關于檔案的管理制度（精選22篇）
在現實社會中，我們可以接觸到制度的地方越來越多，制度是指要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則。擬起制度來就毫無頭緒？下面是小編收集整理的關于檔案的管理制度（精選22篇），希望能夠幫助到大家。
檔案的管理制度 1
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司設立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規范化的要求，并逐步實現電子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的'文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產經營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、檔案管理員要對公司安全生產相關文件資料專門建檔。進行管理。
五、立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
六、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、檔案室要保持整潔衛生，認真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經常核對文件檔案資料，發現問題及時處理、報告并做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領導批準，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信并經本公司分管領導批準后，方可查閱;公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復印檔案，公司檔案管理員都必須如實進行登記，注清查閱時間、查閱內容、查閱人姓名、批準領導、是否復印等相關內容。
八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設鎖，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。
檔案的管理制度 2
一、 為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
二、 歸檔范圍
公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、 公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。
四、 檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
五、 資料的收集與整理
1. 公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2. 在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。
3. 凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。
4. 各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5. 檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、 資料的.分類與歸檔
1. 公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。
2. 公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。
七、 檔案的借閱
1. 總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。
2. 因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。
3. 公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借;秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準。總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執行。
4. 檔案借閱者必須做到：
�、� 愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
�、� 注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
八、 檔案的銷毀
1. 公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。
2. 當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執行。
3. 凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀;一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。
4. 經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5. 在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷毀。
檔案的管理制度 3
第一條 為加強公司行政事務管理，理順公司內部關系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規定。
第二條 公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整。結案后及時交專職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
第三條 凡本公司繕印發出的公文一律由辦公室統一收集管理。
第四條 檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全。
第五條 歸檔范圍：
1、公司的規劃、年度計劃、統計資料、科學技術、財務審計、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委任書、協議、合同、項目方案等具有參考價值的文件材料。
2、本公司的請示與上級機關的批復以及對外的正式發文與有關單位來往的文書。
3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的'剪報、照片、錄音、錄像等。
第六條 檔案的借閱與索�。�
1、借閱檔案要認真填寫《借閱檔案登記薄》。
2、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經理批準方可摘錄和復制，一般內部檔原因總經理辦公室主任批準方可摘錄和復制。
3、歸還檔案時，檔案管理人員要嚴格檢查，如發現遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責任，并及時報告公司主管領導。
第六條 檔案的銷毀：
1、任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料。
2、若按規定需要銷毀時，必須編制《檔案銷毀清冊》，屬密級檔案須經總經理批準后方可銷毀，一般內部檔案，須經公司辦公室主任批準核對清楚后方可銷毀。
3、經批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監督銷毀。
檔案的管理制度 4
1、檔案管理在校長、副校長的領導下，由辦公室具體抓好檔案建設工作。
2、檔案管理人員要認真學習有關檔案管理的法律法規，學習并熟悉檔案管理。
3、檔案管理人員要嚴守有關檔案機密，確保檔案工作的嚴密性。
4、檔案管理人員要堅守工作崗位，按時登記和整理相關資料歸檔，確保來件及時收存、及時歸類。
5、學籍檔案、“兩基”檔案、教師業務檔案、行政檔案等按習水縣教育局關于檔案管理的相關要求，制定管理措施，分門別類地完善工作，特別是加強教師業務檔案的完善工作，確保學校檔案能真實、客觀地記載教職工的工作情況。
6、學校檔案分門別類專柜管理，劃撥一定資金添置檔案設施，力求各類檔案放置有序、查找方便、管理順當。
7、每學期期末是整理和完善檔案的終結時間，各部門、各處、要認真收集開展工作的'相關文字資料、圖片、表冊等整理，移交辦公室存檔。
8、檔案管理人員必須熟悉檔案的建設情況，對外調檔案做到：“取一件、記一件、還一件、裝一件”，并負責追回外調時間較長的檔案，保證檔案不流失。
檔案的管理制度 5
檔案工作人員要有高度責任心。在檔案管理工作中，嚴格遵守以下制度：
