有限公司合同管理辦法

時間：2022-07-04 15:02:16 合同法規

有限公司合同管理辦法

　　為規范有限公司合同管理，明確管理職責，界定管理層面，防范經營風險，提高管理效能。如下是為大家收集的有限公司合同管理辦法，僅供參考閱讀!

有限公司合同管理辦法

　　有限公司合同管理辦法1

　　第一章總則

　　第一條為規范有限公司合同管理，維護企業合法權益，提高企業經濟效益，根據《中華人民共和國合同法》(以下簡稱《合同法》)及其他法律法規的規定，特制定本辦法。

　　第二條本辦法所指的合同，是公司及所屬各單位和控股子公司根據《合同法》及其他法律法規的規定，以公司法人名義對外簽訂的合同(包括具有合同性質的意向書、協議書、責任書、公司章程等)。

　　第三條公司合同管理是指對合同的審批、檢查、考核、監督和管理，包括資信調查、意向接觸、商務談判，合同的簽訂、履行、變更與解除及糾紛處理等全過程的管理。

　　第四條公司的合同管理實行歸口簽訂、分級管理制度，法人委托制度，合同專用章制度和其他基礎管理制度等。

　　第五條合同管理是企業生產經營管理活動的一項重要內容，各單位應強化合同管理各項職能，認真落實合同管理各項制度，嚴格遵守、切實執行本制度。

　　第二章管理機構及職責

　　第六條公司的合同管理機構是公司法律顧問室。

　　公司所屬分支機構及控股子公司應根據本單位實際情況，設立合同管理機構或指定部門歸口管理，各主要業務部門應有合同管理人員、合同承辦人員。

　　第七條公司合同執行兩級管理制度。

　　公司本部及所屬部門的各類合同和公司各分支機構、控股子公司的對外合資合作(公司章程)、聯營協作、承包租賃、借貸擔保、技術轉讓、財產保險、等重大合同由公司合同管理機構統一負責管理，

　　合同文本主辦單位應備有一份，實行兩級共管;日常性購銷合同和一般性項目合同等由各分支機構、控股子公司合同管理機構負責管理。

　　第八條公司合同管理機構的主要職責是：

　　(一)制訂完善合同管理制度.提高合同管理水平;

　　(二)監督和檢查公司本部(含所屬部門)及各分支機構、控股子公司合同的簽訂、履行合同及合同管理情況，對存在問題提出整改意見;

　　(三)負責審查第七條所列權責范圍內的合同，為合同簽訂部門提供必要的法律幫助;

　　(四)參與公司重大合同的起草、招投標、談判、簽約、履行和糾紛等工作;

　　(五)配合有關部門辦理合同的報批、報備、鑒證、公證等事項;

　　(六)負責公司及控股子公司合同管理人員的培訓、考核，提高業務素質;

　　(七)負責合同管理工作的考核、評比、總結和交流。

　　第九條公司各分支機構、控股子公司合同管理機構或歸口管理部門的職責是：

　　(一)負責制定本單位合同管理實施細則等有關管理制度;

　　(二)負責審查本單位的合同，對需要報請公司審批、備案，或需鑒證、公證的合同，辦理申報手續;

　　(三)負責本單位合同管理人員的培訓、考核工作;

　　(四)負責或參與合同糾紛事宜的處理;

　　(五)負責合同的資料匯總、分類、歸檔保管及有關臺帳的設立、統計和上報等基礎工作;

　　(六)配合公司法律顧問室的工作，并提供必要的協助。

　　第十條合同承辦人員的主要職責

　　(一)按委托范圍和權限辦理合同的簽訂、變更、解除等有關事宜;

　　(二)按規定程序提請有關方面審查所經辦的合同;

　　(三)對所簽合同負有認真執行的責任，隨時檢查合同履行情況;

　　(四)對合同履行過程中發生的問題和糾紛應采取必要措施，并及時匯報，維護企業的合法權益;

　　(五)保管與合同有關的資料。

　　如合同書、信函、數據電文(包括電傳、傳真、電子數據文件等)、電話記錄和對方當事人資信等材料。

　　合同履行完成后及時整理移交給合同管理員歸檔;

　　(六)負責或參與合同糾紛事宜的處理;

　　(七)協助配合公司法律顧問室工作。

　　第十一條兼職合同管理員的主要職責：

　　(一)參與有關合同的談判和協助合同承辦人員起草和簽訂合同;

　　(二)負責合同的初步審查，防止不完善或不合法的合同出現;

　　(三)檢查合同的簽訂和履行情況，發現問題及時整改或向有關部門反映;

　　(四)負責建立本單位合同檔案、臺帳、統計和上報工作;

　　(五)負責本部門合同專用章的保管，并做好合同專用章使用登記;

　　(六)參加合同糾紛事宜的處理;

　　(七)協助配合公司法律顧問室的工作。

　　第十二條合同管理員、合同承辦人員必須經公司法律顧問室考核批準后擔任。

　　考核內容包括：對經濟合同法和有關法津的理解、掌握與運用能力和合同管理水平。

　　第三章合同的簽訂

　　第十三條簽訂合同必須遵守國家法律法規和政策，貫徹平等互利、協商一致、等價有償、誠實信用的原則。

　　第十四條凡進行商品交易或經濟協作活動，除即時清結、無風險外，都必須簽訂書面合同。

　　合同當事人協商一致同意修改、變更、解除合同的文書、信函、傳真、電子郵件等，視為合同的組成部分。

　　第十五條簽訂合同必須以企業法人名義，必須經企業法定代表人授權委托，必須按照規定的權限和程序經過批準，必須使用企業法人公章或合同專用章。

　　按合同性質應當使用企業法人公章或須經公司法定代表人簽章的，應按合同涉及的內容報相應合同管理機構審查，并經法人代表或委托人批準，方可簽訂。

　　第十六條在合同簽訂之前，合同主辦部門應當進行審查，認真調查、了解對方當事人的情況，包括但不限于：

　　(一)審查工商執照或個人身份證明、授權委托書等，審查對方當事人是否具有簽訂合同的主體資格和代理權限，合同內容是否符合經營范圍;

