會議室的管理制度范本（精選12篇）
在現實社會中，我們都跟制度有著直接或間接的聯系，制度是國家法律、法令、政策的具體化，是人們行動的準則和依據。那么相關的制度到底是怎么制定的呢？下面是小編幫大家整理的會議室的管理制度范本，歡迎大家分享。
會議室的管理制度 1
為了正確、規范的使用會議室，提高會議舉辦的效率及質量，發揮會議室作用，給員工創造一個良好的辦公環境，使會議室的管理和使用更加規范化、合理化，以確保公司各類會議的`正常召開，現結合本公司的實際情況，對會議室的管理作如下規定。
第一章、管理部門及管理職責
第一條、公司會議室由公司總裁辦公室行政事務部統一管理。
第二條、總裁辦公室行政事務部職責：
(一)會議室的安排與協調;
(三)負責會前物資的準備;
(四)負責會議室使用記錄;
(五)保證室內整潔衛生、設施完好。
第三條、在會議室使用后，及時檢查，督促使用人恢復原狀。
第二章、會議室使用規定
第四條、為了避免會議室使用時發生沖突，各部門如需使用會議室，需提前一天由向總裁辦公室行政事務部提出申請，填寫會議室使用登記表，以便統一安排。
第五條、臨時召開的緊急會議需要使用會議室時，要及時通知總裁辦公室行政事務部并在會后完善登記。
第六條、如遇公司緊急及重要的會議，已申請使用會議室的部門或個人，在不能調換的情況下，公司會議優先于部門會議，部門會議之間由部門之間本著重要、緊急優先的原則協商解決。
第七條、各部門申請使用會議室時，需明確使用設備、使用時間、參加人數、以及與會后與總裁辦公室行政事務部檢查交接會議室的人員等。
第八條、會議室使用期間，請愛惜會議室的設備設施，使用部門需保持會議室的整潔，不允許有亂丟垃圾、亂扔紙屑等;請不要在桌椅上寫畫、敲擊和刻畫，請不要改變會議室設備、家具的位置，愛護會場設施(包括：麥克風、桌、椅、投影儀、屏幕、空調設施等)，使用完畢后，務必將所有移動過的桌子、椅子、白板、設施設備等還原，離開時關閉電源、空調，并通知總裁辦公室行政事務部共同檢查交接，如會議涉及使用視頻會議系統，行政部需增加設備管理員共同參與檢查交接。
第九條、使用完畢后，使用部門負責清潔會場。總裁辦公室行政事務部進行檢查,不合格者予以警告。警告三次以上，列入黑名單。
第三章、附則
第二十條、本規定自公布之日起執行。
第二十一條、未盡事宜由總裁辦公室行政事務部解釋。
會議室的管理制度 2
為了正確、規范的使用視頻會議系統，提高會議舉辦的效率及質量，發揮會議室作用，給員工創造一個良好的辦公環境，使會議室的管理和使用更加規范化、合理化，以確保公司各類會議的正常召開，現結合本公司的實際情況，對會議室的管理作如下規定。
第一章、管理部門及管理職責
第一條、公司會議室由公司行政部管理，各項目會議室由各項目行政部管理。
第二條、公司行政部職責：
(一)負責公司例會的通知;
(二)會議室的安排與協調;
(三)負責公司例會會前物資的準備;
(四)負責公司例會的.會議記錄;
(五)保證室內整潔衛生、設施完好。
第三條、在例會結束后，及時起草會議紀要，并向會議召集人落實上次例會跟蹤事項報告，一并發至各部門經理和高管的郵箱。
第二章、會議室使用規定
第四條、為了避免會議室使用時發生沖突，各部門如需使用會議室，需提前一天由向公司行政部提出申請，填寫會議室使用登記表，以便統一安排。
第五條、臨時召開的緊急會議需要使用會議室時，要及時通知公司行政部并在會后完善登記。
第六條、如遇公司緊急及重要的會議，已申請使用會議室的部門或個人，在不能調換的情況下，公司會議優先于部門會議，部門會議之間由部門之間本著重要、緊急優先的原則協商解決。
