會計電算管理制度

時間：2022-02-23 08:52:28 制度

會計電算管理制度

　　在日新月異的現代社會中，制度對人們來說越來越重要，制度是要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則。我敢肯定，大部分人都對擬定制度很是頭疼的，下面是小編為大家整理的會計電算管理制度，歡迎大家分享。

會計電算管理制度

會計電算管理制度1

　　企業(公司)會計電算化管理制度

　　第一章總則

　　第一條為了指導和規范公司會計電算化工作,保證會計電算化工作的順利開展,根據財政部《會計電算化管理辦法》和《會計電算化工作規范》,結合公司財務管理和會計核算的有關規定制定本制度。

　　[注釋:制訂該制度的目的、意義和法令依據]

　　第二條本制度適用于公司各財務核算單位。 [注釋:適用范圍]

　　第三條本制度包括會計電算化崗位責任制度、會計電算化操作管理制度、計算機硬軟件和會計數據管理制度、電算化會計檔案管理制度。 [注釋:制度的內容]

　　第四條本制度所指的計算機硬件是指支撐財務軟件正常運行的計算機及其相關設備,計算機軟件是指用友財務軟件及其他相關軟件。

　　第五條公司應指定專人對財務軟件系統進行日常維護及對數據庫的管理。各分支機構財務系統技術服務由本單位系統管理員負責。

　　[注釋:以上是總則部分;接下來是分則部分。]

　　第二章會計電算化崗位責任制

　　第六條公司各財務核算單位必須使用公司指定的財務軟件進行本單位的財務核算,并建立本單位的會計電算化崗位責任制,明確各電算化崗位的職責范圍。

　　第七條電算化會計崗位和工作職責劃分如下:

　　(一)電算主管崗

　　由財務管理總部設立,負責公司會計電算化的規劃和管理,協調公司財務用計算機的使用及財務軟件的運行;對電算化操作人員的權限進行分配及管理;負責開、關服務器,管理服務器數據庫及數據備份工作;協調、督促財會人員的電算化工作,完善公司的電算化制度。

　　(二)電算維護崗

　　由信息技術中心指派專人兼任,負責計算機硬件、軟件系統管理及維護;維護財務網絡的安全、正常運行;協助電算主管規劃和推進公司會計電算化工作;會同電算主管負責電算化系統的升級工作等。

　　(三)軟件操作崗

　　由各財務核算單位設立,負責對本單位的會計事項進行會計處理并及時輸入記賬憑證等會計數據,輸出記賬憑證、會計賬簿、報表,進行部分會計數據處理工作;負責會計資料的整理、登記、保管、保密工作。

　　(四)審核記賬崗

　　負責對輸入計算機的會計數據(記賬憑證和原始憑證)的真實性、合法性、完整性進行審核;操作會計軟件登記機內賬簿,沒有審核的憑證不能記賬;對打印輸出的賬簿、報表進行確認審核。

　　此崗位人員應具備會計和計算機知識。各財務核算單位均應設立專職或兼職崗。

　　第三章會計電算化操作管理制度

　　第八條本章所稱會計電算化操作人員,是指按照會計電算化崗位設置,行使崗位職責的會計電算化人員或經財務負責人(總部為財務管理總部負責人,分支機構為財務負責人)批準賦予臨時操作、查詢權的其他人員。

　　[注釋:會計電算化人員是依照會計電算化崗位進行設置的。]

　　第九條操作人員必須以“命名用戶方式”登錄財務軟件系統,操作人員的密碼由操作人員自己擬定。操作人員對自己的密碼必須嚴格保密,泄漏密碼產生嚴重后果的應追究相關責任人的責任。

　　財務軟件系統登錄密碼先由電算主管在賬套管理中統一設定初始密碼,并通知會計電算化操作人員,再由會計電算化操作人員在客戶端自行更改。

　　第十條會計電算化人員在財務軟件系統中均應以實名進行用戶登記,并由電算主管根據內部控制制度規定的原則賦予相應操作權限。

　　財務軟件系統的集團用戶由電算主管及財務管理總部指定人員管理與使用,其他人員未經授權不得擅自使用。

　　[注釋:第八條至第十條是針對電算主管崗、電算維護崗、軟件操作崗、審核記賬崗。]

　　第十一條日常操作程序

　　(一)電算維護員每天到崗后,首先檢查服務器是否正常開啟,檢查計算機硬件、軟件、網絡是否正常運行,為其他工作做好準備;[電算維護崗]