　　(二)凡涉及須經國家行政許可的產品和勞務，應查明對方當事人是否具有經營、安全等資格，并要求對方當事人提供經營、安全等許可證書;

　　(三)了解對方當事人的主營業務、經營業績、財務狀況、資信狀況(提供資產負債表、開戶銀行出具的資金證明和注冊會計師的驗資報告等)、技術水平、產品質量和實際履約能力等;

　　(四)對技術、建筑、聯營、兼并、合資、合作等重要合同應進行必要的可行性調查。

　　擔保合同，必須查明保證人的保證資格和保證能力，被保證人的償還債務能力，對抵押、質押、留置的財產應查明其權利歸屬。

　　第十七條合同的內容應當具備以下主要條款：

　　(一)當事人的名稱(或姓名)和住所。

　　保證合同主體真實、合法;

　　(二)合同標的。

　　必須符合國家法律法規和有關規定的要求;

　　(三)數量和質量。

　　應符合國家計量法規和質量法規之規定，寫明計量單位、計量方法、正負尾差、合理磅差、自然損耗等，寫明質量標準、技術要求、檢測和驗收方法及質量責任等;

　　(四)價款或酬金。

　　應符合國家物價法規和金融法規，寫明總價、單價、支付日期、結算方式等;

　　(五)履行的期限、地點和方式。

　　履行日期應標明年、月、日，分期履行的應標明分期履行之數量，履行地點應慎重選擇，標明全稱，屬于代運制的應明確使用何種運輸工具及運輸費用的承擔者;

　　(六)違約責任。

　　有法定違約規定的標明適用法定違約規定，其它的應寫明違約金的數額或計算方法，同時應明確哪些情形屬于違約，應承擔何種違約責任;

　　(七)依照法律規定或合同性質必須具備的條款。

　　(八)解決合同糾紛的條款。

　　應注明糾紛協商不成時采取訴訟或仲裁方法解決，慎重選擇訴訟地或仲裁地，盡量爭取我方所在地為管轄地。

　　(九)當事人雙方約定并協商一致的其它條款。

　　(十)法律規定的或按合同性質必須具備的條款。

　　第十八條合同簽約時，應寫明合同的有效期限、簽約地點、日期、簽約各方的全稱，并由簽約代表簽名并加蓋簽約各方的公章或合同專用章，合同文本多頁的，應注意加蓋騎縫章。

　　第十九條凡須呈報上級主管部門審核、見證、批準的，或須報工商管理部門鑒證、公證處公證的合同，當事人必須在合同簽訂前辦理有關手續。

　　第二十條嚴禁公司內部職能部門、非法人單位等未經授權對外簽訂合同，或超越授權期限、授權范圍對外簽訂合同。

　　第二十一條合同文本必須清晰、完整。

　　合同份數以合同當事人的實際需要而定，合同正本交合同管理員保管，不得遺失，合同承辦人員只留合同副本或復印件。

　　凡屬公司管理的合同均應報公司法律顧問室備案，凡需經財務結算的合同，應向財務部門交送合同正本一份。

　　第四章合同的起草、審查與審批

　　第二十二條合同主辦部門起草合同時，根據合同的性質，必要時應將合同文稿報相關業務部門會審，征求相關方意見。

　　采購、銷售等業務部門采用格式文本、示范文本對外簽訂合同的，其合同文本應報公司法律事務機構審核并備案，若有修改，需重新審核、備案。

　　第二十三條合同經相關部門會審后，主辦部門應當及時填寫《合同審查表》(一式兩份)，由所在單位、部門負責人簽署意見，隨同合同文稿、附件等有關文件資料一并報送相應的法律顧問室或合同管理員審核。

　　合同簽訂后，主辦單位應將合同正本或復印件、《合同審查表》一份交由法律顧問室備案。

　　第二十四條公司及控股子公司對外簽訂的合同、協議等，涉及重組改制、投資、技術合同、租賃承包、對外融資、擔保、破產、解散等重大事項，應報公司法顧問室審核。

　　特別重大合同，由公司法律顧問室出具書面法律意見書，并報上級主管部門審查。

　　屬于一般性設備、材料、原料的購銷合同和一般性的勞務合同等，由公司分支機構、控股子公司法律顧問室負責審查，未設法律顧問室的，由指定的合同管理員進行審查。

　　第二十五條法律顧問室或合同管理員對送審的合同，應根據本辦法的規定認真審查，并簽署意見。

　　合同審查的主要內容包括：

　　(一)合同的合法性

　　1、主體合法。

　　當事人應具備簽訂、履行該合同的權利能力和行為能力;

　　2、內容合法。

　　合同內容應符合國家的法律法規、政策的強制性要求，不得損害國家、集體或第三人的利益;當事人的意思表示真實一致，不得采用欺詐、脅迫、乘人之危的手段簽訂合同，不得訂立顯失公平的合同;

　　3、形式合法。

　　凡法律、行政法規規定采取書面形式的，應當采用書面形式;

　　4、程序合法。

　　訂立合同的有關程序應符合有關法律、政策的規定。

　　(二)合同的周密性

　　1、合同的條款是否齊備;

　　2、合同的條款是否完善;

　　3、合同的文本是否規范;

　　4、合同的文字是否規范、準確;

　　5、合同的有關手續是否完備。

　　(三)合同的可行性

　　1、當事人雙方資信可靠，有履約能力;

　　2、可取得一定的社會、經濟利益;

　　3、選擇適當的保證方式;