一、檔案歸檔制度
為了將本單位檔案完整齊全地收集、保管起來，建立起內容豐富、結構合理的館、室藏結構，更好地為單位業務工作和其他工作服務，制定本制度。
�。ㄒ唬w檔范圍
凡是反映本單位工作或業務活動以及其他具有查考利用價值的各種門類、各種載體的文件材料，均屬歸檔之范圍。
1、上級機關制發的屬于本單位主管業務并需執行的文件，普發的非主管業務但需執行的法規性文件，上級召開的需貫徹執行的會議主要文件以及上級領導針對本單位的重要講話、指示等。
2、本單位黨、政、工、團、人事、財會、保衛、基建和業務（經濟）、科技等工作以及各內部機構形成的有查考、利用價值的文件材料。
3、同級單位和非隸屬單位制發需要執行，業務或工作聯系密切以及檢查本單位工作制發或形成的主要文件。
4、直屬下級單位報送的重要的工作計劃、總結、請示、干部任免、典型材料、統計報表和法規性備案文件材料。
5、本單位重要活動，重大事件以及專門業務形成的文字材料、照片、音像等。
6、單位和個人其他有重要保存價值的文件、資料、圖書、實物等。
�。ǘw檔時間
需要歸檔的文件材料，一般按年度進行整理、歸檔。即須在當年上半年內，將上一年度本單位形成的以及其他屬于歸檔范圍的各種載體的文件、材料，按照規定，收集齊全，整理立卷，再由檔案人員進行規范整理和實行集中保管。
對于專業方面的專門文件、特殊載體的文件如基建檔案等，可以適當延長收集歸檔時間，但也要在辦理完畢后及時收集、整理、歸檔。
�。ㄈn的基本要求
1、歸檔進室的文件材料須齊全、完整、準確，即每年需歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件頁數等，不得殘缺不齊。
2、歸檔進室的文件材料應系統、條理、規范，即符合文件的自然形成規律，保管期限區分準確、分類科學、組卷合理，卷內文件排列有序、條理清楚。
3、歸檔進室的案卷技術加工符合要求，即案卷封面填寫內容齊全準確，格式規范，統一打��；案卷裝訂整齊美觀，案卷排列及編號符合規定。
4、機關單位發文應普遍建立“兩套制”；機關、團體、企事業單位及撤銷單位的檔案都要按照國家規定，定期向區檔案館移交。
二、檔案保管制度
檔案是黨和國家的寶貴財富，為維護檔案的完整與安全，制定本制度。
�。ㄒ唬└鶕４鏅n案的數量，必須設置使用的專門檔案庫房、檔案柜和檔案用具。庫房要堅固、安全、適用，并有防盜、防塵、防高溫、防火、防潮、防強光、防鼠、防蟲等設施。
（二）注重采用科學的現代化的'檔案保管，利用高技術手段、管理方法和設施設備，上等級和有條件的應配備去濕機、空調和微機等現代化設備，努力延長檔案的使用壽命，保證檔案的安全保存和更好利用。
�。ㄈ┙邮諜n案必須認真驗收，并辦理交接手續，對接收和移出的檔案要及時登記和統計，并進行規范化整理，保證檔案完整、系統。
�。ㄋ模┳龊脵n案庫房管理工作，保證庫房內檔案柜架和檔案排放、編號合理有序，便于保管和利用，嚴禁吸煙和存放易燃、易爆物品及其它雜物。
（五）保證庫房內溫濕度符合國家規定的標準（溫度14－24℃，濕度45－65％）。
（六）對保管的檔案要每年進行一次小檢查，年終進行一次大檢查，發現蟲蛀、霉變、損壞、丟失檔案等現象要及時報告領導，并積極采取措施予以處理。
�。ㄆ撸┮ㄆ趯觳貦n案進行清點核對，做到帳務相符，對損壞和模糊不清的檔案要及時搶救和修復。
三、檔案保密制度
做好檔案保密工作，是每個檔案工作者的神圣職責，為確保黨和國家的安全，制定本制度。
（一）檔案工作人員要努力學習馬列主義、毛澤東思想，學習黨的方針政策，增強黨性觀念，在政治上與黨中央保持高度一致。
�。ǘ﹪栏褡袷亍稒n案法》和《保密法》的規定，做好檔案的安全、保衛、保密工作，做到不該說的不說，不該記的不記，不在任何地方和任何人面前談論檔案中涉及黨和國家機密的有關內容。
�。ㄈ﹪栏駡绦袡n案的查（借）閱制度，對不符合正當手續的利用者，不查檔不借檔。檔案人員不經領導批準，不允許擅自為自己的親戚朋友提供檔案資料。
（四）工作人員不準私自將檔案帶出館、室外，不準帶領非本館、室工作人員入庫房。
（五）工作人員閱卷要堅持隨用隨提，下班時應及時入庫，未使用完畢的，可暫入柜或抽屜，嚴禁堆放在桌面上。
（六）對違犯本制度者，視情節輕重給予相應的批評教育和行政處分；構成失泄密罪的，依法追究刑事責任。
四、檔案資料查（借）閱制度
檔案利用服務是檔案工作的根本目的，為了做好檔案利用服務工作，充分發揮檔案的作用，同時確保檔案的安全，防止檔案的泄密和損壞，制定本制度。
�。ㄒ唬┎闄n案人員須持本單位介紹信，注明查檔人身份，查檔范圍和目的，方予接待；利用已開放的檔案，持身份證即可。
�。ǘ┎殚啓C密檔案和重要檔案，必須經主要領導批準后，方可查閱。
（三）檔案資料一般不予借出館、室外使用，如特殊情況非借出不可，需按規定辦理借閱手續，借出的檔案不得超過三天，逾期需要重新辦理借閱手續。
（四）查閱人員必須填寫《檔案借閱登記表》，利用檔案后，均應填寫和效果記錄。
�。ㄎ澹┎殚啓n案的人員，要愛護檔案，不準擅自摘錄、拍照、復制和互相轉閱，不準圈劃、涂改、撕頁和拆卷，對損壞檔案者，要追究其責任。
（六）查檔者取證檔案須經批準后，方可復制（手抄、打字、復印、拍照等），經核對無誤后，蓋章生效。
（七）查檔人員要嚴格遵守本館、室的規章制度，館、室內禁止吸煙，在閱覽室閱卷時不準喝水，以免損壞檔案，不準大聲喧嘩，影響他人閱覽；要注意閱覽室內衛生，愛護公共財物。
�。ò耍├脵n案者要按規定交納檔案保護費、復制費和取證費。
�。ň牛n案工作人員要端正工作態度，積極為利用者服務，嚴格執行各項檔案利用制度，做好檔案的監護工作，確保檔案的完整與安全。
檔案的管理制度 6
一、 總則
集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為規范集團檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
1、凡集團總部各部門、各分子公司在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規定定期向集團行政人事部提交備份，從而保證集團行政部作為集團檔案管理對口部門檔案資料的完整性、延續性、真實性。
2、集團總部行政人事部負責集團檔案管理、文書立卷的工作，并對各分子公司檔案管理工作進行監督、指導。各分子公司負責人應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。
二、歸檔范圍
1、凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等)均屬歸檔范圍。
2、公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料
3、公司股東會、董事會、監事會形成的文件材料;
4、資金借貸、業務往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯系函件等)
5、政府、項目批文、合同;
6、公司制度體系、會議紀要、內部發文(包含總經理批示后的各項工作流程、公司決定等);
7、工程進度計劃控制文件(含各業務單位往來函件等)、工程初設、修改、竣工圖紙;
8、各分子公司及集團總部各部門年度工作計劃及資金計劃;
9、公司簽定的各類合同(含商品房買賣合同);
10、公司有效證照、證件、印章;
11、具有法律效力及保存價值的文件;
12、公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等;
13、員工電腦中與公司有關的電子版資料、文件等;
14、集團、各分子公司獲得的社會榮譽資料;
15、其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料，上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。
三、立卷歸檔要求
1、集團行政人事部應即時做好檔案歸檔分類保管;各分子公司應在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向集團行政人事部提交備份。
2、集團各部門應及時向行政人事部移交發生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續;各分子必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的備份文件材料。
3、各分子公司向集團行政人事部提交備份檔案時，要嚴格履行移交手續，按文件材料分類造冊，隨移交備份檔案提供兩聯清單，注明移交人，待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯清單備查。
4、歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：
(1)歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。
(2)在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開;文電應全在一立卷。
