籌備管理制度
在不斷進(jìn)步的社會(huì)中，越來越多地方需要用到制度，制度是指一定的規(guī)格或法令禮俗。那么制度怎么擬定才能發(fā)揮它最大的作用呢？以下是小編整理的籌備管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
為確保管理處正式接管小區(qū)物業(yè)以后,各項(xiàng)工作能夠穩(wěn)妥有序的開展,達(dá)到《物業(yè)管理合同》約定的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn),管理處(籌)根據(jù)物業(yè)公司與甲方的合作意向,以《物業(yè)管理合同》(草稿)和《物業(yè)管理方案》(草案)為基礎(chǔ),重點(diǎn)從清潔、保安、設(shè)備、綠化等綜合服務(wù)和日常管理方面做好各項(xiàng)籌備工作,具體從以下幾個(gè)方面開展:
一、基本籌備工作
基本籌備工作主要指管理處開辦計(jì)劃,通過購買、調(diào)配管理處日常運(yùn)作所需的設(shè)備、用具等,使管理處具備辦公和為甲方提供服務(wù)的硬件環(huán)境。具體包括以下內(nèi)容:
(1)辦公設(shè)備的配置(辦公桌、椅、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、文件柜等);
(2)日常辦公用具的準(zhǔn)備(辦公用品采購、公章雕刻等);
(3)管理處工作人員的.服裝制作(含胸卡等);
(4)護(hù)衛(wèi)、清潔等臨時(shí)工作人員的住宿(包括宿舍、床架、床上用品等,如有需要,還應(yīng)考慮以上人員的伙食,如煤氣灶、煤氣罐等);
(5)維修保養(yǎng)工具的配置。
說明:管理處(籌)應(yīng)結(jié)合甲方及自身的實(shí)際情況,對以上計(jì)劃進(jìn)行合理調(diào)整。
二、制度建立工作
健全的制度是管理處規(guī)范運(yùn)作的基礎(chǔ)。管理處在接管期間應(yīng)高度重視各項(xiàng)制度的健全工作,以公司管理部制定的《物業(yè)管理服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范文本》為指導(dǎo),盡快完善管理處的各項(xiàng)規(guī)章制度。在制度未出臺(tái)之前,管理處可采取召開專題會(huì)議、形成會(huì)議紀(jì)要的方法來臨時(shí)規(guī)范各項(xiàng)工作,一旦時(shí)機(jī)成熟,就應(yīng)形成制度。具體實(shí)施包括以下幾個(gè)方面:
1、管理處各崗位的崗位職責(zé)。包括:主任崗位職責(zé)、副主任崗位職責(zé)、各部門負(fù)責(zé)人崗位職責(zé)和各基層崗位的崗位職責(zé)等。
2、管理處日常管理制度。包括:公文管理、印章管理、電腦管理、會(huì)議管理、財(cái)務(wù)管理、考勤管理、值班管理、收費(fèi)管理、投訴管理、人事管理、維修管理、員工請休假管理、員工儀表儀容及行為規(guī)范管理、員工考核管理、員工宿舍管理等。
3、管理處清潔工作手冊。包括:管理處清潔質(zhì)量監(jiān)管辦法、各崗位清潔工作標(biāo)準(zhǔn)、各崗位清潔工作程序等。
4、管理處保安工作手冊。包括:管理處保安工作管理規(guī)定、管理處保安崗位設(shè)置、各崗位工作標(biāo)準(zhǔn)、各崗位工作程序、保安巡檢路線圖、人員出入管理規(guī)定、人員來訪接待管理規(guī)定、人員來訪接待流程圖、車輛出入管理規(guī)定、物品出入管理規(guī)定、保安裝備使用管理規(guī)定、保安交接班管理規(guī)定、保安交接班程序、保安隊(duì)隊(duì)列訓(xùn)練內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)、文明執(zhí)勤用語等。
5、管理處設(shè)備管理工作手冊。包括:管理處設(shè)備管理規(guī)定、設(shè)備臺(tái)帳、各設(shè)備的操作規(guī)程、各設(shè)備的保養(yǎng)維修計(jì)劃、各設(shè)備的維修保養(yǎng)運(yùn)行記錄、各設(shè)備故障緊急處理措施等。
6、管理處綠化管理工作手冊。包括:管理處綠化管理規(guī)定、綠化植物臺(tái)帳、各植物的習(xí)性及養(yǎng)護(hù)方法、各植物的養(yǎng)護(hù)計(jì)劃、各植物的養(yǎng)護(hù)記錄等。
7、管理處緊急情況應(yīng)急處理程序。包括:常用電話號(hào)碼、火災(zāi)應(yīng)急處理程序、治安緊急情況應(yīng)急處理程序、停電應(yīng)急處理程序、停水應(yīng)急處理程序、水浸應(yīng)急處理程序、液化石油氣泄漏應(yīng)急處理程序、新風(fēng)機(jī)防毒應(yīng)急處理程序、電梯停梯困人應(yīng)急處理程序、臺(tái)風(fēng)應(yīng)急處理程序、盜警應(yīng)急處理程序、急救應(yīng)急處理程序、其他應(yīng)急處理程序等。