　　4、違約責任條款的'齊備性、可行性和合理性。

　　第二十六條對合同管理部門合同審查提出的意見，主辦部門應對合同文稿加以修改完善。

　　若無法按合同管理部門提出的意見進行修改的，主辦部門應將理由向合同審查部門反饋。

　　第二十七條合同經過會稿、審查后，由主辦部門按業務的管理權限報法定代表人或其授權人批準后，方可簽訂。

　　第五章合同的履行、變更與解除

　　第二十八條合同成立生效后，各方當事人應當按照合同約定全面履行自己的義務，并應當遵循誠實信用原則，根據合同的性質、目的和交易習慣履行通知、協助、保密等義務。

　　第二十九條合同履行過程中，需要變更、解除的，應在法律規定或合同約定的條件下，在合理期限內與合同對方當事人進行協商，書面函告，限期對方答復。

　　第三十條變更、解除合同應采取書面形式(包括當事人雙方的信函、電傳等)。

　　未達成變更、解除協議或批準前，原合同仍有效，應繼續履行。

　　第三十一條合同承辦人在收到對方要求變更或解除合同的正式文件、信函后，必須及時請求領導立即處理，并在有效期限內正式答復對方。

　　因承辦人員原因逾期答復，造成嚴重后果的，承辦人員應承擔相應的責任。

　　涉及經濟糾紛復電或復函，須經合同管理部門同意后方能發出。

　　第三十二條變更、解除合同的手續所需的審批權限和程序，與原合同訂立的審批和程序相同。

　　同時應注意以下事項：

　　(一)有擔保條款的合同或擔保合同的被擔保人發生變更，應征得原擔保人同意，并在變更協議中加蓋原擔保人印章;

　　(二)經上報公司批準成立的合同，變更、解除協議達成后，需報請公司批準后，方能生效;

　　(三)經公證成立的合同，當事人之間達成變更、解除協議后，應報原公證機關備案;

　　(四)聯營、承包、租賃、涉外等合同的變更解除時，法律有規定特別程序的，應按特別程序辦理。

　　第三十三條合同的變更、解除，應符合法律的規定，因變更、解除合同而使當事人的利益遭受損失的，除法律另有規定外，有過錯的一方應承擔相應的責任。

　　雙方的責任應在變更、解除合同的協議中加以明確。

　　第三十四條發生法定可以解除合同情形的，合同承辦人員應立即報告本單位領導及合同審批人，由合同審批人在征求合同管理部門的意見后，決定是否依法解除合同。

　　依法解除合同的，合同承辦人員應書面通知對方，合同自通知到達時解除。

　　法定解除合同包括以下幾方面情形：

　　(一)因不可抗力致使不能實現合同目的;

　　(二) 在合同履行期限屆滿之前，對方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要義務;

　　(三) 對方遲延履行主要債務，經催告后在合理期限內仍未履行;

　　(四)對方的嚴重違約行為致使不能實現合同目的;

　　(五)法律規定的其他情形。

　　第六章合同糾紛的處理

　　第三十五條公司及控股子公司在履行合同過程中產生糾紛的，應按《中華人民共和國合同法》、《中華人民共和國民事訴訟法》等有關法律法規之規定，依照本辦法規定的程序妥善處理。

　　第三十六條合同糾紛由合同主辦部門負責處理。

　　涉及幾個部門(單位)的糾紛，由主要責任部門(單位)負責處理，主要責任部門(單位)不明確的，由公司或各單位合同管理部門指定。

　　負責處理糾紛的部門(單位)需法律幫助的，可提請本單位或公司法律顧問室配合或處理。

　　第三十七條處理合同糾紛的原則

　　(一)以事實為依據，以法律為準繩，法律沒有明確規定的以國家政策或合同有效條款為準。

　　(二)以雙方協商解決為基本方法，協商不成時，建議采用仲裁方式解決，同時應注意及時確認債權，防止超過訴訟時效，以及采取必要的保全措施。

　　(三)因對方責任引起的合同糾紛，應注意保障本企業合法權益不受損害，因我方責任引起的合同糾紛，應尊重對方的合法權益，主動承擔責任，并盡量采取補救措施，減少損失，因雙方責任引起的合同糾紛，應實事求是，分清責任，合情合理解決。

　　第三十八條發生合同糾紛時合同承辦人應及時向所屬部門(單位)的分管領導請示，并按有關規定協商解決。

　　對重大合同糾紛，合同承辦單位應提出處理意見，報公司法律顧問室審核，經總經理或分管領導批準后，組織實施。

　　凡需向人民法院或合同仲裁機關起訴(申請)、應訴的，應經企業法定代表人批準、授權、并明確授權范圍。

　　第三十九條凡由公司或各單位合同管理部門處理的合同糾紛，有關部門(單位)應積極配合，及時主動地提供任何必要的有關證據。

　　第四十條合同糾紛經協商達成一致意見的，應訂立書面協議，并由雙方授權代表簽字并加蓋法人公章。

　　第四十一條合同糾紛達成協議后，或合同仲裁的調解書、仲裁裁決及人民法院的調解書、判決書正式生效后，合同承辦人員應負責監督落實執行。

　　對方當事人逾期不履行已發生法律效力的調解書、仲裁裁決或判決書的，應報請公司或各單位合同管理部門依法向人民法院申請強制執行。

　　第四十二條合同糾紛處理并執行完畢后，應及時將有關材料交合同管理部門或合同管理員存檔。

　　第七章授權委托與合同專用章管理

　　第四十三條授權委托權屬企業法定代表人。

　　凡以本企業法人名義對外簽訂合同或辦理合同有關事務，必須經企業法定代表人書面授權委托。

　　第四十四條授權委托分常年委托與臨時委托兩種。

　　常年委托適用于公司日常購銷及一般性業務，每年授權一次;