　　(二)會計人員根據原始憑證運用正確的會計科目填制記賬憑證,并打印機制記賬憑證,同時簽名或蓋章確認;[軟件操作人員]

　　(三)審核人員審核記賬憑證及所附原始憑證,審核無誤后在打印出的記賬憑證上簽名或蓋章確認,并立即對機內對應記賬憑證執行“審核”操作。如未即時核對機內記賬憑證,應將原打印出的記賬憑證與機內憑證核對無誤后,才能對機內記賬憑證執行“審核”操作。 [審核記賬崗]

　　(四)每天工作結束后,電算維護員可依據工作情況選擇是否關閉服務器,如要關機應提前通知電算主管,由電算主管通知各在線操作人員,各在線操作人員退出后方能關閉服務器。[電算維護崗]

　　(五)操作人員離開操作使用計算機的工作現場,應立即退出財務軟件系統,否則應承擔被人利用本人登錄名進行操作的全部責任。[電算維護崗]

　　第四章計算機硬件、軟件和會計數據管理制度

　　第十二條各核算單位應為開展會計電算化配備必要的計算機,硬件設備和軟件。

　　第十三條計算機硬件設備的維護主要包括以下內容:

　　(一)電算維護員應經常對有關設備進行保養,保持機房和設備的整潔,防止意外事故的發生;

　　(二)電算維護員應定期對計算機存放場所的安全措施進行檢查,包括對消防和報警設備、地線和接地、防靜電、防雷擊、防鼠害、防電磁波等設備和措施進行檢查,保證這些措施的有效性;

　　(三)電算維護員應對硬件運行過程中出現的故障及時排除,由于本身條件沒有能力解決的或不能解決的應及時與硬件生產或銷售商聯系解決,并對故障情況和處理措施及結果等予以記錄;

　　第十四條計算機軟件的維護分為系統軟件維護和財務軟件維護,包括以下內容:

　　(一)系統軟件維護包括檢查系統文件的完整性,系統文件是否被非法刪除和修改,以保證系統軟件的正常運行。

　　(二)財務軟件維護包括操作維護與程序維護:

　　對財務軟件日常操作維護工作過程中發現的問題,電算維護員應及時解決。如不能排除,應立即報告電算主管并聯系財務軟件供應商予以指導或現場處理。

　　對財務軟件的修改、版本升級等程序維護由財務軟件供應商負責,電算主管及電算維護員應與軟件供應商進行聯系,及時得到新版財務軟件。

　　對正在使用的財務軟件進行升級,應報經財務管理總部和信息技術中心負責人審批后進行,并記錄升級時間及模塊。[電算維護崗和電算主管崗]

　　第十五條會計數據的備份

　　會計數據的備份由電算維護員負責,包括至少每天進行一次硬盤備份或啟用自動備份系統,對重要會計數據更新或修改后應及時進行備份,會計年度結束后及時進行刻錄備份。

　　第十六條

　　各核算單位應健全必要的防治計算機病毒的措施,確保財務系統的正常運行。

　　各單位財務用計算機應配備優良的正版殺毒軟件,以預防、檢測、清除計算機病毒,并定期進行病毒庫的升級及版本的更新。

　　第五章電算化會計檔案管理制度

　　第十七條電算化會計檔案管理是公司重要的會計基礎工作,要嚴格按照財政部《會計檔案管理辦法》及相關要求,對電算化會計檔案進行管理。

　　第十八條電算化會計檔案管理的內容和范圍:

　　電算化會計檔案包括存儲在磁盤、光盤等介質上的會計數據和計算機打印的書面等形式的會計數據。

　　會計數據是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表(包括報表格式和計算公式)等數據,以及財務軟件系統開發運行中編制的各種文檔以及其他會計資料。

　　第十九條電算化會計檔案的日常管理

　　(一)各核算單位使用計算機打印的書面形式的會計憑證、會計賬簿、會計報表,由本單位財務負責人或會計主管負責保管。

　　(二)會計電算化記賬憑證制單完成后應立即打印輸出,打印的記賬憑證上應有制單人員的簽名或蓋章、審核人員簽名或蓋章、財務負責人簽名或蓋章。收付款記賬憑證還應有出納人員簽名或蓋章。

