施美醫(yī)院文書檔案歸檔文件整理制度

時(shí)間：2023-01-03 11:33:26 制度

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施美醫(yī)院文書檔案歸檔文件整理制度

施美醫(yī)院文書檔案歸檔文件整理制度1

　　第一條

　　為規(guī)范工商行政管理機(jī)關(guān)行政復(fù)議案件材料的立卷歸檔和檔案管理工作，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)行政復(fù)議法》、《中華人民共和國(guó)行政復(fù)議法實(shí)施條例》等有關(guān)法律、行政法規(guī)的規(guī)定，制定本辦法。

　　第二條

　　工商行政管理機(jī)關(guān)對(duì)行政復(fù)議案卷立卷歸檔和管理行政復(fù)議檔案，應(yīng)遵守本辦法。法律、法規(guī)、規(guī)章另有規(guī)定的，從其規(guī)定。

　　第三條

　　行政復(fù)議案卷的收集、整理工作，由各級(jí)工商行政管理機(jī)關(guān)法制機(jī)構(gòu)具體負(fù)責(zé)；行政復(fù)議案卷檔案的管理工作，由各級(jí)工商行政管理機(jī)關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)具體負(fù)責(zé)。

　　第四條

　　行政復(fù)議工作人員在案件審理過程中，應(yīng)當(dāng)系統(tǒng)地收集、整理有關(guān)文書資料，做好立卷前的準(zhǔn)備工作；案件辦結(jié)后，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真檢查案件的文書材料是否齊全，剔除與案件無關(guān)的材料，及時(shí)進(jìn)行立卷。

　　第五條

　　行政復(fù)議案卷應(yīng)當(dāng)一案一號(hào)，并可以根據(jù)情況分為正卷、副卷。

　　正卷按照下列順序裝訂：

　　（一）案卷封面；

　　（二）卷內(nèi)目錄；

　　（三）行政復(fù)議決定書等案件終結(jié)的行政復(fù)議文書；

　　（四）對(duì)外制發(fā)的其他行政復(fù)議文書；

　　（五）行政復(fù)議文書的送達(dá)回證；

　　（六）行政復(fù)議申請(qǐng)書及證據(jù)材料；

　　（七）被申請(qǐng)人答復(fù)書及證據(jù)材料；

　　（八）第三人意見書及證據(jù)材料；

　　（九）行政復(fù)議材料簽收單；

　　（十）聽證申請(qǐng)書；

　　（十一）聽證筆錄；

　　（十二）規(guī)范性文件審查意見；

　　（十三）需要公開的其他材料；

　　（十四）備考表。

　　副卷按照下列順序裝訂：

　　（一）案卷封面；

　　（二）卷內(nèi)目錄；

　　（三）行政復(fù)議案件審結(jié)報(bào)告；

　　（四）行政復(fù)議決定書等案件終結(jié)的行政復(fù)議文書的報(bào)批件；

　　（五）其他行政復(fù)議文書的報(bào)批件；

　　（六）機(jī)密文件抄件；

　　（七）內(nèi)部請(qǐng)示、報(bào)告及報(bào)批件；

　　（八）其他業(yè)務(wù)部門意見；

　　（九）不適宜公開的其他有關(guān)材料；

　　（十）備考表。

　　同一類案卷材料，按文件形成的先后時(shí)間順序依次編入案卷。

　　第六條

　　行政復(fù)議案件檔案中的同一文書正本只留存一份，多余部分可歸入副卷。

　　第七條

　　行政復(fù)議案卷歸檔材料應(yīng)當(dāng)為原件或者復(fù)印件。案卷封面和案卷目錄需要填寫的部分，應(yīng)當(dāng)使用鋼筆、毛筆逐項(xiàng)填寫齊全或者打印。字跡要工整、規(guī)范、清楚，打印編排符合檔案管理的規(guī)范化要求。