　　臨時委托適用于解決特殊的重大合同事務;

　　第四十四條企業法定代表人委托代理人，屬常年委托的，應經公司法律顧問室考核合格，并按規定程序辦理合同委托代理證書后，方可從事代理活動。

　　屬臨時委托的，委托代理人應及時報公司法律顧問室備案。

　　第四十五條公司或各單位合同管理部門有權對代理人的代理活動進行檢查、監督，發現問題應及時報告法定代表人，以便及早做出相應處理。

　　第四十七條授權委托按以下程序進行：

　　(一)所在部門(單位)提出申請;

　　(二)合同管理部門審核;

　　(三)企業法定代表人授權。

　　第四十八條授權委托書應具備下列內容：

　　(一)委托人與被委托人的名稱、姓名、職務;

　　(二)委托事項;

　　(三)委托權限范圍、轉委托條件;

　　(四)委托日期及期限;

　　(五)其他法律規定或委托雙方約定的事項。

　　第四十九條委托代理人的代理行為應符合有關法律規定，不得超越代理范圍、代理權限和代理期限實施代理行為，不得損害企業利益。

　　委托代理人應對授權委托書妥善保管，防止遺失，不得將授權委托書轉借他人或挪作其他證明。

　　代理人工作調動或辭職時應將授權委托書上繳公司或各單位合同管理部門。

　　第五十條公司原則上只對采購、銷售等一般性購銷業務使用合同專用章，其它合同均采用企業公章。

　　合同專用章僅限于規定的范圍內使用，不得在其他業務范圍使用。

　　凡未加蓋企業公章或合同專用章的合同，財務部門不得辦理結算手續。

　　第五十一條合同專用章由公司合同管理部門統一編號、刻制和頒發，其他任何單位和個人嚴禁自行刻制、使用。

　　第五十二條合同專用章的使用實行專人管理，由各單位合同管理部門指定人員或業務部門合同管理員負責。

　　印章保管人應嚴格控制使用、妥善保管，對合同專用章的使用實行登記制度，登記內容包括使用日期、使用人員、簽約內容、簽約份數等有關事項。

　　合同專用章若有遺失，應立即報告合同管理部門，及時登報聲明作廢。

　　第五十三條對攜帶蓋有合同專用章的空白合同文本，必須經企業合同管理機構審核，分管領導批準，并進行登記、編號和回收，嚴防丟失。

　　第八章合同的基礎管理與檢查監督

　　第五十四條對外簽訂合同的部門(單位)應建立合同管理臺帳，臺賬的內容主要包括：序號、合同號、合同類別、合同標的(數量、金額)、簽約單位、簽約時間、履行期限、履行情況、備注等。

　　備注欄主要應記載合同的變更、注銷、調整等事項。

　　臺帳應當逐日填寫，做到準確、及時。

　　第五十五條公司及各分支機構、控股子公司應建立合同檔案管理制度，加強對合同檔案的管理。

　　合同檔案管理要求：

　　(一)每一份合同都應有一個編號，不得重復或遺漏;

　　(二)每一份合同在履行完畢之后，必須由合同管理員或承辦人員將合同檔案的文字材料加以系統整理，由合同管理部門及時歸檔;

　　檔案順序目錄為：合同正本、副本及附件、合同簽訂、履行、變更或解除等的信函、數據電文、電話記錄、視聽資料及其他有關文書，合同分批履行的情況記錄、鐵路運單、發貨單等復印件，公證、鑒證文書、視聽資料等，合同糾紛處理記錄。

　　(三)凡參與合同往來，追索貨款、合同修訂、協商、談判等活動的工作人員，對涉及合同實質性問題的情況均應有書面報告，署名后及時上交歸檔;

　　(四)合同檔案由公司及各單位檔案部門統一管理，借閱和復制合同檔案，必須辦理批準手續。

　　第五十六條公司建立《合同情況月報表》制度。

　　《合同情況月報表》公司及控股子公司合同管理部門負責管理，各業務部門應按統一表式于每月七日前將上月合同簽訂履行情況上報本單位的合同管理部門。

　　各單位應于每月十日前將《合同情況月報表》報到公司法律顧問室匯總。

　　第五十七條公司建立兩級合同檢查制度。

　　公司各分支機構、控股子公司合同管理部門每季度進行一次合同的簽訂、履行情況自查，自查情況應及時向分管領導匯報，對發現問題應提出整改意見，并督促和跟蹤落實情況;

　　公司合同管理部門每半年組織一次對公司及分支機構、控股子公司合同檢查(抽查)，并將檢查情況向公司分管領導報告，對發現問題應提出整改意見，并督促和跟蹤落實情況;

　　第五十八條凡屬于下列情形之一者，財務部門有權拒絕辦理結算手續，并及時向合同管理部門反映：

　　(一)合同文本應提交財務部門而未提交的;

　　(二)超越授權委托范圍和委托權限，或無權代理的;

　　(三)未加蓋企業公章或合同專用章的;

　　(四)合同變更手續不完整的;

　　(五)合同內容違法的;

　　(六)公司及各單位合同管理部門提請暫緩辦理的;

　　(七)財務部門認為違反財務規定的其它情形。

　　第九章考核與獎懲

　　第五十九條各單位應將合同管理工作列入經濟責任制考核范圍，作為經濟責任制考核的一項重要內容。

　　第六十條凡認真執行本辦法，對企業合同管理提出合理化建議被采納，積極維護企業合法權益，敢于揭發和抵制利用合同進行違章、違法和犯罪行為，成績顯著者，給予表彰和獎勵。

　　第六十一條對違反本辦法，不負責任，玩忽職守，給企業造成經濟損失或名譽損失，根據問題的性質、情節、后果及認識態度，分別予以批評教育、行政和經濟處分，直至提請有關機關追究刑事責任。

