秘書工作的特點與性質

時間：2024-04-28 15:00:04 芊喜辦公文秘

秘書工作的特點與性質

　　辦公室文秘一職，是一個單位、機關、系統承上啟下、聯系內外、溝通左右的重要橋梁，充分發揮好文秘人員的輔助協調和決策參謀作用，有利于推動各項工作不斷向前發展。以下是小編整理的秘書工作的特點與性質，希望能夠幫助到大家。

秘書工作的特點與性質

　　秘書工作的特點與性質

　　一、需要當機立斷處理的事情多

　　這天上午十點左右，李總正在主持一個小型會議，聽取有關部門關于工廠污水處理設備運行情況的匯報。這時秘書小王接到李總的一個老朋友打來的電話，對方要求找李總接電話。按有關規定，公司領導人在開會時原則上不得接電話，但是，如果小王機械地拒絕對方，則有可能鑄成大錯，因為說不定李總因為想了解某種信息而早就在等對方的電話。因此，在這種情況下，秘書應該悄悄告訴李總，聽聽他有什么吩咐。所以，秘書在平時就應注意熟悉上司的工作內容、社交范圍等各種情況。俗話說留心留學問。如果你對上司的工作非法了解，即使遇到這種突然的情況，你也能馬上判斷出來應如何應付，不至于措手不及。

　　二、工作的內容變化快

　　秘書工作的內容不僅繁雜而且變化快。比如按原定的日程安排，秘書小鋼今天下午2點應陪上司馬總去天成公司拜訪王總，落實明年銷售代理問題，可就在1點半，天成公司王總的秘書小程來電話，說王總今天下午有急事要出門，希望將原定的時間改到明天上午9點半。如果推到明天上午9點半，那么，原定馬總明天去省城跟大地廣告公司談廣告的時間就得改期，那么，什么時候再約大地廣告公司……面對這種多米諾骨牌效應，小鋼又要重新與各方聯系協商，及時調整馬總的工作日程；調整之后，又要盡快通知有關部門，如馬總的司機。

　　三、一心幾用的時候多

　　秘書工作不僅繁雜多變，而且常常必須同時處理好幾項工作。這天，秘書于雪正在座位上準備給剛剛出差回來的趙總報銷差旅費，趙總來電話讓她趕緊給他去送一份資料；剛剛把資料找出來，前臺又來電話說有一位客人找……哪些工作應該優先處理，哪些事情可以暫緩，如果秘書分不清它們之間的輕重緩急，則有可能撿了芝麻丟了西瓜。

　　四、忙閑不一的情況多

　　秘書經常是忙碌的，但并不總是忙碌的，如遇到上司長期出差或學習等情況，秘書就顯得比較清閑了。忙的時候相當忙，閑的時候也相當閑，這是秘書工作的另一個特征。

　　秘書工作的特點與性質

　　1、輔助性：輔助性是相對于主導性而言的。在任何機關單位中，領導總是處于主導地位，秘書部門或秘書總是處于從屬地位。領導的職能是決策和宏觀管理，而秘書部門的職能則是在決策和管理中給領導當助手和參謀，提供輔助。秘書工作的內容很龐雜，但其中任何一項工作，都是為領導活動提供直接或間接服務。沒有領導就沒有秘書，沒有領導的決策和管理活動，也就不需要秘書工作。

　　秘書部門沒有獨立于領導工作需要以外的工作任務。秘書工作對于領導工作的服從性是任何其他工作不可比的，因此可以說輔助性是秘書工作特有的也是最主要的性質。秘書工作的輔助性要求秘書人員擺正秘書和領導的關系，任何情況下都不能越權行事。只有領導才有決策權和指揮權，秘書只能給領導當參謀和助手，提供輔助性服務，不能代替領導決斷和指揮。

　　當秘書與領導在某些問題上有不同看法時，秘書在工作上不能按自己的意愿自行其事，只能按照領導的授權和旨意去辦文、辦會、辦事。秘書無論是辦理常規業務，還是完成領導直接交辦的事項，都必須準確領會領導的意圖，遇事多請示，多匯報，這樣才能當好領導的參謀和助手。