說明:管理處應(yīng)根據(jù)各綜合服務(wù)的外包/內(nèi)管情況對各綜合服務(wù)的工作手冊進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。
三、員工崗前培訓(xùn)
管理處要針對各崗位的特點(diǎn),對管理處員工(包括正式工、外聘工、臨時(shí)工)的工作能力進(jìn)行評估,有針對性的開展崗前培訓(xùn),主要有以下幾個(gè)方面:
1、管理處全體員工:物業(yè)公司發(fā)展史、質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、小區(qū)基本情況、小區(qū)內(nèi)設(shè)備(供水、供電、排水、消防、運(yùn)載、弱電等)情況、甲方基本情況、物業(yè)管理各綜合服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)及要求、常用禮儀禮節(jié)、常用禮貌用語等;
2、清潔工:清潔保養(yǎng)方法、清潔工作標(biāo)準(zhǔn)、清潔工作程序;
3、保安員:各崗位工作標(biāo)準(zhǔn)、各崗位工作程序及相關(guān)的管理規(guī)定學(xué)習(xí)、監(jiān)控及消防系統(tǒng)操作培訓(xùn)等;
4、綠化工:綠化養(yǎng)護(hù)方法、綠化工作標(biāo)準(zhǔn)、綠化工作程序等;
說明:崗前培訓(xùn)的具體內(nèi)容應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。
四、綜合服務(wù)實(shí)施的準(zhǔn)備工作
1、清潔準(zhǔn)備工作:
(1)外包:如清潔外包,管理處則只需按照《合同》約定的清潔衛(wèi)生范圍和標(biāo)準(zhǔn),明確各崗位的范圍及職責(zé),制定清潔月度工作計(jì)劃和完善相應(yīng)的監(jiān)管措施即可;
(2)自管:如清潔工作由管理處自己負(fù)責(zé),除明確各清潔崗位的范圍及職責(zé)、制定清潔月度工作計(jì)劃和完善相應(yīng)的監(jiān)管措施以外,還需要進(jìn)行相應(yīng)的機(jī)械設(shè)備和清潔物料準(zhǔn)備、每月清潔物料消耗測算及跟蹤、人員招聘、人員服裝、崗前培訓(xùn)等。
2、保安準(zhǔn)備工作(由于物業(yè)公司接管小區(qū)均自建護(hù)衛(wèi)隊(duì),故不列出外包工作內(nèi)容):
(1)自衛(wèi)警械、對講機(jī)等裝備的購買或調(diào)配;
(2)保安崗位設(shè)置、排班等;
(3)明確巡檢時(shí)間、巡檢頻度、巡檢路線及相應(yīng)的巡檢簽卡的設(shè)立;
(4)強(qiáng)化隊(duì)列訓(xùn)練(重點(diǎn)突出崗位形象訓(xùn)練);
(5)崗前培訓(xùn)。
3、綠化準(zhǔn)備工作:
(1)建立區(qū)內(nèi)綠化植物臺(tái)帳;
(2)綠化崗位設(shè)置、排班等;
(3)按照綠化工作標(biāo)準(zhǔn)和綠化工作程序明確每日、每周、每月、每季的綠化工作任務(wù);
(4)崗前培訓(xùn)。
5、設(shè)備準(zhǔn)備工作:
(1)根據(jù)甲方提供的物業(yè)資料(如甲方未能提供資料,則需要工程技術(shù)人員進(jìn)行現(xiàn)場查看了解),對區(qū)內(nèi)的供電、供水(水池)、排水、弱電、運(yùn)載、新風(fēng)、消防、避雷、有線電視等系統(tǒng)的機(jī)器設(shè)備、線路和管渠走向進(jìn)行實(shí)地對照,并建立相應(yīng)的設(shè)備臺(tái)帳和設(shè)備卡片;
(2)根據(jù)各設(shè)備的運(yùn)行、使用狀況,制定合理的保養(yǎng)、維修及定期檢查計(jì)劃;
(3)根據(jù)各設(shè)備的情況,做好設(shè)備運(yùn)行、維修、保養(yǎng)記錄;
(4)崗前培訓(xùn)。
6、停車場及整改建議:
(1)停車場管理。熟悉區(qū)內(nèi)車輛的號(hào)牌、車型、車主姓名及單位,對停車場周邊的安全隱患進(jìn)行重點(diǎn)防范,并及時(shí)進(jìn)行整改;
(2)整改建議。對建筑主體及附屬設(shè)備存在的缺陷或不完善的地方,提出整改建議。
五、其他準(zhǔn)備工作
1、辦公區(qū):
辦公區(qū)除了要做
好以上四項(xiàng)基本的準(zhǔn)備工作以外,還須重點(diǎn)做好與甲方職能部門的溝通工作,對甲方負(fù)責(zé)后勤工作的重點(diǎn)科室、重點(diǎn)人員進(jìn)行了解、熟悉,根據(jù)甲方的實(shí)際情況建立適當(dāng)?shù)臏贤ㄇ?確保雙方能夠及時(shí)溝通,使信息及時(shí)反饋,為雙方進(jìn)一步的合作打下基礎(chǔ)。
2、生活區(qū):
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