　　第六十二條獎懲由公司法律顧問室提出意見，報公司經理辦公會批準后執行。

　　第十章附則

　　第六十三條本辦法適用于公司及各分支機構、控股子公司。

　　各單位可以結合本單位實際，依據本辦法，制定相應的實施細則。

　　第六十四條本辦法經公司經理辦公會研究批準后生效。

　　第六十五條本辦法自發布之日起施行，本辦法施行前的有關規定與本辦法不一致的，按本辦法執行。

　　第六十六條本辦法的解釋權歸公司法律顧問室。

　　有限公司合同管理辦法2

　　第一章總則

　　第一條為統一、規范、完善集團合同管理工作和審批流程，防范集團合同風險，有效控制并維護整個集團的合法權益，集團法律事務部根據《中華人民共和國合同法》及其他有關法律法規制定本制度。

　　第二條本制度適用范圍為：集團及所屬公司對外簽訂、履行建立民事權利義務關系的各類民商事合同、協議的經濟活動(勞動合同除外)。

　　集團及所屬公司之間簽訂、履行合同參照本制度執行。

　　第三條集團及所屬公司對外簽訂、履行合同時應當做到：遵守法律，誠實守信，維護集團利益。

　　第二章合同管理職責

　　第四條集團合同管理由集團及各公司法律事務部、合同主辦部門、其它部門分別行使職權，各部門之間行使職權應遵循職責明確、相互配合、嚴禁推諉等原則。

　　第五條集團法律事務部為集團公司的合同法律審核部門，職責如下：

　　(一)負責審核集團的對外合同以及集團董事局、總經理要求審核的其他合同。

　　(二)負責制定集團合同管理制度，并根據國家合同法律法規的修改對本制度進行修改、補充;

　　(三)負責根據《合同法》解釋本合同管理規章制度;

　　(四)負責制定、修改集團統一合同范本;

　　(五)負責審查、修改、備案下屬公司的合同范本;

　　(六)負責監督、跟蹤本制度規定的由集團審核的重大合同的履行情況，對各公司日常合同的履行抽查;

　　(七)負責監督、檢查下屬公司執行本制度的情況;

　　(八)負責對集團法律事務部審核的合同的原件或復印件的存檔、備案工作;

　　(九)負責集團合同的訴訟、仲裁工作;

　　(十)指導各公司合同管理人員的工作;

　　(十一)其他由集團負責的合同管理工作。

　　第六條各公司法律事務部為本公司的合同法律審核部門，職責如下：

　　(一)負責審核本公司對外簽訂的合同、協議;

　　(二)負責合同管理工作的指導和合同管理規章制度的解釋工作;

　　(三)負責擬定、修改和解釋本公司合同示范文本;

　　(四)協助或者參與合同的談判和簽訂;

　　(五)負責合同的法律審核;

　　(六)協助辦理合同公證和抵(質)押物登記;

　　(七)負責合同的登記和保管，對應由法律事務部保存的合同做好存檔工作，對其他已審核的合同的復印件進行存檔;

　　(八)負責合同履行的監督和檢查;

　　(九)負責合同糾紛的仲裁和訴訟;

　　(十)其他相關合同管理工作。

　　各公司應當設立法律事務部門，并設置合同管理崗位。各公司如果確有困難經公司總經理同意后可以外聘律師完成合同審核管理工作。

　　第七條集團及各公司職能部門及業務部門為合同主辦部門，其職責如下：

　　(一)負責起草本部門合同;

　　(二)負責調查合同的對方當事人資信;

　　(三)負責進行合同的談判;

　　(四)負責辦理合同簽訂的內部審批手續和外部的登記、鑒證等工作;

　　(五)負責監督、跟蹤合同的履行;

　　(六)負責協調合同糾紛;

　　(七)負責保管、存檔合同;

　　(八)其他相關合同管理工作。

　　第八條合同主辦部門為最終簽約部門，其它部門應當在本部門職責和權限范圍內對合同進行審核，并協助、配合、監督合同的簽訂和履行。

　　第三章合同的審批流程

　　第九條集團及各公司內部審批流程：

　　合同主辦部門負責合同的談判和起草工作，然后依次經主管領導、法律事務部門、其他有關部門確認同意后報總裁或總經理簽字蓋章。

　　第十條法律事務部門已經提供合同范本，主辦部門僅需在合同中填寫金額、數量等基本情況的，可以不經法律事務部門審核。具體事宜由各法律事務部門規定。

　　第四章合同的簽訂

　　第十一條合同簽訂前，合同主辦部門應當對合同對方當事人進行必要的資信調查。必要時，報由公司法律事務部指派法務人員或者聘請律師協助進行。調查內容包括：

　　(一)對方當事人是否具備《中華人民共和國合同法》所規定的合同主體資格;

　　(二)合同標的涉及國家特許經營的，對方當事人是否具有相應的許可或者資質證書;

　　(三)非對方當事人本人或者法定代表人簽署合同的，代理人是否具有完全民事行為能力和代理簽署合同的合法授權;

　　(四)對方當事人是否具有履行合同的實際能力;

　　(五)對方當事人的履約信用是否良好，現時是否涉及重大經濟糾紛或者重大經濟犯罪案件;

　　(六)涉及保證擔保的，保證人是否具備《中華人民共和國擔保法》所規定的保證人資格，是否具有代為清償債務的能力;

　　(七)涉及抵押擔保的，抵押物是否屬于《中華人民共和國擔保法》所規定的可以抵押的財產，是否真實存在;

　　(八)涉及質押擔保的，質物是否屬于《中華人民共和國擔保法》所規定的可以質押的動產或者權利，是否真實存在;

　　(九)其他必要的和相關的資信信息及資料。

　　第十二條資信調查報告及調查過程中獲取的下列資料，作為合同檔案資料進行保管：

　　(一)對方當事人、保證人的身份證、戶口簿或者其他有效身份證件的復印件;

