(jīng)過(guò)他幾次修改，馬上就不一樣了，從他那兒學(xué)到了很多。”如果你遇到了一個(gè)肯一遍遍給你修改文章的高水平的領(lǐng)導(dǎo)，那么恭喜你，你等于找到了一個(gè)免費(fèi)的導(dǎo)師，不僅僅你的公文寫作水平，還有你的工作思路都會(huì)突飛猛進(jìn)。

　　最后，一定要靜下心來(lái)

　　這個(gè)區(qū)別于以上幾“多”。很多同學(xué)寫的東西交到我手里，我一看，遣詞造句就不說(shuō)了，首先邏輯思維都是亂的，一看就沒有靜下心來(lái)思考。拿到領(lǐng)導(dǎo)給的命題之后，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的思路，在動(dòng)筆之前，一定要靜下心來(lái)，把領(lǐng)導(dǎo)的思路和自己的思路合二為一，給文章先列一個(gè)框架。這個(gè)過(guò)程很重要，卻往往被忽視。很多同學(xué)寫東西的時(shí)候，一邊看著電影、聽著歌，一邊東一榔頭西一棒槌的亂寫一通。更有甚者，找來(lái)以前同事們寫的東西，這兒復(fù)制一段，那兒黏貼一段，完全不敢上下語(yǔ)境對(duì)不對(duì)，前后意思搭不搭，格式是否一致。　

　　公文擬寫的步驟與方法

　　公文擬寫的步驟與方法大體同一般文章的寫作方式相似，但是由于公文在性質(zhì)、作用上及其寫作要求上的不同，擬寫時(shí)也有一些需要特別注意的問題。

　　公文的擬寫通常按以下步驟進(jìn)行：

　　一、明確發(fā)文主旨

　　任何一份公文都是根據(jù)工作中的實(shí)際需要來(lái)擬寫的。因此，在動(dòng)筆之前，首先要弄清楚發(fā)文的主旨，即發(fā)文的主題與目的，包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：

　　1、文件的中心內(nèi)容是什么?比如相關(guān)工作的改善，主要提出目前情況怎樣?存在哪些問題，解決方式、需協(xié)助事項(xiàng);再如請(qǐng)求事項(xiàng)，擬請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)或解決問題等。

　　2、根據(jù)文件內(nèi)容，準(zhǔn)備采用什么文種?比如，匯報(bào)工作情況，是寫專題報(bào)告還是寫情況簡(jiǎn)報(bào);針對(duì)下級(jí)來(lái)文所反映的問題，是寫一個(gè)指示或復(fù)函，還是一個(gè)帶規(guī)定性質(zhì)的通知等。

　　3、明確文件發(fā)送范圍和閱讀對(duì)象。比如，向上級(jí)匯報(bào)工作，還是向有關(guān)單位推廣、介紹經(jīng)驗(yàn);是給領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門人員閱讀，還是向全體人員進(jìn)行傳達(dá)。

　　4、明確發(fā)文的具體要求。例如，是要求對(duì)方了解，還是要求對(duì)方答復(fù)，是供收文機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行，還是參照?qǐng)?zhí)行、研究參考、征求意見等。

　　總之，發(fā)文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問題，具體要達(dá)到什么目的，只有對(duì)這些問題做到心中有數(shù)，才能夠落筆起草。

　　二、收集有關(guān)資料，進(jìn)行調(diào)查研究

　　發(fā)文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個(gè)主題搜集材料和進(jìn)行一定的調(diào)查研究當(dāng)然，這也要根據(jù)具體的情況，并不是擬寫每一份公文都要進(jìn)行這一步工作。例如，擬寫一份簡(jiǎn)短的通知、公告，一般來(lái)說(shuō)不需要專門做搜集材料和調(diào)查研究工作，在明確發(fā)文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫作了。但對(duì)于問題較為復(fù)雜，還要進(jìn)行具體的分析和歸納;如擬訂篇幅較長(zhǎng)的文件，擬訂工作計(jì)劃、進(jìn)行工作總結(jié)、起草規(guī)章、條例、擬寫工作指示等，往往都需要搜集有關(guān)材料和進(jìn)行進(jìn)一步調(diào)查研究工作。

　　怎樣為擬寫公文搜集材料和進(jìn)行調(diào)查研究呢?一是收集和閱讀有關(guān)的文字材料;二是到實(shí)際當(dāng)中搜集活材料。例如，要草擬本部門的年度工作計(jì)劃，首先需要查閱去年的工作計(jì)劃及工作總結(jié)，以及參考有關(guān)先進(jìn)企業(yè)的同類工作計(jì)劃等，還要研究本部門今年所面臨的形勢(shì)，今年的中心任務(wù)上級(jí)要求等。