第七條、各部門申請使用會議室時，需明確使用設備、使用時間、參加人數、以及與會后與行政部門檢查交接會議室的人員等。
第八條、除公司會議特別要求提供糕點、水果、茶水等會議物資，其余會議一律不予提供;部門會議中需要準備糕點、水果、茶水等由會議組織部門自行準備，公司行政部在緊急情況下可協助準備，但費用由各部門自行協調。
第九條、會議室使用期間，請愛惜會議室的設備設施，使用部門需保持會議室的整潔，不允許有亂丟垃圾、亂扔紙屑等;請不要在桌椅上寫畫、敲擊和刻畫，請不要改變會議室設備、家具的位置，愛護會場設施(包括：麥克風、桌、椅、投影儀、屏幕、空調設施等)，使用完畢后，務必將所有移動過的桌子、椅子、白板、設施設備等還原，離開時關閉電源、空調，并通知行政部行政文員共同檢查交接，
如會議涉及使用視頻會議系統，行政部需增加設備管理員共同參與檢查交接。
第十條、使用完畢后，使用部門負責清潔會場，并與公司行政文員、設備管理員共同檢查交接后共同填寫完畢使用登記表后交行政部留檔備案。
第三章、公司視頻會議系統設備管理
第十一條、視頻會議系統主要由攝像頭、話筒、視頻會議系統服務器、會議專用電腦、圖像顯示設備(投影儀、電視機、顯示器)、音箱設備等構成。
第十二條、視頻會議系統設備是會議專用設備，除開展視頻會議外，嚴禁挪作他用。
第十三條、現公司總部與各項目、項目與項目之間均可進行會議對接。但在項目與項目之間進行對接時需通知總部行政部，由總部行政部安排專人打開總部服務器終端方可使用。
第十四條、嚴禁在視頻會議專用電腦上安裝無關軟件，系統管理員每周定期對視頻會議專用電腦做好防毒、系統清理等維護工作。
第十五條、視頻會議系統各項參數已設定好，與會人員在使用時，不得隨意更改。
第十六條、視頻會議系統設備由公司指定專人管理與維護，非工作人員請不要隨意使用有關設備，與會人員在使用過程中發現設備問題，可即時與行政部主管經理和系統管理員聯系，進行設備調整，對
于專業維修則由行政部反饋至供應商，做出故障排除及修復。
第十七條、公司各部門如要使用公司視頻會議系統，需提前1天通知公司行政部，會議當天與會部門負責人同系統管理員提前1小時到公司主會場做會議準備，隨時與分會場與會人員進行視頻和音頻的效果調試，確保視頻會議的正常使用。
第十八條、會議結束后，需將視頻會議系統各設備切斷電源，以免造成不必要的浪費和損失。
第十九條、因視頻會議使用的特殊性，仍需在使用過程中根據使用情況進一步調試，因此各部門在使用過程中如有建議或意見，請及時告知總部行政部，總部行政部將及時向供應商反饋并調整。
第四章、附則
第二十條、本規定自公布之日起執行。
第二十一條、未盡事宜由公司行政部解釋。
會議室的管理制度 3
一、目的：
會議室是公司舉行會議，接待來賓的場所，為了充分利用會議室的功能，給員工創造一個良好的辦公環境，使會議室的管理和使用更加規范化、合理化，以確保公司的各類會議的正常召開，現結合本公司的實際情況，制定本制度。
二、責任：
會議室使用管理由公司人力資源部負責，并實施監督。
三、范圍：
適用于公司所有聘用人員。
四、會議室使用細則
(一)會議室時專門用于召開會議、研討工作、接待來賓的地方，未經允許，不得挪借他用。
(二)公司會議室的管理由人力資源部統一負責，會議涉及使用的.設備及設施由指定專人負責保管、管理與調試。