(3)卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;
(4)卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。
(5)按各類檔案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內;卷內文件目錄放在卷目。
(6)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。
四、 檔案保管期限
1、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。
2、確定集團檔案保管期限的原則
(1)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。
(2)凡是反映公司一般活動，在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。
(3)凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。
五、檔案保密級別
1、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密二級。檔案的.密級由檔案提交人提議， 行政人事部經理核定密級。
2、有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室;有密級檔案復制時，需經辦公室主任(行政人事部經理)及副總以上領導批準。
3、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經辦公室主任(集團行政人事部經理)及副總以上級領導批準。
4、對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任(集團行政人事部經理)鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。
六、檔案的借閱
1、各部門因工作需要，借閱本部門的業務檔案需經本部門領導批準，然后到檔案管理員處填寫檔案調閱登記簿，方可借閱。
2、公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門同意或辦公室主任(集團行政人事部經理)批準。
3、借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。
4、借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經辦公室主任(集團行政人事部經理)批準。
5、有密級的檔案調閱、復制時均需辦公室主任(行政人事部經理)及副總以上領導批準。
6、借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。
7、借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失。
8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關保密規定辦理。
七、電腦檔案的管理
1、 所有員工使用的電腦必須指定專門的區域存放公司相關的文件、資料，在指定存放區域里設定工作人員專用文件夾，使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設定子文件夾分類存放。
2、各分子公司辦公室主任(集團行政人事部經理)即為電腦檔案管理責任人。公司所有員工須到電腦管理責任人處對存檔電腦區域、文件夾名稱進行如實登記;各電腦檔案管理責任人須定時對本單位的電腦按照登記存放區域進行檢查。
八、檔案的鑒定與銷毀
1、集團行政人事部定期對所保存的檔案進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規定進行銷毀。
2、檔案鑒定工作由集團行政人事部經理主持，有關部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。
3、檔案材料鑒定小組審定，并經集團總裁批準后，方可銷毀。
4、銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽字。
九、罰則
1、集團各分子公司凡違反本制度，無故延期或不交應歸檔的備份文件材料的，一經發現，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其文件部門負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以集團內通報批評。
2、集團所有員工凡違反制度第六條第4項，泄露公司檔案秘密的，涂改、拆散或未經辦公室主任(集團行政部經理)批準轉借、復印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門領導和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評;如造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其法律責任。
3、集團所有員工凡違反本制度第六條第6項，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。
4、集團所有員工凡違反本制度第六條第7項，遺失檔案的，應立即報告，如因遺失檔案，泄露公司商業秘密，造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其相關責任。
5、檔案管理員丟失、規范檔案調閱流程或擅自提供泄漏檔案機密，應根據情節輕重，給予紀律處分及相應罰款，直至依法追究法律責任。
6、集團所有員工凡違反本制度第七條，不按規定存放電腦檔案，不按規定接受檢查者給予相應的紀律處分及罰款。
十、附則
1、本制度自20xx年9月1日生效。
2、本制度由集團行政人事部負責解釋。
3、各子公司應根據本制度，結合本單位的實際情況，制定具體實施細則。
4、以往的相關規定與本辦法不一致的，以本制度為準。
十一、附件：
集團各分子公司各部門存檔及備案范圍
檔案的管理制度 7
一、認真執行《歸檔文件整理規則》的規定，堅持以件為單位進行整理。
二、遵循文件的形成規律，保持文件之間的.有機聯系，使整理后的檔案便于保管和利用。
三、注意區分檔案的不同價值，制定單位檔案保管期限表，使重要的檔案得到重點保護。
四、按照“年度—機構”分類法編制單位檔案分類大綱。
五、歸檔文件要及時編目、裝盒，認真填寫盒脊項目與備考表。
六、檔號編制必須做到不重、不缺、不變、不繁。
檔案的管理制度 8
一、目的
為規范公司各職能部門的檔案管理工作，確保檔案保管安全，發揮檔案價值，更好地為公司各項工作服務，現根據《中華人民共和國檔案法》，結合公司實際情況，發布《公司檔案管理制度》（以下簡稱“本制度”）。
二、檔案的定義
�。ㄒ唬n案指公司及下屬項目公司在成立、產權變動、工程建設、經營管理、社會活動中所形成的具有參考、保存價值的紙質文件、電子文件、光盤、照片、實物等各種載體的記錄。
�。ǘ┤粘９ぷ髦行纬傻母黝愡^程文件屬于資料，不屬于檔案范疇。
三、管理機構
公司綜合管理部統籌公司及下屬項目公司檔案管理工作，負責公司及下屬項目公司檔案工作的整體規劃、組織協調和指導幫扶；下設檔案室，負責保管公司及下屬項目公司重要檔案。
四、工作職責
公司綜合管理部設置檔案管理員，其工作職責為：
�。ㄒ唬┲贫ê屯晟茩n案管理制度。
（二）開展檔案管理培訓，指導和幫扶檔案管理工作。
�。ㄈ┴撠煓n案的收集、整理、保管、利用，負責檔案室的日常管理。
�。ㄋ模⿲λ斜９艿脑紮n案必須建立完整的電子臺賬并定期備份（至少每兩月一次）。
五、檔案鑒定
檔案鑒定包括歸檔文件的鑒定、到期檔案的鑒定。
�。ㄒ唬w檔文件的鑒定，包括歸檔范圍、密級、保管期限的鑒定。
1、歸檔范圍。檔案管理員統計、鑒定檔案產生情況，梳理歸檔范圍，報領導審批確定。
歸檔范圍載體包括但不限于：
�。�1）公司管理文件：如資質文件，包括企業注冊營業執照、組織機構代碼證等；公司、公司形成并下達的各類正式文件，包括決議、決定、條例、規章制度等法規性文件、會議紀要材料、重要記錄；公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；國家、地方政府政策文件類。
�。�2）項目資料：如開發文件類（前期、配套文件）；圖紙類；合同類（包括商品房合同）；工程技術文件類；招標文件類；項目企劃、銷售資料類；前期市場調研、土地分析等資料類；竣工報建資料類。
（3）聲像資料及實物檔案：如反映公司重要活動事件的剪報、聲像材料，有紀念意義的展覽照片、錄音、錄像等文件材料；公司的歷史沿革、大事跡、錦旗、證書、獎杯、獎狀、項目樓書。
2、密級鑒定。檔案密級由低到高劃分“普通”、“秘密”、“機密”三級，泄漏會使公司權利和利益遭受不同程度的損害，因此，歸檔時要根據文件內容與類型劃分密級等級，確保檔案安全。