　　總之，收集材料及調(diào)查研究，是一個(gè)醞釀的過(guò)程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問題的各個(gè)方面，然后經(jīng)過(guò)分析思考產(chǎn)生一個(gè)認(rèn)識(shí)的飛躍。

　　三、擬出提綱，安排結(jié)構(gòu)

　　在收集材料的基礎(chǔ)上，草擬出一個(gè)寫作提綱。提綱是所要擬寫的文件的內(nèi)容要點(diǎn)，把它的主要框架勾畫出來(lái)，以便正式動(dòng)筆之前，對(duì)全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進(jìn)展順利，盡量避免半途返工。

　　提綱的詳略，可以根據(jù)文件的具體情況和個(gè)人的習(xí)慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長(zhǎng)的文件，可以大致安排一下文件的結(jié)構(gòu)，先寫什么問題，依次再寫什么問題，主要分幾層意思等。篇幅較長(zhǎng)、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細(xì)的提綱，包括文件共分幾個(gè)部分，每一個(gè)部分又分作幾個(gè)問題，各個(gè)大小問題的題目和要點(diǎn)及使用什么具體材料說(shuō)明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當(dāng)然，需要集體討論或送給領(lǐng)導(dǎo)審閱的提綱除外。

　　擬寫提綱是一個(gè)很重要的構(gòu)思過(guò)程，文件的基本觀點(diǎn)，可以召集相關(guān)人員進(jìn)行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫的文件，更需要共同研究寫作提綱，以免發(fā)生前后重復(fù)、脫節(jié)或相互矛盾的現(xiàn)象。

　　四、落筆起草、擬寫正文

　　結(jié)構(gòu)安排好后，要按照要求所列順序，開宗明義、緊扣主題、擬寫正文。寫作中注意兩點(diǎn)：

　　1、要觀點(diǎn)鮮明，用材得當(dāng)。也就是說(shuō)要用觀點(diǎn)來(lái)統(tǒng)帥材料，使材料來(lái)為觀點(diǎn)服務(wù)。運(yùn)用材料要能說(shuō)明問題，做到材料與觀點(diǎn)統(tǒng)一。

　　在寫作當(dāng)中，要注意明確觀點(diǎn)，用語(yǔ)不能含糊不清，模棱兩可、詞不達(dá)意，似是而非。如果觀點(diǎn)不明，令人不知所云。有些文件，只講觀點(diǎn)沒有實(shí)際材料，就會(huì)使人感到抽象空洞、缺乏依據(jù)，不易信服。而只羅列材料沒有鮮明的觀點(diǎn)，則會(huì)使人弄不清要說(shuō)明什么問題，不了解發(fā)文的意圖，特別是情況匯報(bào)、工作匯報(bào)介紹。

　　2、要語(yǔ)句簡(jiǎn)練，交代清楚。擬寫文件既要盡量節(jié)省用字、縮短篇幅、簡(jiǎn)潔通順，又要注意交代的問題清楚明了。

　　五、反復(fù)檢查，認(rèn)真修改

　　初稿寫出后，要認(rèn)真進(jìn)行修改。寫文章，需要下功夫。自古以來(lái)，好文章都要經(jīng)過(guò)反復(fù)　修改的，寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經(jīng)過(guò)幾稿才能通過(guò)。

　　1、關(guān)于主題的修改。看主題是否明確，主題論述是否集中，主題挖掘是否深刻。

　　2、關(guān)于觀點(diǎn)的修改。修改公文要考慮到觀點(diǎn)是否正確，表達(dá)有無(wú)問題。

　　3、關(guān)于材料的修改。材料是文件的基礎(chǔ)，有了正確的觀點(diǎn)，還要通過(guò)適當(dāng)?shù)牟牧媳憩F(xiàn)出來(lái)。

　　4、關(guān)于結(jié)構(gòu)的修改。修改文件的結(jié)構(gòu)，包括文件總體結(jié)構(gòu)的修正，使全文更加嚴(yán)謹(jǐn)。

　　5、關(guān)于語(yǔ)言的精練。主要是修改不通順的語(yǔ)句，不規(guī)范的字及標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

　　修改工作要做到認(rèn)真仔細(xì)，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。

　　公文寫作基本要求

　　1. 政策：保證公文內(nèi)容在政治上的正確性。

　　2. 內(nèi)容：實(shí)事求是，在業(yè)務(wù)上符合客觀規(guī)律。