　　(三)現金日記賬和銀行存款日記賬可采用計算機打印的活頁賬頁裝訂成冊,應每天登記并打印,做到日清月結。對每天業務較少、不能滿頁打印的,也可按旬打印。一般賬簿按年打印,遇稅務、審計等管理部門檢查時,應按其要求,及時打印有關賬簿、報表等。

　　(四)各類賬簿在每一會計年度結束后一個月內必須完整打印,裝訂成冊存檔。發現已打印的紙質會計檔案有缺損時,必須補充打印。

　　(五)每月結束后10日內、年度結束后30日內,財務人員應將打印的記賬憑證分月、按憑證序號整齊裝訂成冊,由財務負責人或財務主管、審核人員和裝訂人員簽名或蓋章,存檔妥善保管。

　　(六)每月結束后15日內、年度結束后45日內,財務人員應將打印的會計報表和有關會計資料整齊裝訂成冊,并加蓋單位公章由單位負責人、財務負責人或財務主管簽名或蓋章并加蓋單位公章,存檔妥善保管。

　　(七)存儲在磁盤、光盤等存儲介質上的會計電子文檔由電算維護員保管。

　　第二十條電算化會計檔案必須嚴格執行安全和保密制度,會計檔案不得隨意堆放,嚴防毀損、散失和泄密。

　　各種會計資料(包括紙質和用存貯介質保存的會計數據),未經單位領導同意,不得外借和帶出單位。經單位領導同意借閱會計資料,應該履行相應的借閱手續。存放在存貯介質上的會計資料借閱歸還時,還應該認真檢查其安全性和完整性,防止感染病毒和數據丟失。

　　第二十一條電算化會計檔案保管期滿后,按財政部《會計檔案管理辦法》的要求進行銷毀。

　　第六章附則

　　第二十二條本制度由財務管理總部會同信息技術中心負責解釋。[解釋權限]

　　第二十三條本制度自發布之日起實施。[生效日期]

會計電算管理制度2

　　一、財務機房管理

　　為了確保機房安全高效持久運行，特制定本制度。

　　1、只有財會室內部工作人員才有資格擔任機房的系統管理員、數據錄入員。

　　2、所有機房操作人員必須持證上崗，無證及非機房工作人員不得隨意動用機房設備和上機操作；專職工作人員不得隨意在計算機上干私活或未經領導批準的業務。

　　3、運行會計軟件的計算機必須放置在財會室。

　　4、機房工作人員負責機房各種計算機設備的保管和定期維護，機房應設置禁火、禁煙、禁水等標志，以保證機器有良好的工作環境，防止意外事故的發生。

　　5、為保證會計數據的安全保密，無關人員不得進人機房。

　　6、嚴格執行會計數據的管理規定，保證會計數據的完整性，預防計算機病毒，及時將有關存檔的數據進行打印或者備份，對磁性介質存放的數據要保存雙備份，并交檔案室歸檔。

　　二、計算機管理

　　（一）、操作權限控制

　　操作權限是指系統的種類操作人員所能進行操作的權限。操作權限控制包括以下內容：

　　1、系統管理員一般具有最高的權限。

　　2、操作人員應嚴格按照憑證輸入數據，不得擅自修改憑證數據，如發現差錯，應在輸入計算機前及時反映給憑證編制人員或系統管理員；已輸入計算機的會計數據，在記賬前發現差錯，可按憑證數據進行修正；如在記賬之后發現差錯，必須另做憑證，采用補充登記法或紅字沖銷法，錄入計算機。