　　(二)對方當事人、保證人的《企業法人營業執照》、《事業單位法人證書》、《社會團體法人登記證書》、《營業執照》及其他有效主體資格證件的復印件;

　　(三)對方當事人的涉及國家特許經營的許可證及相應資質證書的復印件;

　　(四)對方當事人本人或者法定代表人出具的合同簽訂授權書;

　　(五)經法定會計師事務所或者審計師事務所審計的對方當事人、保證人的驗資報告、資金證明、資產負債表、損益表等資料;

　　(六)對方當事人、保證人現時涉及重大經濟糾紛或者重大經濟犯罪案件的證明材料;

　　(七)抵押物、質物的權屬、價值、存放資料;

　　(八)其他相關資料。

　　上述所列各種資料為復印件的，應當由調查人與原件核對無誤后在復印件上予以注明并簽名;無法或者不便核對原件的，應當在資信調查報告中說明原因。

　　第十三條公司簽訂合同，必須遵守國家法律法規、相關政策，貫徹平等自愿、互惠互利、協商一致、擇優簽約的原則。

　　第十四條合同談判由合同主辦部門負責;必要時，可以請求法律事務部指派法務人員參與合同談判。合同談判涉及其他部門的，其他部門應當予以積極配合和協助。

　　前款所稱合同談判，是指合同當事人對合同標的的數量和質量、合同當事人的權利和義務以及合同的條款內容等進行協商。

　　合同談判時應當爭取合同文本的起草權。取得合同文本起草權的，由合同主辦部門負責準備合同草案。

　　第十五條合同一律采用書面形式。以傳真、公文信件或者電子郵件等方式簽訂合同的，應當隨即以正式的書面合同予以確認。

　　公司有統一格式文本的，應使用格式文本;如無統一格式文本又需多次重復使用的合同文本，由合同主辦部門負責起草，經法律事務部審定后，公布使用。

　　第十六條合同對當事人權利、義務的規定必須明確、具體，合同文本用語應當準確、嚴謹、簡練、規范。合同一般應當包括以下條款：

　　(一)部首部分：當事人的一般狀況

　　載明當事人各方的全稱、簽約時間和簽約地點。訂立合同的主體是公司，不得以部門名義簽訂合同。合同當事人的名稱、法定代表人、住所、公章應當與對方當事人的有效證件等資信材料載明的情況保持一致。

　　(二)正文部分：

　　1、合同標的

　　合同標的應具有唯一性、準確性，買賣合同應詳細約定規格、型號、商標、生產廠家、等級等內容;服務合同應約定詳細的服務內容及要求;

　　對合同標的無法以文字描述的應將圖紙作為合同的附件。

　　2、數量條款

　　合同應采用國家標準的計量單位，一般應約定標的物數量，常年經銷合同無法約定確切數量的應約定數量的確定方式(如電子郵件、傳真、送貨單、發票等)。

　　3、質量條款

　　合同應包括質量標準和質量異議期。有國家標準，部門行業標準或企業標準的，應約定所采用標準的代號;化工產品等可以用指標描述的產品應約定主要指標要求(標準已涵蓋的除外);憑樣品支付的應約定樣品的產生方式及樣品存放地點。

　　4、價款或報酬條款及可能發生費用的分擔條款

　　①　價款或者報酬應在合同中明確約定金額及貨幣幣種，采用折扣形式的應約定合同的實際價款;

　　②　價款的支付方式如轉帳支票、匯票(電匯、票匯)、信用證、現金等應予以明確;

　　③　價款或報酬的支付期限應約定確切日期或約定在一定條件成就后多少日內支付。

　　5、履行期限、地點和方式及履行過程中各方義務及風險責任的劃分

　　①　履行期限應具體明確定，無法約定具體時間的，應在合同中約定履行期間的方式;

　　②　合同履行地點應力爭作對本方有利的約定，如買賣合同一般約定交貨地點為本公司倉庫或本公司的住所地;約定具體地名應明確至市轄區或縣一級;

　　③　買賣合同在合同中一般應約定交付的手續，即合同履行的標志，如運單、倉庫保管員簽單等。

　　6、合同的擔保條款

　　合同中對方當事人要求提供擔保的，應根據公司規定的程序報批且經有權確認人員簽字確認。

　　我方要求對方提供擔保的,業務部門應當審查對方提供標的'物的的真實情況和保證人的資信情況。

　　7、合同的解釋條款

　　合同文本中所有文字應具有排他性的解釋，對可能引起歧義的文字和某些非法定專用詞語應在合同中進行解釋。

　　8、根據法律或者合同性質必須具備的其他條款;

　　9、合同各方當事人共同認為必須明確的其他條款;