普通是公司可對外發布的信息，如宣傳資料、榮譽證照、年度報告等。
秘密是公司一般的秘密，一旦泄密會使公司利益受到較大損害，如重要會議紀要、人事檔案、規章制度等。
機密是公司重要的秘密，泄露會使公司的.安全和利益遭受嚴重損害，如董事會決議、項目投資文件、公司規劃、財務報表、統計資料等。
�。ǘ┑狡跈n案的鑒定。公司及下屬項目公司對到期檔案進行鑒定，確定繼續保存或進行清理、銷毀。
文件保存期限除政府有關法令或公司其他規章特定者外，依下列規定辦理：
1、永久保存：
�。�1）公司章程；
�。�2）董事會及股東會紀錄；
�。�3）財務報表；
�。�4）政府機關核準文件；
�。�5）不動產所有權及其他債權憑證；
（6）工程設計圖；
�。�7）其他經核定須永久保存的文書。
2、十年保存：
�。�1）預算、決算書類；
（2）會計憑證；
�。�3）其他核定須保存十年的文書。
3、五年保存：
（1）期滿或解約之合約；
�。�2）其他核定須保存五年的文書。
4、一年保存：無長期保存必要的。
5、規章制度由公司及下屬項目公司綜合管理部永久保存，使用部門視其有效期予以保存。
6、公司及下屬項目公司綜合管理部每年年底應組織檔案管理員及相關專業人員對檔案資料進行整理。對超過保存期限的檔案，由檔案管理員填寫《檔案過期處理審批單》（詳見附件），報本部門及相關部門第一負責人審核、公司總經理/董事會批準。
7、決定銷毀的檔案資料，由檔案管理員負責填寫《檔案銷毀清冊》（詳見附件），銷毀檔案時至少有兩名監銷人。監銷人復核待銷毀檔案，銷毀完須在銷毀檔案目錄上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期并簽字確認。
8、檔案銷毀后，鑒定、銷毀過程中形成的《檔案銷毀清冊》及目錄應立卷歸檔、永久保存。
9、需繼續保存的過期檔案，應明確繼續保存的時間期限，并由檔案管理員在檔案卷內目錄、匯總表上注明。
六、檔案收集
（一）收集范圍。按照歸檔范圍進行收集。
（二）收集方式。公司及下屬項目公司均應指定專人負責整理本部門的文件資料，并定期向所在公司綜合管理部檔案管理員處提交文件資料。檔案移交人需填寫《檔案移交清單》（詳見附件），隨同已整理的檔案（含紙質檔、電子檔、實物）一并移交檔案室，檔案管理員接收檔案并簽字確認，《檔案移交清單》雙方各留一份。
�。ㄈw檔文件要求。
1、歸檔的文件為原件（無原件的歸檔需為具有憑證作用的復制件）。
2、非紙質文件配文字說明一并歸檔。
3、圖紙類歸檔前要驗證審批流程所需印章齊全才能歸檔。
4、檔案的制成材料利于長久保存。書寫材料：要使用耐久性強的碳素型黑色或藍色簽字筆、鋼筆，不得使用鉛筆、圓珠筆。
5、聲像檔案應使用數碼相機、攝相機等拍攝，要影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等，不能使用手機拍攝。
�。ㄋ模┕炯跋聦夙椖抗臼占韵聶n案后，須提交電子檔（含目錄）至檔案管理員處，以便備份存檔。
1、公司成立、注冊、變更文件。含公司成立的請示、批復、會議紀要、章程、股東會決議、董事會決議、工商證照及變更文件。
2、公司合并、收購文件。含請示、批復、會議紀要、備忘錄；股權轉讓、收購的協議、合同；工商證照及變更文件等。
3、與合作方的相關文件。
（1）合作意向書、框架協議、合作協議、合同、重要談判記錄等。
�。�2）融資擔保文件：融資公告、報表、擔保、抵押等相關文件，融資合同、協議等（如發債、貸款等）。
�。�3）盡職調查資料：①盡職調查報告；②業務約定書；③委托協議書；④盡職調查清單及問卷；⑤目標企業提供的有關書面資料（含工商、法務、財務、工程、市場、人力等文件）。
�。�4）工程項目檔案。包括土地獲取、項目報建、勘查設計、招投標、工程管理、監理、施工、竣工驗收、結算等各階段形成的檔案。
�。�5）公司及下屬項目公司所獲榮譽。
注：1。如公司及下屬項目公司發生撤銷、拆分、合并等情況導致檔案不能安全保管，須將上述檔案原件全部移交公司綜合管理部。
七、檔案管理
�。ㄒ唬n案管理員接收檔案資料后，應按照項目分類進行保管，按檔案編號順序規則存放，做到檔案存放條理化、排列系統化、保管科學化，以利于檔案的保管和使用。
（二）檔案存檔分類主要以公司、項目、資料類型等建立檔案盒/檔案柜，在檔案盒/檔案柜上貼上資料明細表，且在檔案柜上標注公司/項目名稱和柜號，并在電腦上做好臺賬登記（表格/文檔），保證能從目錄匯總或電腦系統中以編號、關鍵詞、日期等方面檢索、查詢到所需文件。
（三）檔案管理員應至少每月一次對檔案保管狀況進行檢查，切實做好檔案“八防”（防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉菌、防光、防塵、防蟲）工作，確保檔案的完整和安全。如發現問題應及時報告部門領導，并采取補救措施，減少檔案的損失。
�。ㄋ模n案管理必須遵循保密制度，檔案室或檔案柜的鑰匙必須由專人保管，檔案室非檔案管理員不得入內，檔案室內禁止吸煙和大聲喧嘩。
八、檔案利用
�。ㄒ唬┕静块T員工因工作需要，可以借閱與其工作有關的檔案資料。
�。ǘ┙栝啓n案需填寫《檔案借閱審批單》、《重要物品外借審批表》，經部門負責人—綜合管理部—總經理/董事長審批后方可借閱。檔案借閱方式為：借出、復印、掃描、查詢。
填寫要求：
�。�1）《檔案借閱審批單》按照審批單上的要求填寫相關內容，申請部門填寫申請人所在的部門，文件標題或摘要填寫所要借閱/復印/拷貝電子檔的文件名稱，根據需要在“是否電子檔”或“是否復印”選擇是或否，用途填寫所要借閱/復印/拷貝電子檔的文件用于辦理的事項。
（2）《重要物品外借審批單》按照審批單上的要求填寫相關內容，申請部門填寫經辦人所在的部門，主送單位（或合作、上報單位等）填寫外借物品所辦理事項的主要單位，外借物品清單及借用時間填寫所外借的物品，借用時間必須填寫明確（如20xx年x月xx日xx：xx至20xx年x月xx日xx：xx），如不歸還必須注明不歸還原因及移交單位，涉及金額根據實際情況填寫，用途填寫所要外借文件用于辦理的事項。
�。ㄈn案管理員對檔案借閱進行登記，填寫《檔案借閱登記表》。借閱人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失，否則追究借閱人的責任，構成犯罪的依法追究法律責任。
�。ㄈn案應按期歸還，歸還時檔案管理人員要對檔案進行清點和檢查，包括檔案的件數、頁數，檔案原件完整，無損壞、無涂改等，并在《檔案借閱登記表》注明。如發現遺失或損壞，應及時報告部門領導。檔案到期仍需繼續使用的，借閱人需在到期前辦理續借手續。
�。ㄋ模┩鈫挝唤栝啓n案，應持有單位介紹信，經檔案保管部門所在公司總經理審核批準后方可調閱。
（五）檔案在使用外借期間，檔案管理員必須保留一份復印件存檔，以便其他工作人員的查閱。
九、本制度自簽批之日起執行。
檔案的管理制度 9
一、 總則
(一)為加強公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，維護公司合法權益，特制定本制度。
(二)本制度所稱的檔案是指過去和現在的公司各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
二、 范圍
本制度適用于成都有限公司全體職員。
三、 檔案機構及職責
(一)公司檔案工作由行政部統一領導，實行檔案工作三級管理。行政部應逐步完善檔案制度，采用科學手段，逐步實現檔案管理現代化。
(二)公司行政部設兼職檔案管理員一名，負責公司文書類與科技類檔案等檔案文件資料的收集工作，根據歸檔范圍負責區分鑒別本公司應向集團歸檔的文件資料并整理立卷，建立目錄，其分類方法和原則與集團保持一致性，對上年度形成的檔案文件資料要求在下年度5月份以前整理完，6月份由行政部正式向集團檔案室移交。集團財務中心指定專人負責會計類檔案的收集、整理與保管。
(三)各部門設兼職檔案管理員，負責本部門文件資料的.基礎處理工作。對準備存檔的文件應檢查其紙質，字跡，折疊方式等是否規范。對本部門所轄范圍內的文件進行歸卷整理，注意查漏補缺，保證歸檔文件的完整和案卷的質量，負責建立本部門目錄，定期向本公司檔案管理員移交，保留移交記錄。
(四)公司行政部須將本公司專職或兼職檔案管理人員名單報集團辦公室綜合行政部備案，如有變動應及時書面通知綜合行政部。
(五)公司專、兼職的檔案管理人員在崗位異動或辭職時務必將手中資料照目錄全數移交，并作好移交記錄。
(六)公司所有職員均有保護檔案的義務。
四、 歸檔范圍及保管期限
類目名稱基本內容保管期限
文書類理類公司工商登記及工商變更系列文件永久
有關股份制改造、股權變更文件永久
董事會及公司正式行文、重要通知長期或永久
公司的規章制度、機構設置與變更永久
各公司年度綜合性的工作計劃、總結永久
人力資源工作的有關文件如公司的人事變動、員工的招聘、培訓、福利等長期或永久
重要事件的記錄及來往信函長期或永久
內部出版物長期永久
事務性文件、重要會議紀要短期或長期
生活方式與社區文明建設有關文件短期或長期
公司有關質量體系及運行的相關文件短期或長期
對外關系及往來的文書、文件短期
營銷類本公司發展規劃、重大經營決策永久
經營模式的選擇、更改及運行情況總結長期
項目與品牌的策劃及營銷方案(含市場調查報告)長期或永久
新聞媒介發布的有關公司的各種記錄短期或長期