　　2、綜合性：秘書工作的綜合性首先是由領導工作的綜合性決定的，任何機關單位的領導，總是對一個地區一個單位一個部門的全面工作負責，因而領導工作都是綜合性的。秘書工作是直接為領導工作服務的，秘書工作必須與領導工作高度配合，凡是領導工作所涉及的范圍，秘書工作也必然要涉及，這就決定了秘書工作也是一項綜合性的工作。其次，秘書工作的綜合性是由秘書部門在機關中的分工決定的。領導機關中的秘書部門和各職能部門的作用是不同的，職能部門的業務比較單一，所謂各司其職，各負其責，而秘書部門則是一個綜合性的辦事機構，它雖然并不分管某一方面的具體業務，卻要和各職能部門發生經常的聯系，因為作為綜合性的辦事機構，它要綜合處理來自各部門各方面的信息，要了解各部門、各個方面的工作情況，要綜合協調各部門各方面的關系，還要處理機關的許多行政雜務，包括一些臨時性、突發性而又不屬于哪個職能部門管的事務。

　　秘書工作的綜合性對秘書提出兩方面的要求：

　　第一，秘書工作人員應該具備較廣的知識面和多方面的技能，因為在綜合處理各種事務時，必然要運用多方面的知識和技能，秘書不僅在文字處理上應該是專家，還應該是一個具備多種知識和技能的“通才”。

　　第二，秘書要善于從領導的角度觀察問題、考慮問題，心中要有全局，要對整個機關的總體情況做到心中有數，因此，秘書雖然不必精通各職能部門的業務，但應該熟悉各職能部門的工作內容和特點，這樣才能更好地為領導和機關工作提供綜合服務。

　　3、政策性，秘書部門的大多數工作都關系到黨和國家的方針政策。例如，秘書經常為領導起草文件，這些文件的內容必須符合黨和國家的方針政策；作為秘書經常性的工作之一的調查研究，其目的主要是為制定政策作準備，或者為貫徹執行政策收集反饋信息；許多文件本身就是發布政策或解釋政策的，因此文書處理往往是為貫徹政策精神服務；信訪工作必須嚴格按政策辦事，而信訪工作中收集到的許多重要信息又是領導制定政策和調整政策的重要依據；

　　信息、督查、協調、會務等項工也都是為了輔助領導制定政策和貫徹執行政策。不僅黨政機關的秘書工作具有政策性，企事業單位包括三資企業、民營企業的秘書工作也都具有政策性，因為企業行為必須符合政府制定的政策，企業秘書為領導出謀獻策就必須熟悉國家的相關政策，如金融政策、拆遷征地政策等等。國家法律制度和企業內部制度（如獎懲制度）可以說是廣義的政策，因此秘書工作具有政策性是沒有任何例外的。秘書工作的政策性要求秘書具有較高的理論水平和政策水平，熟悉國家法律、法規，正確理解執政黨和政府的各項方針政策。

　　4、機要性：機要就是“機密而重要”，其意義偏于機密。因為機密的事項都是重要的，而重要的事項不一定是機密，因此“機要性”與“機密性”、“保密性”是同義詞。秘書的工作內容決定了秘書能夠比其他工作人員了解到更多重要的秘密事項，因此秘書工作的機要性程度遠遠高于其他部門。

　　秘書工作的機要性要求秘書人員具有高度的責任感、嚴格的紀律性和牢固的保密觀念，秘書對自己所知曉的秘密事項必須做到守口如瓶。有人認為，只有黨政機關的秘書工作才有保密的要求，一般企事業單位無密可保，這是一種糊涂觀念，因為任何企事業單位（哪怕是一個小企業、一所小學校），領導在決策和管理活動中都會有一些暫時不宜公布的事項，如果提前泄露出去，就會使工作陷于被動，給領導工作造成損失。因此，保守機密是對各類機關單位秘書工作的一項普遍要求，沒有任何例外。