(三)四樓會議室無特殊情況暫停對外使用，二樓會議室專供客戶使用，如客戶人數較少且需長期使用會議室，報人力資源部后統一安排;其他人員如需使用會議室由人力資源部統一安排，其他會議室專供公司人員開會，與供應商了解溝通使用。
(四)一樓會議室(1—9號會議室)不是重要會議都不得安排，如公司人員需與客戶溝通，盡量使用外面的會議桌。非參加會議的人員，未經允許不得隨意進入會議室。
(五)為了避免會議室使用時發生沖突，各部門如需使用會議室，需提前一天填寫事務申請表交至人力資源部，以便統一安排。公司每天都會將會議室統一上鎖，各部門人員在使用會議室時必須到前臺登記，并領取鑰匙和會議牌。
(六)臨時召開的緊急會議需要使用會議室時，要及時通知人力資源部提出申請并登記使用。
(七)各部門申請使用會議室時，需明確使用時間、參加人數等，如需提供純凈水、制作會標、擺放水果的，要在事務申請表中填寫具體內容及數量。
(八)如遇到會議室之間發生沖突的，要堅持局部服從整體的原則，公司會議優先于部門會議，部門會議之間由部門之間本著重要、緊急優先的原則自行協商解決。
(九)開會期間，請愛惜會議室的設備設施。
(十)會議進行中，請把相關的標識牌放在指定的位置。
(十一)會議結束后，相關人員應及時整理會議場地，關閉各種電器，如發現設備故障和公物損壞應及時報人力資源部，以便及時修理，保證其他會議的順利進行。
(十二)會議室的使用部門，要維持室內清潔，使用完畢后將移動的桌椅及時放回原位，以方便其他部門使用，并通知前臺。
(十三)嚴禁在會議室打牌、嬉戲打鬧、聚會等。
(十四)室內物品未經人力資源部批準，不得私自轉借他人或挪借他用，若要借用會議室的物品，需填寫事務申請表，做好相應的登記，使用完畢后，及時歸還。
會議室的管理制度 4
1、會議室，接待室是酒店進行會議，接待客戶的場所，為加強管理，規范酒店會議室、接待室的使用，給員工營造一個良好的工作環境，制定本制度。
2、酒店全部員工非接待客人和參與會議，不得隨便進入接待室和會議室。
3、酒店各個部門如需要使用會議室，要提前去總經理辦公室申請。
4、接待室有特地負責引見、款待、接送來賓。
5、任何員工不得任憑移動會議室，接待室的家具及物品。
6、任何員工不得任憑使用會議室、接待室的茶葉、咖啡、飲料等用品。
7、任何員工不得任憑拿走接待室的報刊，雜志等資料。
8、愛惜接待室、會議室的'設施。
9、會議結束，要整理睬場，保持清潔。
會議室的管理制度 5
為了正確、規范的使用會議場所，提高會議舉辦的效率及質量，發揮會議室作用，給員工制造一個良好的辦公環境，使會議室的管理和使用更加規范化、合理化，以確保公司各類會議的正常召開，現結合本公司的實際狀況，對會議室的管理作如下規定。
第一章管理部門及管理職責
第一條公司會議室由公司行政部管理，各項目會議室由各項目行政部管理。
其次條公司行政部職責：
（一）負責公司例會的通知；
（二）會議室的支配與協調；
（三）負責公司例會會前物資的預備；
（四）負責公司例會的會議記錄；
（五）保證室內干凈衛生、設施完好。
第三條在例會結束后，準時起草會議紀要，并向會議召集人落實上次例會跟蹤事項報告，一并發至各部門經理和高管的郵箱。
其次章會議室使用規定
第四條為了避開會議室使用時發生沖突，各部門如需使用會議室，需提前一天由向公司行政部提出申請，填寫會議室使用登記表，以便統一支配。
第五條臨時召開的緊急會議需要使用會議室時，要準時通知公司行政部并在會后完善登記。
第六條如遇公司緊急及重要的會議，已申請使用會議室的部門或個人，在不能調換的狀況下，公司會議優先于部門會議，部門會議之間由部門之間本著重要、緊急優先的原則協商解決。