　　對技術類合同和其他涉及經營信息、技術信息的合同，應約定保密承諾與違反保密承諾時的違約責任。

　　履行期限1年以上的重大經濟合同應當約定合同雙方聯系制度。

　　10、違約責任及其承擔方式

　　對新客戶、情況不了解或曾有輕微違約行為的客戶，在簽約時應設置擔保。可采用保證、抵押、質押、定金等形式。

　　有法定違約金的，應按規定寫明，法律沒規定或規定不具體的，應根據《中華人民共和國合同法》作具體寫明約定的違約金數額、比例及計算方法。

　　11、解決爭議的方式

　　解決爭議的方式可選擇協商、調解、仲裁或起訴。選擇仲裁方式的，應明確約定仲裁機構的名稱。

　　選擇訴訟方式的，簽約時應優先選擇公司所在地人民法院管轄。

　　12、合同生效的條件

　　簽訂合同的批準和授權。

　　(三)結尾部分

　　雙方都必須使用合格的印章——公章或合同專用章，不得使用財務章或業務部門章等不合格印章;注明合同有效期限。

　　第十七條合同中涉及的時間，應當使用年月日形式，其中年份不得縮寫，也不得省略。

　　第十八條示范合同中未選擇的項目或者未約定的空白欄，應當填寫“無”字樣。

　　第十九條除緊急或者特殊情況外，合同文本應當打印或者印刷制成。

　　第二十條非示范文本的合同草案提供對方當事人之前或者對方當事人提供的合同文本，應當由合同主辦部門送公司法律事務部進行文本預審。

　　第二十一條合同談判達成一致簽署合同之前，合同經辦人應當按照內部審批流程將合同依次報送合同審核部門進行業務、財務、法律審核，最后經主管領導簽字確認后簽訂合同。

　　合同審核部門進行合同審核時，可以根據需要，要求合同主辦部門提供與合同簽訂有關的材料。

　　第二十二條合同的業務審核由公司相關職能管理部門或者業務部門負責，審核內容應當包括：

　　(一)技術、業務的可行性和經濟性;

　　(二)技術、業務的可靠性和操作性;

　　(三)技術、業務方面權利義務的全面性;

　　(四)技術、業務術語的準確性;

　　(五)其他相關內容。

　　第二十三條合同的財務審核由公司財務部負責，審核內容應當包括：

　　(一)資金、資產的合法合規性;

　　(二)價款或者酬金結算方式的可行性;

　　(三)當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件，資信情況;預計取得的經濟效益和可能承擔的風險;合同非正常履行時可能受到的經濟損失。

　　(四)其他相關內容。

　　第二十四條合同的法律審核由公司法律事務部負責，審核內容應當包括：

　　(一)合同主體、內容、形式、簽訂程序的合法性;包括：當事人有無簽訂、履行該合同的權利能力和行為能力;合同內容是否符合國家法律、政策和公司制度規定;當事人的意思表示是否真實、一致，權利、義務是否平等;簽約程序是否符合法律、法規的規定。

　　(二)合同條款內容的齊備性和完整性;

　　(三)合同用語的準確性和嚴密性;包括：合同應具備的條款是否齊全;當事人雙方的權利、義務是否具體、明確;文字表達是否確切無誤。

　　(四)法律風險防范措施的可行性;

　　(五)其他相關內容。

　　第二十五條合同主辦部門向合同審核部門送審合同草案時，應當給合同審核部門預留充分的審核時間。

　　合同審核部門收到合同草案后，應當及時審核，不得拖延。

　　合同審核、審查部門收到合同草案后，應當在一個工作日內審核完畢，重要疑難的合同在兩工作日內審核完畢，并一次提出全部問題要求主辦部門修改。特殊情況下，經法律事務部部長和主辦部門領導確認，合同審核應當在半日內完成。

　　第二十六條合同審核部門審核合同草案后，應當出具審核意見。

　　審核意見應當明確、具體，禁止使用“原則同意”、“基本可行”等模糊性語言;一旦使用該類用語，視為對合同草案的否定。

　　審核意見必須有審核人員和審核部門負責人的簽名。

　　第二十七條法律審核后，應當將審核意見連同合同草案退還合同主辦部門，由合同主辦部門按照公司規定的權限和程序，報送有關公司領導審批。

　　集團及所屬公司對外簽訂的合同必須經法律事務部門審核通過后簽訂，未經法律事務部門審核而簽訂合同將根據集團規定追究責任人的責任，給公司造成損失的同時承擔賠償責任。

　　第二十八條合同簽訂實行法定代表人簽署和授權委托簽訂相結合的制度。合同應當由公司法定代表人或總裁(或總經理)簽署。

　　第二十九條特殊情況下業務人員經公司授權可以對外簽訂合同。授權簽署合同的，公司應當出具加蓋公章的授權委托書，法定代表人或總經理應當簽字確認。

　　第三十條取得由公司出具的書面授權委托書后，代理人應當在授權范圍內行使簽約權。授權簽署合同的，代理人應當在“代理人”一欄簽署自己的姓名。

　　合同簽署后，由合同主辦部門報送公司公章管理部門，填寫《公章使用情況表》后，加蓋合同專用章或者公司印章。

　　未經公司授權，不得以公司職能管理部門或者業務部門名義對外簽訂合同，亦不得在合同上加蓋部門印章。

　　合同文本超過一頁的，應當對整份合同加蓋騎縫章。對于合同文本中的修改、刪除之處，合同主辦部門確定后，應蓋章確認。

　　第三十一條對方當事人對合同的簽署，由合同主辦部門按照本節規定予以要求，并確保：

　　(一)對方當事人的合同簽署人具有簽署合同的合法權利或者有效授權;

　　(二)對方當事人的合同簽署人的簽名真實;

　　(三)對方當事人為法人或者其他組織的，必須在合同上加蓋其合同專用章或者單位公章;

　　(四)合同文本修改、刪除后原則上應當重新制作，特殊原因在原合同文本上修改、刪除的，必須由對方當事人簽名蓋章確認。

　　第三十二條依照法律、行政法規或合同履行的必要性，應當辦理鑒證、公證或批準登記等手續的，法律事務部依法應及時配合辦理;

　　第五章合同履行的監督管理

　　第三十三條合同簽訂完畢以后，合同主管部門應當立即聯系有關部門準備并完成履行合同工作。

　　第三十四條合同經簽字、蓋章，且約定的生效條件成就前，不得實際履行。合同生效后，一切與合同有關的部門人員應全面、及時履行合同。

　　合同主辦部門應實施履約跟蹤統計，如有履行不及時或其他問題時，應當及時向有關部門反映，并要求按合同要求完成履行。

　　合同主辦部門應根據規定向財務部門及各審核部門提供合同正本或副本。

　　第三十五條公司任何部門或者人員發現對方當事人不按照合同約定履行的，應當立即通報合同主辦部門。

　　對方當事人不按照合同約定履行時，合同主辦部門應當在法定或者合同約定期限內以法定或者合同約定方式向對方當事人書面催促履行或者提出索賠。

　　前款所稱不按照合同約定履行，包括不能履行，不全面、不適當履行，以及不履行合同。

　　催促履行合同和索賠函件送交對方當事人之前，應當經合同管理部門法律審核。

　　第三十六條催促履行合同和索賠函件直接送達對方當事人的，應當由對方當事人簽收，簽名并注明簽收時間;對方當事人為單位的，應要求對方當事人加蓋其單位印章或者接收部門印章。