　　5、事務性：秘書部門大多數工作是一些很具體的工作，秘書部門每天都要處理大量繁重而又瑣碎的事務。除了隨從、接待、通信、值班、機關事務管理等項明顯屬于事務性工作外，其他具有政務性和業務性的工作實際上也包含有大量具體事務。例如，準確的信息是領導科學決策和有效管理的依據，因而信息工作是一項政務性工作，但是，信息的收集、篩選、輸出、貯存等等基本環節，又無疑是非常具體的事務。

　　再如，文書處理是一項需要專門技能的常規業務性工作，而文書工作中許多程序也是非常具體的事務，諸如公文的繕印、校對、用印、分發、簽收、登記、保管等，完全是一些瑣碎的事務。

　　秘書工作的事務性是由秘書工作的輔助性和秘書部門的從屬地位決定的。秘書的助手作用主要是通過辦理大量的具體事務來實現的，因為領導的決策管理活動中必然有大量的事務性工作，這些事務必須由秘書來處理，領導才能集中精力考慮決策和指揮大事。秘書工作人員應該充分認識事務性工作的意義，樂于承擔繁重瑣碎的事務，為領導的決策和管理提供良好的條件。

　　如何成為一名優秀的文秘工作者

　　一、在態度上必須做到“三個強”，分別是執行力強、責任心強、事業心強，這是做好文秘工作的重要基礎。

　　其一，執行力要強。無論哪一項工作，執行力應該始終放在第一位，更何況是辦公室文秘。不同領導有著不同工作風格，有的慢條斯理，有的雷厲風行。無論哪種類型，作為文秘人員，首先是要去適應領導風格，再去適應工作強度。這就要求文秘人員具備高度的執行力，在接受任務后，第一時間能把領導的命令和想法變成行動，再把行動轉為成果。換句話說，把上級的決策部署貫徹執行下去，是開展好文秘工作的首環。

　　其二，責任心要強。辦公室工作事無巨細，但每一項工作卻事關整個單位的正常運轉。文秘人員的作用也是如此，在我看來，這一崗位的職能與單位的領導干部屬于“唇齒”關系，無論是領導干部的各種類型稿件，還是單位的爭先創優材料，亦或是爭取上級部門、各級黨政機關和社會各界支持的文書，基本上都由文秘人員起草撰寫。文秘人員責任心強，才能形成更有利于推進工作的文書，在上行文方面能夠反饋到位，在下行文方面能夠傳達到位；對外，有利于塑造企業良好形象，對內，有利于促進人員愛企如家。如果文秘人員缺乏責任心，長期來說可能會造成極其惡劣的影響。例如，當前舉國上下都強調要講政治，加強黨的全面領導，國企改革必須在黨的領導下進行著，如果文秘人員缺乏責任心，敷衍了事導致相關匯報材料存在紕漏，影響的不只是企業，還有領導干部；再如，公章管理、文書收發、網站運營等，如果文秘人員缺乏責任心，勢必會影響企業的正常運轉……可以說，高度的責任心是文秘人員做好工作的根本。

　　其三，事業心要強。無論是政府機關還是國有企業，我們都強調要有干事創業的激情，然而，有調查指出，在上述的“鐵飯碗”行業中，很多人都是“當一天和尚撞一天鐘”，究其原因在于工作的“穩”。且不說其他崗位，我認為，作為國有企業文秘人員，應該時刻保持著高度的事業心。一方面，因為領導高度重視。由于領導需要統籌整個單位各項工作，協調各部門抓好落實推進，導致他們在時間和精力上難以應付過來，高度的事業心能讓文秘人員在工作中體會到領導工作上的“難處”，更好地輔助其協調工作開展；另一方面，這是企業發展需要。時下正是經濟高質量發展時期，各類支持民營企業、小微企業發展的稅收優惠政策相繼出臺，黨建工作不斷滲透各行各業，加之國有企業改革不斷深入，給國企在人才競爭、市場競爭、政府支持等方面帶來了挑戰。文秘人員要清楚認識到這個形勢，多研判、多分析、多提供參考，在事業上做到與企業共進退，往細方面講，就是要做好“以文輔政”，讓企業的生產經營得到社會各界的更多支持。此外，這是個人成長必備。文秘工作內容是不斷變化的，相應的，個人能力也要隨之不斷提升。文秘人員不應該滿足于現狀，而是要保持著成就事業的積極心理，當我們每一位文秘人員能夠默默當好“幕后英雄”，幫助領導心和齊順高效推進工作、為企業發展創造利潤時，一切物質獎勵和精神獎勵，都將是對我們成長的認可，也是對我們事業心的最好饋贈。