第七條各部門申請使用會議室時，需明確使用設備、使用時間、參與人數、以及與會后與行政部門檢查交接會議室的人員等。
第八條除公司會議特殊要求供應糕點、水果、茶水等會議物資，其余會議一律不予供應；部門會議中需要預備糕點、水果、茶水等由會議組織部門自行預備，公司行政部在緊急狀況下可幫助預備，但費用由各部門自行協調。
第九條會議室使用期間，請疼惜會議室的.設備設施，使用部門需保持會議室的干凈，不允許有亂丟垃圾、亂扔紙屑等；請不要在桌椅上寫畫、敲擊和刻畫，請不要轉變會議室設備、家具的位置，愛惜會場設施（包括：麥克風、桌、椅、投影儀、屏幕、空調設施等），使用完畢后，務必將全部移動過的桌子、椅子、白板、設施設備等還原，離開時關閉電源、空調，并通知行政部行政文員共同檢查交接。
第十條使用完畢后，使用部門負責清潔會場，并與公司行政文員、設備管理員共同檢查交接后共同填寫完畢使用登記表后交行政部留檔備案。
第十一條由于部門使用不當造成的損失由使用部門擔當。
第三章附則
其次十條本規定自公布之日起執行。
其次十一條如有發覺不符合以上要求，懲罰方法按6月發布的《新路標公司員工日常行為規范》懲罰條例執行。
其次十二條未盡事宜由公司行政部解釋。
會議室的管理制度 6
醫院會議室管理制度主要涉及以下幾個方面：
1.會議室預訂與管理
2.設備使用與維護
3.會議紀律與行為規范
4.會后清理與設施恢復
5.安全與保密管理
內容概述：
1.預訂流程：明確預訂方式、時間限制、優先級規則等。
2.設備配置：詳細列出會議室配備的設備及操作指南。
3.會議紀律：規定參會人員的行為準則，如準時、保持安靜、禁止吸煙等。
4.清理與恢復：規定會議結束后的清潔標準和設施歸位要求。
5.安全措施：包括消防、急救、網絡安全等，確保會議安全無虞。
6.保密制度：對于涉及醫療敏感信息的'會議，設定嚴格的保密措施。
會議室的管理制度 7
1、客服部負責項目會議室（多功能廳）的使用管理工作。
2、客戶使用會議室時，請提前與客服聯系，填寫《客戶會議通知單》注明會議時間、地點、要求等。
3、如需懸掛橫幅、標語時，應在客服部指定的位置用大頭針釘或用膠帶粘，不可在樓道、地毯、墻壁等處張貼。
4、客戶如需要使用廳內各項專用設備、物品時，應與客服部聯系，按項目規定付費，客服部安排工程技術人員協助操作使用，如未請示，擅自使用及造成損失的.，除補交正常使用費用外還需賠償全部損失。
5、與會人員，不可在廳內吸煙、使用明火，禁止堆放雜物、亂扔果皮、紙屑、隨地吐痰及吐口香糖等，不可大聲喧嘩、嬉笑，以免影響客人辦公，違者將視情節賠償一定的清洗及損失費。
6、入住公司需要會議室時，應填《客戶會議通知單》，由客服部將單據發送有關部門，按客戶要求做好準備。如需音響設備時，由客服部通知工程部專人負責。
7、客戶如有其它儀器、設備安裝用電等要求時，由客服部征求工程部、保安部意見后，嚴格按消防安全規定實施，客戶自請工程人員操作時，應主動服從項目工程技術人員、保安人員的監督指導，違章操作并造成損失時，項目有權處以適當的經濟賠償。
8、對非入住公司租用會議室由客服部上報經理領導審定。
會議室的管理制度 8
一、目的
為加強中心會議室等場所的管理，充分發揮作用，提高利用率，增強各部門工作的計劃性和協調性，進一步節約資源，保障各類場所的正常使用。
二、適用范圍
本制度適用于單位辦公樓內404會議室、403會議室、五樓學術報告廳及其他辦公場所的管理與使用。
三、權責