　　3、審核員只具有審核權。

　　4、系統維護人員必須按有關的維護規定進行操作，除了系統維護員外，其他人員不得直接打開數據庫文件進行操作，不允許隨意增刪、修改數據、源程序和數據庫文件的結構。

　　5、出納人員、會計軟件開發人員不允許進行系統性的操作。

　　（二）、操作規程控制。

　　操作規程控制主要指操作中應注意的事項，是保證計算機會計系統正確、安全運行，防止各種差錯的有力措施。主要包括以下內容：

　　1、操作人員在上機操作前后，應進行上機操作登記，填寫姓名、上機時間、操作內容，供系統管理員核實；

　　2、操作人員的操作口令應注意保密，不能隨意泄露；操作人員必須嚴格按操作權限操作，不得越權和擅自上機操作或從事與工作無關的操作；

　　3、每次上機完畢，應及時做好所需的各項備份工作，以防發生意外事故；

　　4、嚴禁使用來歷不明的軟盤和進行各種非法拷貝工作，以防計算機病毒的侵入；

　　5、操作人員離開機房前，應執行相應命令退出會計軟件。

　　三、軟、硬件管理

　　計算機系統都是建立在相應的軟、硬件基礎之上，加強軟、硬件的管理是保障整個計算機系統安全、有效、正常運行的重要基礎工作之一。

　　（一）、軟件管理

　　計算機會計系統的軟件主要是指會計軟件，會計軟件是由發人員根據具體會計工作，利用一種或多種計算機語言編制的軟件。它用于配合計算機完成記賬、算賬、報賬以及部分會計管理和會計輔助決策等工作。廣義上的軟件還包括計算機所使用的操作系統及數據庫管理系統等應用程序。

　　1、必須購買和使用取得許可或授權的正版軟件；其中所使用的會計軟件必須符合《商品化會計核算軟件評審規則》的規定，必須達到《會計核算軟件基本功能規范》的要求。

　　2、計算機軟件應作為會計檔案進行管理。檔案管理員應建立相應的軟件使用記錄，并保證軟件安全性和完整性，對于磁性介質存儲的軟件要定期進行檢查，出現問題及時上報處理，以備在必要時能及時提供。

　　3、正確使用各種軟件，軟件的使用必須報財務主管，經同意后登記使用，使用者必須是財會室系統管理員或者具有一定計算機水平的操作人員，一般不得外借使用。

　　4、指定專業人員對軟件進行正確性、適應性和完善性維護。在條件不能滿足的情況下，與所有軟件商建立聯系，及時獲取軟件商對軟件修改、升級的情況，對擁有軟件進行相應的修改和升級，出現問題及時向供應商反映，征求解決辦法。

　　（二）、硬件管理

　　硬件包括計算機系統使用的所有機器設備，對硬件的管理和維護是系統整個生命周期中最重要、最費時的工作，貫穿于系統的整個生命周期，不斷重復出現，直到系統過時和報廢為止。主要由具有一定計算機水平的系統管理員執行。

　　1、妥善保管所有機器設備，實行責任制管理，使用者負責所操作設備的保管和清潔等基本工作。

　　2、系統管理員定期進行硬件的檢查工作，并做好檢查記錄。

　　3、在系統運行過程中出現問題及時向系統管理員報告，進行故障分析和排除，建立設備問題處理記錄。

　　4、在設備更新、擴充、修復時，由系統管理與維護人員共同決定，并報告財務主管同意后，再由系統維護人員實施安裝和調試。

　　5、按照正常使用需要，要購買必需的工具書、工具，儲備一定的零件、耗材，以備用。

會計電算管理制度3

　　一、會計電算化崗位責任制

　　(一)會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位。基本會計崗位可包括:會計主管、出納、會計核算各崗、稽核、會計檔案管理等工作崗位。電算化會計崗位包括直接管理、操作、維護計算機及會計軟件系統的工作崗位。

　　(二)電算化會計崗位和工作職責劃分如下:

　　1.電算主管:負責協調計算機及會計軟件系統的運行工作,要求具備會計和計算機知識,以及相關的會計電算化組織管理的經驗,可由會計部經理兼任。

　　2.軟件操作:負責輸入記賬憑證和原始憑證等會計數據,輸出記賬憑證、會計賬簿、報表,和進行部分會計數據處理工作,要求具備會計軟件操作知識,達到會計電算化初級知識培訓的水平;可由基本會計崗位的會計人員兼任軟件操作崗位的工作。

　　3.審核記賬:負責對輸入計算機的會計數據(記賬憑證和原始憑證等)進行審核,操作會計軟件登記機內賬簿,對打印輸出的賬簿、報表進行確認;此崗要求具備會計和計算機知識,達到會計電算化初級知識培訓的水平,可由主管會計兼任。