銷售及連鎖營運業務的統計分析報表、報告等短期
經營活動中的大宗采購合同、協議，與廠家或代理商的代理合同或供貨協議，相關的授權文書短期或長期
培訓教類上級針對培訓學校學科設置、培訓要求的文件長期
教學改革、培養目標等方面的規定、辦法、報告、批復;永久
教學計劃、教學大綱、培訓總結及評估長期
課程建設要求及安排、典型教案及重要備課記錄長期
財會類財會類財務工作管理性文件、財務狀況分析、財務審計等長期或永久
各種原始憑證、記帳憑證十五年
日記帳、總帳、明細分類帳、固定資產明細帳十五年
現金出納帳,銀行存款二十五年
會計月、季報表五年
年終決算報表永久
會計移交清冊十五年
會計檔案保管及銷毀清冊二十五年
科技類房地產項目項目申請報告和批復永久
計劃任務書永久
規劃、環保、消防、衛生防疫等部門審批文件永久
征地批文及紅線圖、拆遷補償文件永久
檔案的管理制度 10
1、檔案的銷毀，是指對沒有保存價值的不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續保存的檔案進行銷毀處理。
2、檔案銷毀，必須按照國家規定檔案銷毀的標準，嚴格進行鑒定。
3、經過鑒定確需銷毀的`檔案，必須寫出銷毀檔案內容分析報告，列出檔案銷毀清冊。
4、檔案銷毀，必須嚴格執行審批制度，履行批準手續。
5、批準銷毀的檔案，應及時送造紙廠化為紙漿或焚毀，且要有兩人鑒銷；銷毀完畢，鑒銷人要在銷毀清冊上寫明某曰已銷毀并簽名蓋章。
6、檔案的銷毀，必須在相應的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》和《案卷目錄登記簿》上注明"已銷毀"。
檔案的管理制度 11
（一）為加強應急救援資料檔案管理工作,全面提高檔案管理水平,充分發揮檔案作用,根據《煤礦安全規程》（2016）第672條“煤礦企業應當落實應急管理主體責任，建立健全事故預警、應急值守、信息報告、現場處置、應急投入、救援裝備和物資儲備、
安全避險設施管理和使用等規章制度”的規定，制定本制度。
�。ǘ⿷本仍畽n案歸檔范圍：凡是煤礦經營管理活動中形成的具有保存價值的文件材料均應歸檔，主要包括：
1.具有保存價值的正式收文、發文（包括正件和附件）。
2.本單位在應急救援活動中產生的與上級領導部門間的往來文件，包括請示、報告、項目立項、重要函件、應急救援合同等。
3.本單位在應急救援活動中產生的各種文件材料(即內部文件)；如規章制度、計劃、總結、條例、會議紀要、機構調整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責等。
（三）應急救援檔案歸檔要求
1.已經辦理完畢并有保存價值的文件都應及時歸檔，任何人不得隨意留存。
2.歸檔的文件材料要收集齊全(包括附件，附圖)，按照文件形成的先后次序排列清楚，剔出其中的'廢稿、重復稿和不重要的便條等。
3.存檔文件必須為原件。
4.文件歸檔時要有交接手續。
�。ㄋ模⿷本仍畽n案的保管及銷毀
1.綜合檔案室負責集中統一管理所有檔案資料。
2.專職檔案員對各部門移交的檔案資料按標準進行整理，分類、編目、統計、保管，進行數據化管理。
3.專職檔案員要對各部門檔案資料的歸檔進行監督指導。
4.檔案保管期限分為永久、長期、定期三種，定期開展檔案鑒定工作，對保管期滿的檔案經相關手續后可以銷毀，建立檔案資料銷毀清冊。
檔案的管理制度 12
為促進教育科研檔案工作標準化、科學化、制度化，不斷進步學校管理程度，使教育科研檔案更好地為老師效勞，為進步教育質量效勞，特制定本制度。
各級教育科研課題，教科室教研教改資料均要立卷歸檔。課題結題兩個月后將所有材料（立項文件，課題申報表，施行方案，中期檢查情況，實驗報告，結題證書，結題論文，以及調查材料等）立為一卷。
按教育科研或上級所發文件裝訂成冊，標題簡明確切，書寫整齊，編好明碼。
按明碼順序分類存放，擺放整齊，存放在防火、防潮、防塵、防光、防霉、防鼠的'地方。
國家級、省市級立項課題保管期限為永久，縣（市）級立項課題和教研教改資料保管期限為長期，由學校檔案室保管。日常的教育科研資料由教科處暫為保管。
因工作需要借閱教育科研檔案，應履行借閱手續，用后及時歸還。查閱時不得損壞或在檔案上涂改、亂畫。假設需復印，要請示指導同意。
檔案的管理制度 13
為加強公司檔案業務管理，進一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統性與完整性，完善檔案借閱手續，使公司檔案管理達到規范化、合理化、標準化，更好地為公司各項工作服務，結合實際情況，特制定本制度，具體內容如下：
1.檔案管理的范圍
本公司所有需要歸檔的文件資料，包括：對公司在經營活動中形成的包括行政事務、企業管理、勞動人事、培訓教育、安全管理、后勤服務、外事工作等有保存價值的原始材料，在生產經營管理上形成的經營決策、計劃工作、統計工作、物資管理、產品銷售、財務管理、生產調度、設備工裝（模具）管理、能源管理等方面有保存價值的原始材料。
2.檔案的管理部門
公司綜合事務部為檔案管理的職能部門，負責公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進行收集、整理和歸檔。各部門根據工作需要配備專（兼）職檔案管理人員，負責檔案進室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應按照明確的`歸檔時間和歸檔范圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門留存復印件。接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續，維護檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項工作服務。
3.檔案的分類
在切實遵循《中國檔案分類法》前提下,根據公司實際情況,將所涉及的檔案劃分為十大類：
�。ˋ）行政管理、
�。˙）人事管理、
（C）財會檔案、
�。―）生產經營管理、
�。‥）技術質量安全管理、
（F）基建檔案、
（G）外來文件、
�。℉）聲像檔案、
�。↖）實物檔案、
�。↗）其他檔案。
財會檔案是公司財務工作過程中形成的憑證、帳簿、報表等相關資料的收集、整理、歸檔。
實物檔案是公司各類活動中形成的如模型、樣品、贈品、證書、獎杯獎旗等實物。
以上十類檔案中，每一大類檔案內容又要根據需要及實際情況分成若干小類進行管理。
4.歸檔要求
4.1歸檔的文件材料要完整、系統、準確。
4.2歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應留復印件，并將復印件與原件一起存檔，并加以說明。
4.3存檔的文件、材料應按照自然形成、保持歷史聯系的原則，并按立卷要求特征及文件內容進行科學分類、立卷和編目編號。
4.4檔案名稱的填寫要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份，并區分保管期限。卷內文件應按問題或文件形成的時間系統地排列，按順序編號，填寫“卷內目錄”。目錄各項必須填寫清楚（一律使用用黑色中性筆填寫），字跡工整、清晰，裝訂整齊。
4.5檔案盒（袋）內文件的排列：檔案袋內文件應區分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結論性材料在前，依據性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。
4.6文件歸檔份數：一般歸檔1份，重要的和經常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件，需要辦理銷毀手續。
4.7歸檔時間：部門或責任人應于相關工作結束后立即（最遲一周內）將應立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。
5.檔案的查閱和借閱
5.1查閱檔案應填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內容、查閱目的等。有關人員應在檔案室內查閱檔案資料，閱后及時歸還。
5.2查閱檔案資料時一般不得對其進行復制。確有特殊情況必須復制的，應填寫檔案資料復制申請單，經所在部門經理簽署意見后方可復制。
5.3原則上本公司內部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請并由部門經理簽名認可。借出檔案時應注意檔案的密級要求以及借閱人的相關權限。借閱檔案時應做到以下幾點：
5.3.1借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴禁擅自打開檔案柜翻閱查找；
5.3.2按規定辦理登記手續，定期歸還，確因工作需要不能按時返還的，需辦理續借手續，否則按管理規定停止借閱；5.3.3要愛護檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉借他人；
5.3.4所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫；