（一）辦公室：全面負責會議室等場所日常管理。
1、場所預定信息接收、審核及相關調配工作；
2、場所使用時相關會場物資的準備；
3、各類場所的日常清潔維護及管理。
四、使用辦法
1、提前申請，并做好前期的相關準備；
2、在場所使用過程中，場所內所有物品（含音像及音響器材、數碼設備、裝飾品等）的保管與維護；
3、會議期間，經辦人負責會場秩序的調控，安全管理。如發生突發安全事件，按中心安全應急預案執行。
3、場所使用完畢后，場所的清潔整理。
五、具體流程及優先原則
（一）部門經辦人申請（到辦公室申請）——會議室管理員登記——辦公室部門負責人審核——經辦人及會議室管理員共同準備場所需物品——場所使用——場所清潔整理
（二）單位會場一般不外借用。特殊情況，外來單位借用會場的，按以前下流程處理；經辦人申請（向中心分管領導或者主要領導申請）——與辦公室協調安排——會議室管理員登記——辦公室部門負責人審核——經辦人及會議室管理員共同準備場所需物品——場
所使用——場所清潔整理（完清借用會場手續）
（二）相關安排：
1、重要會議、大型活動，辦公室牽頭承辦召開的各類重要會議，由相關組織部門安排人員協助會議室管理人員做好會務工作；
2、外來單位借用會議室與單位內部重要會議安排有沖突時，單位內部優先使用。各部門使用會議室按登記時間先后依次使用，如發生沖突，協調使用其他會議室或調整使用時間；
（三）申請要求：因會議等級不同，需準備會議物資，請按照以下時限執行：
六、注意事項：
(一)使用會議室等各類場所時，未經會議室管理員辦同意，不得改變設備、器材的'位置，不得將場所內的物品攜出室外。音響、話筒、調音臺等設備不得擅自動用，如需調整使用應事先征求辦公室的同意，由辦公室派專人進行調試；
（二）場所使用期間請使用部門自覺保持場所內的清潔，會后要求參會人員將垃圾帶走放入垃圾桶，及時處理場所衛生，關好門窗、空調、飲水機等設備，離開
時應確認場所門口是否鎖好。否則若造成設備和物品損壞或丟失的，則由使用部門承擔相應責任。
七、附則
（一）本辦法的修訂、解釋權由xx負責。
（二）本辦法自發布之日起施行。
會議室的管理制度 9
1、目的
為規范公司總部會議室的使用和管理，并使其制度化、合理化，更好的為公司與會人員提供優質的服務和良好的會議環境，防范會議室設備使用過程中可能存在的損壞，從而更好體現公司的整體形象，特制訂本辦法。
2、適用范圍
公司總部的各類型會議室。
3、術語
原則：歸口管理原則，分工負責原則；有效控制原則；資源共享原則，快速處理原則，責任追究原則。
4、職責
4.1公關傳播部職責
4.1.1公關傳播部負責《會議室管理操作規范》的制定（修訂），以及在制度實施的整個過程中的考核工作，督促各部門嚴格執行，保證制度的順利實施。
4.1.2公關傳播部負責各部門會議室的統一分配，嚴格結合會議性質、會議重要性等，將會議室按需求分配給各部門。
4.1.3公關傳播部負責檢查會議室內的設施、流動用品等的日常使用情況:每日定時進行會議室點檢，點檢的內容主要包含環境衛生﹑物品設施等狀態，并填寫《會議室點檢表》，詳見附件；
4.2綜合管理部職責
4.2.1綜合管理部負責會議室管理系統的制作和維護;各類電子設備和設施由綜合管理部指定專人管理調試。
4.2.2綜合管理部負責公司對會議室系統設備的要求和提出規劃及采購到位。
4.3各部門職責
4.3.1各部門負責根據會議室申請流程預定會議室，不得隨意更改已申請過的會議；
4.3.2各部門重要接待會議，由公關傳播部根據實際需要安排各項會務，各部門日常召開會議使用會議室，需自行安排會議服務人員；