　　第八條

　　行政復(fù)議案卷封面上需注明案件名稱、審理結(jié)果、結(jié)案日期、立卷人、立卷日期等內(nèi)容。

　　第九條

　　行政復(fù)議案卷應(yīng)當(dāng)設(shè)置目錄，按照文書材料排列順序編制目錄。卷內(nèi)目錄包括順序號(hào)、文號(hào)、題名、文件提供人、頁碼、備注等內(nèi)容。卷內(nèi)文書沒有標(biāo)題或者標(biāo)題不規(guī)范的，應(yīng)當(dāng)

　　根據(jù)內(nèi)容擬定題名，在新擬標(biāo)題外加“［］”填寫在目錄中。

　　第十條

　　卷內(nèi)文書材料應(yīng)當(dāng)按排列順序，依次使用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫頁碼。頁碼分別標(biāo)注在有字頁面正頁的右上角和反頁的左上角。無字頁面、封面、卷內(nèi)目錄、封底不編頁碼。

　　第十一條

　　裝訂案卷應(yīng)當(dāng)注意以下問題：

　　（一）文書破損的，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)或者復(fù)制，復(fù)制件放于原件之前；

　　（二）文書紙面超過A4紙的，按卷面大小折疊整齊；

　　（三）文書紙面過小或者裝訂后影響字跡的，以A4紙進(jìn)行粘貼；

　　（四）需要附卷保存的信封，應(yīng)當(dāng)復(fù)印后留存或者打開展平后加貼襯紙，郵票不得撕揭；

　　（五）不能附卷保存的物證應(yīng)當(dāng)拍攝成照片附卷；

　　（六）文書材料上的非不銹鋼金屬物應(yīng)當(dāng)剔除；

　　（七）檔案法要求的其他事項(xiàng)。

　　第十二條

　　行政復(fù)議案件辦結(jié)后，承辦人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)立卷歸檔。行政復(fù)議案卷應(yīng)當(dāng)于次年3月底前移交至檔案室。移交應(yīng)當(dāng)辦理移交手續(xù)，移交人和接收人應(yīng)當(dāng)在移交登記簿上簽名或者蓋章。

　　第十三條

　　行政復(fù)議案卷的保管期限根據(jù)案件的具體情況分為永久和定期兩種。案件承辦人根據(jù)檔案法的規(guī)定及案件的保存價(jià)值擬定具體案卷的保管期限，報(bào)行政復(fù)議機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審批。

　　第十四條

　　卷內(nèi)文書材料涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密或者個(gè)人隱私的，應(yīng)當(dāng)列為密卷，歸檔時(shí)在案卷封面右上角加蓋密級(jí)章。密級(jí)的確定、變更或者解密，依照《中華人民共和國(guó)保密法》及其相關(guān)規(guī)定辦理。

　　第十五條

　　行政復(fù)議機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)設(shè)立符合檔案存放標(biāo)準(zhǔn)的專門場(chǎng)所保管行政復(fù)議檔案。

　　第十六條

　　行政復(fù)議檔案不得外借。需要查閱檔案的，應(yīng)當(dāng)辦理查閱手續(xù)，當(dāng)場(chǎng)查閱，當(dāng)場(chǎng)歸還；需要復(fù)印案卷的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案管理人員同意，不得自行復(fù)制所查閱的檔案材料。

　　第十七條

　　查閱有密級(jí)的檔案，應(yīng)當(dāng)經(jīng)行政復(fù)議機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。涉密案件不得復(fù)印。

　　第十八條

　　行政應(yīng)訴案件的立卷歸檔和管理檔案，參照本規(guī)定執(zhí)行。

　　第十九條

　　本辦法自20xx年1月1日起施行。

施美醫(yī)院文書檔案歸檔文件整理制度2

　　為做好文件材料的歸檔文件整理工作，按照《歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行整理、歸檔，結(jié)合具體情況，特制定本制度。

　　1、凡本單位工作中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍，由各科室統(tǒng)一交到辦公室進(jìn)行歸檔文件整理。

　　2、多份文件為一件的文件材料必須要用卷繩三孔一線裝訂到一起，永久或定期的文件材料都要裝訂。要求永久的單份文件材料也要用卷繩裝訂，文件材料張數(shù)特別少的要在文件的左上角用膠水粘好。定期的單份文件材料可用書釘裝訂，不許有散頁。