　　對方當事人拒絕簽收直接送達的前款函件的，應當使用特快專遞形式立即郵寄送達對方當事人，并應當在特快專遞詳情單上注明函件內容。

　　郵寄送達后，應當及時查詢對方當事人的簽收，并應當收存由郵遞部門蓋章確認的查詢回單。

　　第三十七條催促履行合同和索賠函件復印件、對方當事人的簽收單、特快專遞詳情單和查詢回單應當作為合同檔案資料予以保存。

　　第三十八條公司任何部門或者人員收到對方當事人提出的催促履行合同和索賠函件的，應當立即送交合同主辦部門，由合同主辦部門商同公司法律事務部處理。

　　第五章合同糾紛的處理

　　第三十九條合同發生爭議時，經辦人應依照下列程序，提請處理合同糾紛：

　　(一)合同經辦人應當做出糾紛處理意見并附相關材料，及時報告給經辦部門負責人。經辦部門依據情況及時安排人員與對方協商。

　　(二)經協商能夠達成一致的，應當按照合同簽訂程序簽訂和解協議。雙方不愿協商或者協商不成時，經辦部門與公司法律事務部協商，確定解決方案后，報公司領導決定提起訴訟。

　　(三)對方提起訴訟或我方決定提起訴訟時,合同主辦部門應將合同有關材料送交法律事務部門,其它有關部門應積極配合法律事務部工作。各公司法律事務部應將其訴訟進展情況報集團法律事務部備案。

　　第四十條對于屬于集團法律事務部處理的合同糾紛，集團法律事務部依據情況，及時提出意見，由集團總裁對該糾紛及負責處理糾紛的單位、人員的處理意見等作出批示意見。

　　第四十一條凡由法律事務部處理的合同糾紛，有關單位必須主動提供下列證據材料(原件或復印件)：

　　(一) 合同的文本(包括變更、解除合同的協議)，以及與合同有關的附件、文書、電報、圖表等;

　　(二) 出庫、提貨、托運、驗收、發票等有關憑證;

　　(三) 貨款的承付、托收憑證，有關財務財目;

　　(四) 產品的質量標準、封樣、樣品或鑒定報告;

　　(五) 有關違約的證據材料;

　　(六) 其他與處理糾紛有關的材料。

　　第四十二條合同糾紛的提出，加上與對方當事人協商處理糾紛的時間，應在法律規定的時效內(一般為2年)進行。

　　合同主辦部門應當在合同糾紛發生之日起(一般為合同到期日)6個月內將有關材料移交法律事務部門通過司法程序解決。特殊情況不能按期移交的，合同主辦部門應當提交書面材料，本部門主管領導和法律事務部同意可以不移交，但應每三個月向法律事務部門匯報一次情況。

　　第四十三條對雙方已經簽署的解決合同糾紛的協議書，有關主管機關或仲裁機關的調解書、仲裁書，在正式生效后，各單位應由專人負責該文書執行的跟蹤或履行。

　　第四十四條對方當事人逾期不履行已經發生法律效力的調解書、仲裁決定書或判決書的，承辦人應及時向主管負責人匯報。經協商無效者，由法律事務部或者公司外聘律師向人民法院申請執行。

　　第四十五條合同糾紛處理或執行完畢的，應及時通知有關單位，并將有關資料匯總、歸檔。

　　第六章合同檔案管理

　　第四十六條各公司合同主辦部門應當建立合同檔案。合同檔案是指合同談判、簽訂、變更、履行和爭議處理過程中形成的，具有查考利用價值的各種書面、電子資料等與合同有關的所有材料。具體范圍包括：

　　(一)合同正本及附件原件;

　　(二)資信調查材料;

　　(三)合同審核和審批材料;

　　(四)合同談判、簽訂、變更和履行過程中的往來函件，包括信函(含信封)、電報、傳真、電子郵件等;

　　(五)合同談判、變更和履行過程中簽訂的意向協議、補充協議、備忘錄、會議紀要等;

　　(六)爭議處理過程中形成的和解協議書、仲裁調解書、仲裁裁決書、決定書、民事裁定書、民事判決書等;。

　　(七)合同履行過程中的有關文件材料;

　　(八)其它應當存檔的相關資料。

　　合同履行完畢或合同的權利義務終止后，合同主辦部門應當及時整理合同檔案，依照合同編號，確定合同檔案資料齊全，向法律事務部提交一份材料清單，經法律事務部確認后，根據各公司檔案管理規定定期向檔案管理部門移交，由檔案管理部門裝訂立卷并予以保管。

　　第四十七條檔案管理部門應當根據合同主辦部門移交的合同原件建立檔案備案。合同主辦部門或經辦部門可以在其職能管理或者業務范圍內保存合同檔案材料的復印件。

　　第四十八條合同文本及有關資料的保管期限為合同終止后至少三年，重大合同按檔案管理有關規定隨工程項目資料歸檔保管。

　　第四十九條檔案的使用，按集團及各公司檔案及商業秘密管理的有關規定執行。

　　第七章其它規定

　　第五十條本制度由集團法律事務部依照《中華人民共和國合同法》負責解釋。

　　第五十一條本制度自發布之日起執行。

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