4.3.3公司各部門使用會議室時有對會議室用品及衛生維護的責任，用完會議室鑰匙應立即歸還。
5、具體內容
5.1會議室使用申請流程及規定
5.1.1.為避免會議發生沖突，各部門如需使用會議室，須由相關部門進行申請，并做好登記。原則上按先后順序，如有特殊情況，需要雙方共同協商，從而達成一致。
5.1.2使用會議室的順序是先預定先使用，但如若有公司級分管副總經理以上領導需臨時使用，各相關部門必須做相應的'調換或推遲；
5.1.3.臨時召開會議需要使用會議室時，要及時向會議室負責人提出申請并登記使用情況；
5.1.4若實際情況有變，不需要使用會議室必須提前半天向會議室管理員取消預定時間；
5.1.5各部門申請使用會議室時，需明確使用時間、參加人員等，如有需要其他部門協辦的事項，請提前聯系需協辦部門領導。
5.2會議室使用及維護
5.2.1會議過程中，使用人負責維護會議室內的各類設備完好性，提醒參會人員愛護會議室內的一切設備；
5.2.2在使用過程中，一旦發現有對會議室內設施造成人為損害和資源（白板筆、紙杯等）浪費的行為，公關傳播部將對其個人進行照價賠償的處罰，情況惡劣者將按公司相關的規章制度進行處罰；
5.2.3整個會議過程中，會議組織者有責任維護會議室內的環境衛生；
5.2.4會議結束后，會議組織者負責將會議室內的廢棄物收拾整潔，恢復會前使用狀態，如未做整理或整理不到位者，次數達三次以上，將進行通報批評；
5.2.5會議結束后，會議組織者負責通知會議管理員清點會議室固定資產，確保設備完好,會議組織者方可離開；
5.2.6會議組織者會前應對會場進行檢查，如發現物品損壞和丟失，要及時與公關傳播部聯系，如不上報，則承擔全部責任。
5.2.7在使用期間，在會議室發生的任何事故和意外責任由使用部門承擔。
6、考核措施
6.1各職能部門不按規定私自使用會議室時，將給予各事業部綜合管理部負責人負激勵100元/次(臨時緊急性會議需電話通知后方可使用)；
6.2各職能部門在會議期間桌椅等設備有破損的，每一處將給予組織會議的負責人負激勵200元；會后物品擺放不整齊、垃圾不清理、鑰匙不及時歸還的，給予各會議組織部門負責人負激勵100元；
6.3未經允許隨意調試造成電器等音響設備損壞影響會議使用情況的，每一次將給予各事業部綜合管理部負責人或職能部門負責人負激勵200-500元；損壞物品、器材需按原價1.5倍賠償；
7、附則
7.1本制度由公關傳播部負責解釋；
7.2本制度自簽發之日起生效；
8、附件
附件
一、《會議使用登記表》。
二、《會議分配明細表》
三、《會議點檢表》
會議室的管理制度 10
為充分利用會議室的功能，使會議室的管理和使用更加規范化、合理化，現結合學校的實際狀況，制定本制度。
一、會議室是專門用于召開會議、開展研討活動的地方，未經允許，不得挪作他用。
二、學校各會議室的.管理由辦公室統一負責，各類設備、設施由資料中心管理、調試。
三、為了避免會議發生沖突，各處室如需要使用會議室，需提前通知辦公室，以便統一安排。
四、臨時召開的短時會議或教研活動需要占用會議室時，要及時向辦公室提出申請并登記。
五、各處室申請使用會議室時，需明確使用時刻、參加人員等，如有需要音響、電教等設備應及時與資料中心聯系，以便提前準備，確保會議或研討活動順利進行。
六、會議或研討活動期間，要愛惜會議室的設備及物品，如電腦、投影儀、電視、VCD等貴重物品由專人負責操作，其他人不得擅自使用和操作。