5.3.5借出和歸還檔案時，應辦理清點手續，由檔案管理員和借閱者當面核對清楚；
5.3.6檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事人責任；
5.3.7調離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調離手續。
6.檔案的移交
檔案移交必須辦理移交手續，填寫移交清單，經移交人簽字，接收方核對簽收。
7.檔案的保管
要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射“五防”工作。檔案柜所在辦公室嚴禁吸煙。檔案管理人員要定期對檔案進行安全檢查，發現問題要及時向領導報告，并采取補救措施。對于不易繼續保存的檔案資料，應及時予以復制；對于已破損的檔案資料應及時予以修復。為做好檔案的提供和利用工作，所有文件資料均應按照其分類組卷，并按照其性質分為短期、長期、永久三類分別保管。
檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閱與自己工作內容無關的檔案資料。
8.檔案的銷毀
公司對各類檔案每二年進行一次鑒定。對超過保管期并經鑒定無保留價值的檔案做出銷毀處理意見，報總經理批準后予以銷毀
檔案的管理制度 14
�。�、檔案統計工作是以檔案工作中超多的現象為對象，以表格、數字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現象的現狀、發展過程及其一般規律性的工作。
２、統計作用。檔案統計工作，為制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業發展規劃，開展檔案科學研究，進行定性分析與定量分析，帶給科學的依據。
�。�、統計資料。對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數量和狀況，以及檔案的'構成、利用、機構和人員等狀況的基本統計和其他專門統計。
�。�、統計任務。對檔案和檔案工作的發展狀況進行統計調查、統計分析、帶給資料，實行統計監督。
５、統計對象。對檔案實體及其管理狀況的統計和檔案事業的組織與管理現狀的統計。
�。�、統計方法。檔案統計工作，務必把零星的個別的原始資料，進行綜合整理，使之成為能反映整體現象的資料，再進行分析和研究，總結出典型性的經驗教訓，以提高檔案的科學管理水平。
�。�、按期統計。平時務必用心收集資料，做好單項的統計；半年務必做好各項工作的初步統計；年終務必進行全面的系統的統計。
�。浮Ｈ私y計。配備統計人員，熟悉統計業務；掌握統計資料，數字統計連貫；準確統計數字，按時統計上報。
檔案庫房管理制度
１、檔案保管工作，是采用必須的技術設備、措施和方法，對檔案實行科學保管和保護，防治檔案損毀，延長檔案壽命，維護檔案安全。
２、按專業類項進行保管，做到檔案存放條理化、排列系統化、保管科學化，以利于檔案的保護管理。
�。场猿忠苑罏橹�、防治結合方針，切實做好檔案“十防”（即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密）工作，確保檔案完整安全。
�。�、加強庫房基礎設施建設，逐步購置先進設備，改善庫房管理條件；引用先進科學技術，實行科學管理。
�。怠旆恳掷m溫度在攝氏１４－２４°Ｃ，相對濕度在４５－６０％之內；持續清潔干凈，做到無塵、無蟲、無鼠、無有害氣體污染。
６、庫房管理人員要做到天天打掃衛生，每一天上下班各檢查一次溫濕度，每月清理二次檔案柜衛生，發現有字跡褪變和紙張破損的案卷，及時進行搶救。
�。�、接交進館的檔案，要認真清點，履行簽字接交手續；檔案外借，要認真清點，履行批準手續，并保證按期歸還；非工作人員不得進庫房，以防意外；在庫房里不準吸煙。
檔案銷毀制度
１、檔案的銷毀，是指對沒有保存價值的不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續保存的檔案進行銷毀處理。
�。�、檔案銷毀，務必按照國家規定檔案銷毀的標準，嚴格進行鑒定。
３、經過鑒定確需銷毀的檔案，務必寫出銷毀檔案資料分析報告，列出檔案銷毀清冊。
�。�、檔案銷毀，務必嚴格執行審批制度，履行批準手續。
�。�、批準銷毀的檔案，應及時送造紙廠化為紙漿或焚毀，且要有兩人鑒銷；銷毀完畢，鑒銷人要在銷毀清冊上寫明某曰已銷毀并簽名蓋章。
�。�、檔案的銷毀，務必在相應的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》和《案卷目錄登記簿》上注明“已銷毀”。
檔案的管理制度 15
一、嚴厲按照檔案安全管理規定，配齊消防和安全管理因硬件設施。
二、檔案庫房要有“十防”措施。即防盜、防火、防潮、防蟲、防霉、防光、防水、防塵。
三、庫房內嚴禁明火、吸煙及寄存易燃物品，嚴禁將火種、食品、易燃易爆等物帶進檔案室。
四、庫房內應保持清潔衛生，隨時對檔案裝具進行除塵，以防止有害物質的腐蝕。
五、按期檢查檔案保管狀況，做好日常溫濕度記實，發現題目及時采取措施。
六、嚴格遵守檔案的.審批、鑒定、銷毀制度。銷毀檔案時，重要文件要逐份登記造冊，并在指定地點專人監督銷毀。
七、對館藏檔案每年進行一至二次周全檢查，主要核實帳、物、卡是否相符，以防檔案長期借出造成丟失，發現題目及時報告、處理。
八、對計算機內的檔案信息要做到安全管理，定期檢查、清理信息，以防信息的丟失與損壞。
九、定期檢查維修電器設備、消防設備、更換檔案保護藥物。
十、XXX人員下班前，要封閉門窗，鎖好庫門，堵截電源。
十一、庫房鑰匙要專人保管使用，定點寄存，嚴禁外借。
檔案的管理制度 16
為加強機關檔案的科學管理，保證檔案的完整、準確、系統、安全，提高機關檔案工作效率和工作質量，特制訂以下管理制度。
(一)檔案安全保密制度
1、檔案管理人員必須遵守保密守則，要嚴守秘密，嚴防泄密、失密。
2、檔案管理人員要嚴格執行檔案的查借閱手續，借出的檔案要及時歸檔、核實。
3、檔案管理人員要增強保密觀念，經常檢查設施安全保密情況；離開檔案室時，必須鎖好文件資料柜，關好門窗。
4、銷毀檔案要登記造冊，經分管副局長簽字批準后方能進行，銷毀時要有監銷人，并履行簽字手續。
5、檔案室內嚴禁吸煙，以防火災。
(二)檔案保管制度
1、檔案室屬機要重地，外人不得隨便進入。
2、保持室內衛生整潔，檔案分類排放、排列整齊。
3、切實做好防盜、防火、防潮、防塵、防高溫、防強光等工作，室內禁止存放易燃易爆等危險物品。
4、檔案管理人員要熟悉庫藏情況，對庫藏檔案和資料的保管情況定期進行檢查核對，做到帳物相符。
5、未經批準，任何人不準將檔案帶出庫房，更不準私自摘抄、外傳。
(三)檔案利用制度
1、檔案管理人員應熟悉所藏檔案的情況，完善檔案檢索工具，及時準
確地提供檔案利用服務。
2、市水利局本單位工作人員因工作需要，可查閱本部門形成的檔案。查（借）閱局會議記錄，必須經局辦公室主任批準后方可查閱。查（借）閱局黨務資料，須經局黨總支書記或局機關支部書記批準后方可查閱。
3、查閱檔案須填寫《檔案借閱登記表》，未履行登記手續，檔案管理員可拒絕查閱。
4、外單位查閱本機關檔案，必須持有單位介紹信，并經分管辦公室的局領導批準后方可借閱。
5、查閱檔案時，嚴禁涂改、圈劃、抽換、批點、污損、拆卷或增刪檔案內容，不得吸煙。
6、歸還檔案時，檔案管理員要認真檢查清點檔案的完好狀況，及時記載檔案的利用情況。
(四)立卷歸檔制度
1、凡是水利局機關從事各項業務工作，所形成的具有參考利用價值的各種內容、形式和載體的'文書材料，均屬立卷歸檔范圍。任何科室和個人都無權扣壓和銷毀必須歸檔的文件材料。
2、歸檔時間。文書檔案一般在每年年底全部收集完整，次年三月底前完成全部整理、立卷歸檔工作。會計檔案一般在會計年度終了一年后移交給財務管理站保管。工程技術檔案一般在工程項目竣工驗收后，由水利科負責收集、整理后移交檔案室，集中管理。各科室聲像檔案要注意隨時歸檔備份，每年12月提供局檔案室存檔。
3、立卷歸檔的要求。歸檔的文件材料要保持它們之間的歷史聯系，區分保存價值，分類整理立卷，案卷標題簡明扼要，目錄頁號編制準確，便于保管和利用。凡局機關形成的各類文件材料，歸檔應為原件，且要求做到完整、準確、系統，存檔時由檔案管理人員審查核定。
4、各業務科室向局檔案室移交的文檔要有清單，歸檔時，必須履行交接手續，交接雙方及監交負責人應分別在清單上簽字，以備查考。
檔案的管理制度 17
教學檔案是教學實踐和教學討論過程中形成的重要文獻材料。加強教學檔案治理，收集整理并逐年積存教學資料和教學檔案，為學院工作準時精確供應所需要的資料、數據，是教學工作的重要組成局部。為加強教學檔案，特制定本制度。
一、治理體制
�。ㄒ唬┙虒W檔案分為院、系、室三級治理，教務處為一級治理，系為二級治理，教研室與試驗室為三級治理。
�。ǘ└鞑块T要有一名領導分管檔案工作，教務處配備一名專職檔案人員擔當檔案治理工作。各系檔案治理由教務干事兼管，教研室與試驗室檔案治理由主任或副主任兼管。專兼職檔案治理人員統一治理本部門、本系統的教學文件，并由教務處統一向學院檔案室移交檔案。
二、檔案工作范圍