　　4.電算維護:負責保證計算機硬件、軟件的正常運行,管理機內會計數據;此崗要求具備計算機和會計知識,經過會計電算化中級知識培訓,應由專職人員擔任。

　　5.數據分析:負責對計算機內的會計數據進行分析,要求具備計算機和會計知識,達到會計電算化中級知識培訓的水平,可由會計部經理兼任。

　　二、會計電算化操作管理制度

　　1.明確規定上機操作人員對會計軟件的操作工作內容和權限,對操作密碼要嚴格管理,指定專人定期更換密碼,杜絕未經授權人員操作會計軟件。

　　2.預防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等會計數據未經審核而登記機內賬簿。

　　3.操作人員離開機房前,應執行相應命令退出會計軟件。

　　4.根據本單位實際情況,由專人保存必要的上機操作日志,記錄操作人、操作時間、操作內容、故障情況等內容。

　　三、計算機硬件、軟件和數據管理制度

　　1.保證機房設備安全和計算機正常運行是進行會計電算化的前提條件,要經常對有關設備進行保養,保持機房和設備的整潔,防止意外事故的發生。

　　2.確保會計數據和會計軟件的安全保密,防止對數據和軟件的非法修改和刪除,建立如'口令'、只讀等措施;對磁性介質存放的數據要保存雙備份。

　　3.對正在使用的會計核算軟件進行修改、對通用會計軟件進行升版和計算機硬件設備進行更換等工作,要有一定的審批手續;在軟件修改、升版和硬件更換過程中,要保證實際會計數據的連續和安全,并由有關人員進行監督。

　　4.健全計算機硬件和軟件出現故障時進行排除的管理措施,保證會計數據的完整性,如安裝不間斷電源,保證停電時,能有時間保存資料。

　　5.健全必要的防治計算機病毒的措施:如安裝殺毒軟件,且每星期更新殺毒軟件,每星期掃描內存;嚴禁外來人員的軟盤在本公司計算機上使用等。

　　6.建立系統風險評價體系,由電算主管及電算維護人員定期分析。

　　四、電算化會計檔案管理制度

　　1.電算化會計檔案包括存儲在計算機硬盤中的會計數據以其它磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來的書面等形式的會計數據;會計數據是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表(包括報表格式和計算公式)等數據。

　　2.電算化會計檔案管理是重要的會計基礎工作,要嚴格按照財政部有關規定的要求對會計檔案進行管理,由會計檔案管理人員負責。

　　3.對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作,重要會計檔案應準備雙份,存放在兩個不同的地點。

　　4.采用磁性介質保存會計檔案,要定期進行檢查,定期進行復制,防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失。

　　5.通用會計軟件、定點開發會計軟件、通用與定點開發相結合會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序,視同會計檔案保管,保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。

　　五、本制度是公司《會計制度》的重要部分,由公司財務總監制定,解釋權、修改權歸公司財務總監。

　　六、本規范自20xx年1月1日起實施。

會計電算管理制度4

　　第一章總則

　　第一條為推動本公司會計電算化發展,規范會計電算工作,按照財政局的有關要求,特制定本制度。

　　第二條本辦法適用范圍:本公司。

　　第三條會計電算化管理內容包括崗位設置、發展規劃、建立信息系統、制定管理制度、人員培訓和推廣等。公司負責管理工作,各單位負責具體實施工作。

　　第二章崗位設置及職責

　　第四條各單位應根據工作及人員情況,設專職或兼職人員負責會計電算化工作,定崗定員,保持相對穩定。

　　第五條電算專管員必須精通財會業務,并且負責以下工作:

　　一、制定本單位會計電算化管理辦法;

　　二、監督會計電算化有關管理制度的執行情況;

　　三、對財會軟件進行日常維護;

　　四、保證計算機軟件和硬件的財產安全;

　　五、控制會計軟件的運行;

　　六、對操作人員進行日常管理;

　　七、負責財會軟件的學習、應用和推廣;

　　八、負責組織系統內操作人員的培訓工作。

　　第六條各單位必須對操作人員的上機、密碼和使用權限進行嚴格管理,建立相應的操作管理制度。與會計業務無關人員,沒有經過上機培訓人員不得作為操作人員。

　　第七條操作人員應嚴格按照操作規范使用計算機和財會軟件,發現問題及時上報,不得自行修改。

　　第八條操作人員的密碼應當嚴格保密;更換操作人員或密碼泄密后,必須及時更改密碼。第九條操作人員如果離開工作現場,必須在離開前退出財會程序,防止其他人員越權操作。

　　第三章電算記賬的規則

　　第十條嚴格按照財務制度、會計制度和軟件程序,以及總公司的有關統一規定,進行業務處理。

　　第十一條總公司對財會軟件的使用實行統一管理,未經總公司同意,各單位不得隨意使用其他財會軟件。

　　第十二條總公司負責設置一、二級會計科目。二、三級科目各單位可根據具體情況增設。

　　第十三條為確保電算記賬準確、高效,記賬過程中實行三審制,即事前審核、事中審核、事后審核。

　　第十四條記賬憑證原則上由手工填制,如果據以填制記賬憑證的原始憑證已輸入計算機或可從機內現有賬簿中計算生成記賬憑證所需數據,記賬憑證方可由計算機打印輸出,代替手工記賬憑證;這時須由操作員、復核員、主管員共同簽章,并按規定裝訂成冊,做為會計檔案保存。