七、使用會議室的處室，要維持室內清潔，使用完畢后及時清理，將移動的桌椅及時放回原位。
八、會議結束后，相關人員應及時關掉門窗，關掉或通知資料中心關掉各種電器，如發現設備故障和公物損壞應及時報辦公室，以便及時修理，保證其他會議的準時進行。
會議室的管理制度 11
會議室是學校專門用于召開學術報告、會議、培訓、組織活動和接待客人的場所，為了充分利用會議室的功能，使會議室的管理和使用更加規范化、合理化，以確保各類會議的正常召開，特制定本規定。
1、會議室實行提前預約制度。為避免會議發生沖突，相關人員（部門）使用會議室，須提前3天通知總務處，填寫《會議室使用申請表》，以便統一安排。臨時召開的緊急會議需用會議室時，要及時向總務處提出申請并在會后進行補辦相關登記。各部門使用會議室使用時領取會議室鑰匙。
2、各部門申請使用會議室時，需明確使用時間、參加會議人數等，如有需總務處協辦的事項請提前注明，總務處可根據實際情況做好相關工作的的準備工作。如需使用會議室的設備，應提前向總務處說明，以便提前準備，確保會議順利進行。
3、如遇會議之間發生沖突，要堅持局部服從整體的原則，學校會議優先于部門會議，部門會議之間本著重要、緊急優先的原則自行協商解決。
4、使用會議室的部門，必須愛護會議室的設施，保持會議室清潔。用后應及時整理：檢查安全（電源），關好窗、空調，鎖好門，將鑰匙交還總務處。
5、開會期間，請愛惜會議室的設備及物品，自覺保持衛生，禁止吸煙，禁止亂扔紙屑，盡量保持室內清潔。
6、會議結束后，使用人應進行必要的`檢查，關閉會議室內各種電器設備的電源，特別注意必須等待投影儀散熱，指示燈變紅后方可切斷電源，關好門窗。相關人員及時整理會議場地，如發現設備故障或公務損壞及時報至總務處，及時維修，確保其他會議的準時進行。安全責任人為申請者所屬處室主任或系部主任。
7、與會人員要愛護會議室內的公共設施，損壞賠償，任何部門和個人未經總務處同意不得將會議室的各種設施拿出會議室或轉做他用。
8、平時衛生由學校衛生員每天早晨負責打掃。會議室活動結束后，由學校衛生員對會議室進行清掃和整理，將移動的桌椅及時放回原位（必要時請相關部門協助幫忙），以方便其他部門使用。
9、當組織活動或培訓時，由活動的組織者臨時負責會議室衛生及設備安全。任課教師使用會議室，要安排學生課后做衛生。
會議室的管理制度 12
為了加強會議室的管理，保證各類會議的順當召開及規范有序使用，提高會議室的利用率，特制定會議室管理規定。
一、會議室的管理，由局辦公室負責。各科室支配的'各種會議需提前登記，由辦公室負責支配時間，避開發生沖突。
二、辦公室按每周會議支配表提前預備好會議室。準時做好會議室內設施設備、會務方面的一切支配。做到會議室潔凈干凈，桌椅排放整齊，按會議需要備好茶杯，飲用水，會后準時打掃清理。
三、凡使用會議室的科室負責會議室內席簽擺放及座次的支配，供應會議用品，使用人員應愛惜會議室的公共設備，會議室內不得隨便亂貼亂畫。
四、會議室的衛生、照明、空調、設備的使用及管理由辦公室負責。會議室配置的設備、桌椅未經許可，不得隨便搬動挪作它用。
五、會議室使用完畢后，應隨時關閉門、窗和全部設施設備電源，切實做好防火、防盜及其他安全工作，如因會服人員造成的損失將追究個人的責任。
六、會服人員須嚴格按管理處各項規章制度，努力做好服務及協調工作，保障各類會議、接待活動的正常進行。
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