　　二、在方法上必須做到“五個多”，分別是多關注、多積累、多走動、多謀劃、多溝通，這是做優文秘工作的有效渠道。

　　一是要多關注。國企的文秘崗位，雖然在辦文、辦事、辦會三大工作上跟政府機關的辦公室文秘是異曲同工的，但國企還必須參與市場競爭。因此，優秀的文秘人員，要密切關注所在企業的生產經營形勢、同行業競爭對手的情況、國家政策大方向等等，培養自身在市場行情上的嗅覺，及時收集整理信息，定期就某項專題工作進行專題調研，并根據企業發展目標，作出適應不同經濟形勢和工作階段的分析判斷，增強文秘工作的前瞻性。

　　二是要多積累。實踐證明，文秘人員對各項業務、政策學習得越透徹，把握得越準確，工作就愈加游刃有余、得心應手。優秀的文秘人員，應該樹立對文字的運用如同調兵遣將般的目標，想用的時候能信手拈來，不求七步成詩、但求七小時有成果。因此，國企文秘人員要勤懇務實，不斷學習積累，聚焦各級領導講話精神、黨和政府政策動向及所屬上級公司的部署，積累最新遣詞造句，做到用詞精準，不自編生僻詞句，做到政治方向正確，與上級保持一致。但與此同時，文秘不應該只局限在文字工作上，對企業的業務發展也應該有所涉獵。因此，堅持自學、積極參與企業舉行的業務培訓、技能比拼等，積累業務知識，既有助于自身綜合能力的成長，又能讓自己在文秘領域舉重若輕。

　　三是要多走動。文秘人員不應該“兩耳不聞窗外事，一心只當筆桿子。”單憑一通電話、一份郵件、一口說辭，是無法獲取到最準確的信息素材的，所以，必須要多走動。要多陪同領導深入基層調研，多到企業組織架構下的其他部門了解業務進展和工作亮點、成效等，現場學習領導如何協調工作開展，掌握企業發展動態，積極改稿、組稿，挖掘工作亮點，讓企業工作業績呈現在優秀的文字素材中。

　　四是要多謀劃。文秘人員并不是簡單地做好相關行政工作即可，而是要站在整個單位的高度上去看待問題，與企業的領導“不謀而合”。我們知道，領導們經歷的風雨較多，對于工作的把握可以說是胸又大略、高屋建瓴的。而文秘進行的工作，實際上就在為領導決策發揮參謀輔政作用，讓領導層的工作意圖更好地傳達下去。因此，多謀劃、提前謀劃是優秀文秘人員必要的職業素養，要準確領會領導的工作意圖，站在領導的角度思考工作。如果領導的想法是正確的，那么工作照做就行；但如果領導出現疏忽或錯誤時，在不反仆為主的情況下，把自己對問題的看法巧妙反映給領導，提出合理性的意見，完善領導決策。

　　五是要多溝通。國有企業的綜合辦公室是中心樞紐，文秘人員要發揮好承上啟下和聯系內外的作用，就要在溝通協調上下功夫。橫向上，要積極加強和企業各部門的交流，如參加企業舉行的文體活動、黨團建活動等，這有利于順利開展好相關工作；縱向上，要加強與領導和上級線條部門的溝通，及時反饋本崗位層面解決不了的問題，爭取工作上的支持和指導。因此，文秘人員只有積極溝通，才能讓各項工作都有條不紊。

　　“運籌于帷幄之中，決勝于千里之外。”要成為一名優秀的國有企業文秘人員，除必須具備高度的執行力、責任感和事業心外，還必須具備一定的大局意識和工作技巧，始終從領導的高度出發，才能發揮好自身的綜合協調和輔助決策能力，為領導推動企業在市場競爭中占據一席地位作出貢獻。

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