　　第十五條出納人員、程序設計人員不得兼任憑證錄入工作。

　　第十六條已輸入總賬、明細賬的數據,如有差錯,均須另編補充憑證或負數沖正憑證,重新輸入;如原始憑證是正確的,操作員輸入錯誤應在輸入的更正憑證中注明實際輸入數據的更正內容,包括原始的日期、編號及錯誤原因。

　　第十七條存在計算機軟盤或硬盤內的各種賬冊,在未打印成文本輸出之前,應視同會計檔案妥善保存,并應留有副本。

會計電算管理制度5

　　一、金計電算化崗位責任

　　根據《會計電算化工作范》的規定,結含廣西中小學會計電算化工作實際,會計電化位和工作職責一般可劃分如下:

　　(一)電算主管位:負責協調計算機及會計數件系統的運行工作;此崗要求具備會計和計算機知識以及相關的會計電算化組織管理的經驗。電算化主管可由會計主管兼任。采用中小型計算機和計算機網絡會計款件的單位應設立此崗位。

　　(二)軟件操作崗位:負責輸入記賬憑證和原始憑證等會計數據，輸出記賬憑證、會計賬簿、報表,進行部分會計數據處理工作;此崗要求具備會計軟件操作如識,達到會計電算化初段知識培訓的水平。各單位軟件作崗位的.工作可由(并且應鼓勵)基本會計崗位的會計人員兼任。

　　(三)審核記賬崗位:負責對輸入計算機的會計數據(記賬憑證和原始憑證等)進行審核,操作會計軟件登記機內賬簿.對打印輸出的賬簿、報表進行確認；此崗要求具備會計和計算機知識，達到會計電算化初級知識培訓的水平。各單位審核記賬崗位的工作可由主管會計兼任。

　　實施會計電算化過程中,各單位可根據內部牽制制度的要求和本單位的工作需要,參照上述對電算化會計崗位的劃分進行調整和設立必要的工作崗位。基本會計崗位和電算化會計崗位,可在保證會計數據安全的前提下交叉設置，各位人員要保持相對穩定。規模小的中小學設立電算化會計崗位，應根據實際需要對上述給出的崗位進行適當合并。

　　二、會計電算化作管理

　　根據《會計電算化工作規范》的規定,各單位應建立會計電算化操作管理制度,主要內容包括：

　　(一)操作人員的工作職責和工作權限。應明確規定上機操作人員對會計軟件的操作工作內容和權限,嚴格管理操作密碼,指定專人定期更換密碼,杜絕未經授權人員操作會計軟件；

　　（二）預防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等會計數據未經審核而登記機內賬簿的措施(建議在會計核算軟件基本功能中設置此項功能);

　　(三)操作人員離開機房前，應執行相應命令退出會計軟件;

　　（四)必要的上機操作記錄制度。應根據本單位實際情況,由專人保存必要的上機操作記錄,記錄操作人、操作時間、操作內容、故障情況等內容。

　　三、計算機硬件、軟件和數據管理

　　根據《會計電算化工作規范》的規定,各單位應建立計算機硬件、軟件和數據管理制度,主要內容包括：

　　(一)保證機房設備安全和計算機正常運行的措施(如經常對有關設備進行保養，保持機房和設備的整潔，防止意外事故的發生等)；

　　(二)會計數據和會計核算軟件安全保密的措施(如防止對數據和軟件的非法修改和刪除;對磁性介質存放的數據要保存雙備份等);

　　(三)修改會計核算軟件的審批和監督制度(如對正在使用的會計核算軟件進行修改、對通用會計軟件進行升版和計算機硬件設備進行更換等工作,應具備審批手續;在軟件修改、升版和硬件更換過程中,如何保證實際會計數據的連續和安全，并應由有關人員進行監督等);

　　(四)健全計算機硬件和軟件出現故障時進行排除的管理措施,保證會計數據的完整性；