（一）檔案工作包括有關教學的各類檔案及相關資料的接收、整理、分類、鑒定、統計、裝訂、保管。
�。ǘ└鞑块T負責的歸檔范圍如下：
教務處歸檔范圍
1、上級教育主管部門下達的指令性、指導性文件，規劃、規定及各種規章制度、方法等。
2、教師業務檔案；學生檔案。
3、綜合性教學文件材料：本部門產生及制定的各種教學制度、規定、方法、條例、教師與試驗技術人員根本狀況及工作量和教學工作的各種統計表等。
4、教學、教材等方面的材料：專業教學規劃、課程教學大綱、課程授課規劃、各類課程表，教師任課安排等，有關專業設置、規劃、建立、評估、教改方案，總結。各系各專業教材(含自編教材)使用名目，教材征訂申請表、教材帳、卡、清單，教材建立材料，課程的試題庫、試卷庫等。
5、學籍治理方面的材料：有關學生名冊、成績、學籍及有關變更材料等。
6、教學過程監控材料：教學運行文件、教學信息反應材料及分析、總結材料，教學檢查資料，教學座談會記錄，教學紀律，教學調度方面的材料等。
7、教育討論方面的材料：有關教學質量、教學改革的研討、規劃、總結、調查表、教學論文等材料。教育科研課題和教學改革工程立項、驗收等有關材料，優秀教學成果獎評定的有關材料等。
8、實踐教學方面的材料：試驗教學大綱、規劃、課表，試驗指導書；實習(包括根底訓練、熟悉實習、生產實習、專業訓練、畢業實習)規劃、大綱、實習指導書、實習講義，校外實習協議書；課程設計、畢業設計的題目、規劃；試驗室及實習基地建立規劃、論證、合同、評估、設立及各實踐教學環節的總結和各類統計表等。
9、教學設備治理及維護方面的材料：設備購置規劃、批復、合同、論證材料、設備帳目、清單、卡片，報廢規劃、帳目，大型周密儀器及大中小型計算機檔案，設備維護規劃、帳目，有關設備治理等方面的總結和統計報表等。
10、教學、教學設備經費方面的材料：經費預算、決算、規劃執行過程中產生的各種統計報表、總結表。
系歸檔范圍
1、上級與本系、部有關的各種文件、規劃、規定、方法等。
2、本系(部)產生的各種文件、規劃、規定、方法、總結與統計報表、人員考核等。
3、各類教學文件
專業教學規劃、課程教學大綱、學期授課規劃、試驗指導書、課程設計大綱、課程設計任務書、課程設計指導書、試驗實習大綱、實習指導書、畢業設計大綱、畢業設計任務書、畢業設計指導書；課程設計、畢業設計的'原始資料。
教學檢查制度和執行記錄、教學聽課制度和執行記錄、對畢業的跟蹤調查記錄、系領導聽課記錄。學風建立規劃與實施記錄、試驗實訓建立規劃。設備治理制度、設備使用臺帳、校外實訓基地協議。
人才市場需求調查和分析(調查原始表格、分析報告)、專業建立指導委員會成立的文件、聘書、成員職稱復印件，及其會議記錄。
其它有關教學討論和教學改革方面的資料。
教研室歸檔范圍
1、上級與本教研室有關的各種文件、規劃、規定、方法等。
2、教研室產生的各類教學材料：教學規劃、方案、大綱；教學改革方案；教學與試驗授課規劃、試題庫、試卷庫；有關實踐教學(包括實習、課程設計、畢業設計)規劃、大綱、講義、學生畢業設計(論文)；自編教材；教研活動記錄；有關教學的各種規劃、閱歷總結、考核、質量分析、教學狀況的檢查、狀況調查及統計表等。
試驗室歸檔范圍
1、上級與本試驗室有關的各種文件、規劃、規定、方法等。
2、試驗室產生的各類教學材料：試驗教學規劃、課表、教學或試驗大綱、教材或試驗指導書、試驗卡片、試驗報告；設備運行記錄、修理記錄；試驗室建立規劃、試驗日志；有關試驗教學的各種考核、質量分析、總結、統計報表等。
（三）歸檔時間：按學年度歸檔在次年6月底前歸檔，按度歸檔的檔案在每年寒假以前歸檔。
三、檔案治理
�。ㄒ唬n案的分類、編號、裝訂、保管期限按國家教育部《高等學校檔案工作標準》執行，分為永久、長期(15年以上至30年)、短期(15年以下)三種。
�。ǘn案的查閱、摘錄、復制等要按制度執行，應辦理借閱手續。
（三）專兼職檔案人員要仔細執行有關檔案治理規定，仔細履行好自己的職責。
�。ㄋ模┮M快實現教學檔案的計算機標準化治理。
檔案的管理制度 18
電生理中心屬于儀檢科室，設備管理的好壞，直接影響本科室乃至全院的經濟效益，因此，建立完善的設備檔案，加強設備的專管專用，保持設備的完好狀態，是電診科今后重點抓的一件非常必要的日常工作。
一、建立完善的`設備擋案
設備檔案是鑒定、評價儀器設備技術狀態的可靠依據；是啟動設備發揮功能的鑰匙以及維修尋找故障的指南。搞好設備檔案的管理工作，人機結合是現代醫療設備管理必不可少的手段。電生理中心從20xx年11月份開始著手逐步完善落實設備擋案管理工作。
二、堅強醫療設備專管專用責任制的落實
醫療儀器設備的專管專用，是保證儀器設備處于良好工作狀態的一項重要措施。一臺設備使用期限的長短，性能穩定的好壞、工作效率和測試精度的高低，除了取決于設備本身質量的好壞外，在很大程序上取決于使用過程中的維護和保養。同樣一臺設備，如果維護和保養工作到位，操作正確就可以減少磨損，降低故障率，延長使用壽命，反之，將加速部件老化，故障頻出，過早地喪失原有工作性能或降低診療測試準確度。因此，建立設備使用責任制是提高設備效率的保證，具體應做到以下2點：
1、專人專管，專人使用要求各檢查室配備有責任心的兼職設備儀器管理員，要求熟悉設備性能、操作方法、維保規程，以便正確操作和維持，并做好使用和維護記錄；在工作中發現異常及時與工程技術人員聯系進行修理，或采取緊急措施關機斷電、斷水以防意外事故發生。
2、定期培訓對新上崗的人員重點培訓，避免因操作不當給診療工作帶來的負面影響和對儀器設備造成的損害，降低故障率提高使用率。
三、預防為主，保持儀器設備的完好狀態
醫療儀器設備的使用跟蹤管理，除了正確合理使用，專人專管外，建立必要的保養制度是保持設備完好狀態的關鍵，具體應做以下工作：
1、日常保養：也稱例行保養，由儀器設備責任人或使用人員所進行的保養工作。其主要內容是定期對儀器設備進行除塵保養、緊固松動的螺絲和零部件及電源電壓等方面的監護，發現問題及時處理，保養范圍大多在儀器設備的外部，每月進行一次并填寫保養記錄。
2、一級保養：由儀器設備責任人或使用人員按計劃與維修工程技術人員配合對儀器設備的各項技術指標進行檢查和測試，主要是對內部的保養、檢查有無異常情況（如聲音、溫度、被測數據、標準值偏差、指示燈等）并填寫保養記錄單。
3、二級保養：是以工程技術人員為主，儀器設備使用人員參與的一種預防性檢修，主要是檢查儀器設備的主體部分或主要部件，調整精度，必要時更換易損部件，并進行磨損的測試和鑒定，為編制修理計劃提供依據。
檔案的管理制度 19
為了使科研檔案的管理更加系統、規范和科學，提高科研的管理水平，制定以下制度：
一、科研檔案的建立規范
1、檔案實行一題一檔制度。
2、每個課題必不可少的材料（開題報告、論證書、立項書、批準書、中期成果鑒定、結題報告、驗收鑒定書等）。課題研究過程中全部紀實材料及主卷的佐證材料。（現象記錄、調查問卷、訪談記錄、教案、教學實錄等）
3、課題檔案材料要注意原始性、真實性。
4、每卷檔案都要有卷首頁，便于查找。
二、科研檔案內容：
�。ㄒ唬�、課題檔案
課題檔案是在課題研究過程中形成的全部資料，它指文字資料、電子資料、音像資料等。
1、前期檔案：包括課題實施方案、開題報告、論證報告、課題立項、申報材料、立項批準書等。
2、中期檔案：中期檔案是課題的核心部分。包括課題實施過程的原始材料（實驗數據處理、組織培訓記錄、召開會議記錄、課題研究實錄等），中期研究成果（階段總結、論文、獲獎證書等），階段檢查記錄等。
3、后期檔案：包括課題研究總結、申請驗收報告、結題報告、最終科研成果、課題驗收鑒定書，成果應用等。
（二）、教學成果檔案：論文、創新、教具制作
�。ㄈ�、試題：試卷檔案
�。ㄋ模⒕C合檔案
包括：
⑴各級教育行政和科研管理部門印發的有關科研工作的`文件、法規、制度；
�、瓶蒲幸巹�、計劃、科研工作總結；
�、怯嘘P會議材料、領導講話；
�、瓤蒲行畔①Y料；
�、山處熍嘤柌牧希�
⑹科研工作檢查記錄；
�、双@得的各種獎勵材料等。
三、科研檔案歸檔：
1、原則上每學期進行一次科研檔案的收集歸檔。根據工作性質，相關研究人員于期末將本學期資料交科研辦。
2、歸檔工作實行簽字制度。
3、對于個人有關資料，個人需要保留原件，應將復印件交檔案室留存。
4、課題檔案實行結題統一上交（或分階段上交）。
檔案的管理制度 20
第一條設立專門的檔案庫房或檔案柜對檔案進行存放、保管，并指派專人負責，做到“專人專柜”的管理。檔案管理人員應嚴格保守檔案機密，任何人不得擅自進入檔案室，以保證維護檔案的完整性和安全性。
第二條檔案室配備檔案柜或密集架，檔案上架排列應科學合理，便于查找。在排列上架時，應按照類別和保管單位的次序，自左向右，自上而下的`排列，以便于管理和查找。
第三條對照片、光盤、U盤等特殊載體的檔案須配置密封盒和專門的案卷盒，按編號盒存放在防磁柜。
第四條檔案室要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等“八防”工作。
第五條檔案室在接收同級別人事檔案托管機構或企業移交的檔案后，應對移交檔案進行嚴格檢查，確保后續托管業務能順利開展。
第六條確定接收的移交檔案要辦理托管協議，做好編目工作，并及時入庫并及時完成檔案匯總統計、登記電子檔工作。
第七條各類外借檔案必須嚴格執行檔案借閱制度，在歸還時要核對是否有遺漏或損害，及時放回原處。
