秘書基礎：會議團隊接待程序
一、銷售部接待程序：
銷售部在獲取客戶在賓館舉辦會議的信息后，應著手做以下工作：
1、及時與會務方負責人進行聯(lián)絡
(1)清楚了解會議性質(zhì)(屬勘探局接待工作、還是商務活動，是否有重要嘉賓參加等)及內(nèi)容(包括：時間、人數(shù)、所需房間數(shù)、場地、器材、形式、交通及其他特殊要求等);
(2)若屬大型、重要的會議接待，在和客戶商定有關接待細節(jié)后，應及時向部門主管領導匯報情況，由部門主管領導召開協(xié)調(diào)會議，統(tǒng)籌整個會議的接待工作。
2、落實會議場地和房間數(shù)量
在會議洽談協(xié)商的過程中，應和會務方具體負責人詳細討論有關的會議細節(jié)，做好記錄，尤其應盡快落實是否有適合客人要求的場地和客房。當確認場地及客房可按客戶要求提供后，應向餐飲部、房務部發(fā)出預留場地及房間的通知書。
3、商談價格
當確認場地及客房的安排沒有問題后，應根據(jù)實際情況給客戶提供清晰的價格。如該活動涉及多項內(nèi)容，應會同有關部門對某些價格進行調(diào)整及平衡。
價格政策是相對固定的，如超出自己的權(quán)限，應及時向主管領導請示。
4、簽訂會議協(xié)議，收取會議押金
當會務方已確認所有會議細節(jié)后，雙方應根據(jù)要求及承諾簽訂會議協(xié)議，并依照協(xié)議收取相應的會議押金;
5、下發(fā)會議接待通知單
簽訂好會議協(xié)議后，根據(jù)雙方協(xié)商的具體內(nèi)容和有關細節(jié)，填寫會議接待通知單，經(jīng)核對無誤，下發(fā)至各部門,并保存該次會議的檔案;
6、會議接待
發(fā)出會議接待通知單后，需和會務方負責人及賓館相關部門隨時保持聯(lián)系，協(xié)調(diào)會場的布置，跟蹤會議進程;
7、會議結(jié)賬
會議結(jié)束，若客戶消費掛賬，其帳務由銷售部和財務部共同催收，餐飲部給予協(xié)助;
8、會議送別
恭送會務方領導及辦會負責人，為賓客留下美好感受;同時擇機贈送精美小紀念品給會務方負責人，加深友情;
9、會議結(jié)束
會議結(jié)束，視需要召開總結(jié)會，分析會議接待的得失，并將客戶意見反饋至相關部門，同時銷售部應做好回憶資料的存檔工作;對有新聞價值的會議接待活動，可撰稿送媒體發(fā)表。
二、房務部接待程序：
房務部接到銷售部所下發(fā)的會議接待通知單后，應做到：
1、會議接待的前期工作
(1)熟悉、了解會議接待通知單的內(nèi)容;
(2)了解結(jié)算方式，收費項目、聯(lián)系人和費用簽單人;
(3)落實是否需要安排會議用房及用房數(shù)量和時間，了解房間是否需要開通長途電話、撤酒水、加床;
(4)落實房間配備的鮮花、水果標準及總經(jīng)理名片、致意卡等;
(5)落實參會嘉賓是否乘專梯，客人是否分批到達;
(6)負責會議嘉賓報到時房卡的分發(fā)等。
2、會議排房
按會議接待要求安排相應的房間，在房類資源充足的情況下，房間安排力求集中，同時也可選擇安排同類客房中處于最佳狀態(tài)的房間。
3、會議空房
確認會議定房，落實好具體房間后，將預定內(nèi)容輸入電腦并確定房號。
4、會議嘉賓入住
(1)在會議客人到店前一天，與銷售部就會議接待用房事宜進行核實，至少前一天排房，做好一切賓客入住前的準備工作;
(2)會議賓客到達前，準備好房卡及團隊會議分發(fā)一覽表;對于重要客人，可將房卡、歡迎卡、登記表等送到大堂副理處，由當值大堂副理在客人到達前檢查房間，確保房間處于正常狀態(tài);
(3)當會議賓客抵店后，按會議接待安排及正常接待程序為客人辦理入住手續(xù)，并由行李員及時運送客人的行李。若遇問題，及時與銷售部會議接待負責人聯(lián)系。
5、會議嘉賓離店
(1)禮賓官接待信息，應及時協(xié)助客人收送行李;
(2)前臺收銀處快速結(jié)賬;
(3)協(xié)助客人安排好車輛。
6、關注重要賓客的消費習慣，收集整理客史資料。
三、餐飲部接待程序
餐飲部接到由市場銷售部下發(fā)的會議接待通知單后，應做到：
1、會議接待前期工作
(1)做好記錄，根據(jù)會議接待通知單，準確掌握會議的舉辦單位、時間、地點、人數(shù)、形式、接待標準及有關特殊要求并將接待信息逐級傳遞;
(2)根據(jù)會議接待通知單及會務方的要求，至少提前半天布置會場;
(3)由宴會主管按賓館服務標準和客戶要求檢察會前準備情況(會議通道是否暢通、會議設施的擺放與清潔、電源音響設備的功能狀態(tài)、會場的布置質(zhì)量、服務人員的精神面貌等)，發(fā)現(xiàn)問題立即整改，力求沒有疏漏;
(4)提前兩天跟進會務方及銷售部會議聯(lián)絡人，確定會議茶歇、用餐餐標及特殊要求，并為會議客人預留用餐場所。
2、會議接待中
(1)安排優(yōu)秀禮儀人員，在會議召開前40分鐘到場，引領參會嘉賓;
(2)跟進會議服務及協(xié)助客人處理會間特殊事項;
(3)協(xié)助銷售部會議聯(lián)絡人及財務部收銀員及時理清會議帳務，準備與會務方負責人結(jié)賬。
3、會議結(jié)束
(1)宴會服務人員跟進會議結(jié)帳工作;
(2)幫助會議客人整理會議遺留物品。
4、會議用餐及送別
(1)引領會議客人用餐，并提供優(yōu)質(zhì)服務;
(2)做好餐飲帳務的結(jié)賬工作。
5、送別
(1)恭送會議客人，為賓客留下美好感受;
(2)客人離店后，若遺留下貴重物品，應盡快聯(lián)系交換客人。
6、整理會議客戶資料，總結(jié)會議接待得失。
四、其他相關部門請參照銷售部所下發(fā)會議接待通知單，做好相應接待工作。
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