第八條定期對庫房檔案進行清理、核對工作，做到帳物相符。對破損、載體變質的檔案要及時進行修補或復制。
檔案的管理制度 21
1產生目的
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計等工作，特制定本制度。
2適用范圍
適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。
3正文
文件資料的收集
收集范圍
凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、電報、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體包括以下各項：
上級來文
(1)上級機關召開的需要貫徹執行的會議的主要文件材料及上級機關頒發的要求公司執行的文件;
(2)上級領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料。
公司文件材料
(1)會議文件，包括本公司重要會議形成的文件和領導的講話稿等;
(2)公司發布(包括轉發)的各種正式文件的簽發稿、印制稿、重要文件的修改稿;
(3)公司的請示與上級批復文件，下級單位的請示與公司的批復文件;
(4)公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告;
(5)反映公司業務活動和科學技術管理的專業文件材料;
(6)公司檢查下級單位工作，調查研究形成的重要文件材料;
(7)公司的統計報表、統計分析材料(包括計算機盤片等)、財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料;
(8)公司黨、團和內部組織機構在工作中形成的重要文件材料;
(9)公司領導人在公務活動中形成的重要信件、電報、電話記錄;從外單位帶回公司有關的未經文書處理登記的文件材料;
(10)公司基本建設工程施工竣工、購置大中型設備的文件材料，公司直接管理的科研、建設項目的科技文件材料;
(11)公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡則、人員編制等文件材料;
(12)公司的歷史沿革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料;
(13)公司制定的工作條例、章程、制度等文件材料;
(14)公司干部任免(包括備案)、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任、黨員、團員、干部、員工名冊、報表以及職工的錄用轉正、定級、調資、退職、退休等工作及干部獎懲等文件材料;
(15)公司員工轉移工資、行政、黨、團組織介紹信及存根;
(16)公司財產、物資、檔案等的交接憑證、清冊;
(17)公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本;
(18)公司簽訂的各種合同、協議等材料;
(19)公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等;
(20)各種普查工作中形成的文件材料。
收集中應注意的問題
公務電報要同其他文件材料一起收集立卷。
正文和附件要同時收集。
一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存檔，但特別重要的文件例外。
作者、時間、數字模糊不清和簽發手續不全、張頁殘缺的文件，一經發現要補充完整后再立卷歸檔。
有領導重要批示意見的文件處理單，應隨文件一起存檔。
有請示無批復的文件，應當查明原因，采取補救措施補齊，沒有書面文件的，應注明情況，并加蓋公章。
用鉛筆、圓珠筆或復寫的文件底稿，應退回文件撰稿單位復制。
經多方查找，證明確實已丟失的文件，應用公用信箋寫上文件名稱，注明丟失原因，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。
立卷歸檔
公文立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
文件材料的.分類
應先按文件材料的重要性，在收藏時間上分為永久、長期、短期三種，然后依據事先編好的立卷類目，從文件材料的聯系中采取相應的措施進行分門別類。
立卷分工
各單位形成的文件，自行立卷;
下級單位報來的重要的、批辦了的文件，由承辦單位立卷;
上級單位頒發的專業性文件，由承辦單位立卷;非專業性文件，由辦公室立卷。
歸檔
各單位于4月底前將上年度文件材料立卷完畢，交檔案室統一存檔(人事檔案、財務檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門負責管理)。
各種文件、資料，按一定的特征進行排列和系統化，必須層次分明、編寫頁碼、填寫卷內文件目錄。
不同價值、不同性質的文件資料應當區別管理，單獨立卷。
卷必須整齊，底圖一律按要求存放，以便保管、查閱。
檔案保管
檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。
底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。
庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發現破損變質及時修補或復制。
檔案借閱
借閱檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。
借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關人員翻閱。
借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續借手續。
歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。
凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。
底圖一般不予外借。
檔案銷毀
對于過期并失去保存價值的文件材料，經公司領導批準，可以定期銷毀。
檔案統計
銷毀秘密公文，應進行登記，有2人監督，保證不丟失、不漏銷。
要及時對檔案數量、鑒定情況、利用情況進行統計。
除按上級主管部門的要求及時填報統計資料外，還應做好檔案統計的基礎工作。
統計數字要準確真實。
對永久、長期、短期保存的文件資料分別進行統計，以便反映檔案的不同價值和庫存發展趨勢。
檔案保密
檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。
不得傳播、議論有關機密問題。
檔案資料不準帶到公共場所。
檔案的管理制度 22
一、目的
本制度的目的是規范公司員工檔案的管理，保證員工檔案記錄的真實、完整、準確，并依法進行保管、使用和保護；同時，明確公司部門之間對員工檔案管理的職責與權利，確保員工個人信息得到嚴格保護。
二、范圍
本制度適用于公司全體員工檔案管理，包括員工個人檔案、部門檔案等，并適用于各部門及公司領導對員工檔案管理的管理工作。
三、制定程序
1、由公司總經理選派人員組成編寫小組。
2、編寫小組成員調研與討論，收集整理相關法律法規、公司內部政策文件等相關資料。
3、編寫小組起草初稿。
4、組織有關部門內部審批，并評審集體討論、修改和完善擬稿。
5、經公司總經理同意后正式印發實施。
四、員工檔案的內容
員工檔案主要包括以下內容：
1、員工簡歷：包括姓名、性別、戶籍、學歷、工作經歷、家庭情況、獎懲情況等。
2、招聘/面試材料：包括招聘廣告、應聘者應聘材料、面試記錄、面試評價、筆試材料、考試成績等，及入職手續、畢業證書、身份證復印件等材料。
3、工作資料：包括工作性質、職務、職稱、工資、獎金、崗位說明書、工作任務分配、考核記錄、考勤記錄和加班情況等。
4、健康檢查：包括體檢報告、病歷、職業病防護檢查記錄等。
5、培訓記錄：包括培訓計劃、培訓記錄、培訓考核成績等。
6、辭職/退休/離職手續：包括辭職申請、離職申請、退休申請、離職原因、離職說明、身份證復印件等。
7、其它：包括獎懲證明、個人評優材料、用工合同、個人社保、公積金賬戶檔案、工作交接材料等。
五、員工檔案的保密
1、員工檔案須嚴格保密，任何單位和個人未經授權不得查閱、使用或拷貝。
2、員工檔案保密責任主體為員工檔案保管員和相關部門管理人員。
六、追究責任
違反員工檔案管理制度的員工將給予相應處罰，并由公司追究相應責任人的.責任。如果因管理不善造成員工個人信息泄露，公司將承擔相應法律責任。
七、其他
1、員工離職后，其檔案在離職當月內必須整理好并轉入離職檔案室，經過五年以上后，留存已過時且重要檔案，并有計劃銷毀非必要的檔案。
2、員工檔案由公司保管，不得私自帶離公司；如確需出差、考勤等情況，需填寫特殊出入登記表，并經領導同意。
3、員工應當確保其檔案中信息的真實性和完整性，如有虛假、失實或遺漏情況，由當事人承擔相應責任。
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