　　3、多份文件為一件的文件排序，來文首先是文件閱辦單，然后是正文;發(fā)文首先是正文，然后是發(fā)文簽批單，最后是底稿;轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;批復(fù)在前，請(qǐng)示在后。批閱文稿和簽字一律用炭黑或藍(lán)黑的鋼筆或炭素筆不能用鉛筆和圓珠筆。

　　4、采用年度---保管期限---問題分類法進(jìn)行分類。即在同一年度下將歸檔文件按保管期限分為永久和定期，再在保管期限下面按問題分為黨群類、行政類、業(yè)務(wù)類。

　　5、組件后在歸檔文件的首頁上端居中空白位置蓋上歸檔章。在歸檔章內(nèi)要注明全宗號(hào)、年度、室編件號(hào)、問題、保管期限。

　　6、按保管期限對(duì)歸檔文件材料進(jìn)行編號(hào)，一個(gè)保管期限排一個(gè)流水號(hào)。在同一保管期限內(nèi)重要的文件材料排在前邊。文件材料的排序一定要規(guī)范，黨、政分開，排列清晰，便于查考。

　　7、歸檔文件目錄和卷盒封面內(nèi)容要填寫清楚完整，不得漏項(xiàng)，填寫歸檔文件日期單位數(shù)要用0占位。

　　8、歸檔文件目錄要求打印，一式六份，以備檔案進(jìn)館時(shí)所用。

　　9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同歸檔文件目錄向本單位檔案室移交。

施美醫(yī)院文書檔案歸檔文件整理制度3

　　(一)總則

　　第一條

　　為加強(qiáng)規(guī)劃部資料檔案管理工作，特制定本制度。

　　第二條

　　歸檔的圖紙、文件材料必須按年度立卷，本部門內(nèi)部在工作中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料以及根據(jù)工作需要購(gòu)買或收集的書籍、資料等，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。

　　第三條

　　公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的`系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)交資料員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將借閱的圖紙、資料向資料員辦理歸還手續(xù)，經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

　　(二)文件材料的收集管理

　　第四條

　　堅(jiān)持部門收集、管理文件材料制度。資料員應(yīng)為部門專職管理人員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對(duì)穩(wěn)定。

　　第五條

　　凡本部門繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律交資料員統(tǒng)一收集管理；圖紙及變更應(yīng)由相關(guān)責(zé)任人驗(yàn)收后交資料員統(tǒng)一管理。

　　第六條

　　一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸卷。

　　第七條

　　資料員的職責(zé)：

　　1.了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。

　　2.認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對(duì)本部門承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向公司檔案室辦好交接簽收手續(xù)。

　　3.承辦人員借用圖紙、資料及其他文件材料時(shí)，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。

　　(三)歸檔范圍

　　第八條

　　部門接收的設(shè)計(jì)文本、圖紙、變更等。

　　第九條

　　重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、會(huì)議所用方案文本及圖紙、會(huì)議決議、總結(jié)、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。

　　第十條

　　公司下發(fā)來的與本部門有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。

　　第十一條

　　本部門對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

　　第十二條

　　本部門的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。

　　第十三條

　　本部門反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)（如審圖意見等）。

　　第十四條

　　本部門的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。

　　第十五條

　　本部門負(fù)責(zé)辦理的公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

　　(四)平時(shí)歸卷

　　第十九條

　　部門內(nèi)要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職資料員集中統(tǒng)一保管。

　　第二十條

　　部門內(nèi)資料員根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類目“。“案卷類目“的條款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。

　　第二十一條

　　公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職資料員歸卷。

　　第二十二條

　　專(兼)職資料員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目“條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座“，并在收發(fā)文登記薄上注明。

　　(五)立卷(案卷質(zhì)量要求)第二十三條

　　為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室專(兼)值資料員在公司檔案室檔案人員指導(dǎo)下組卷、編目。

　　第二十四條

　　案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。

　　第二十五條

　　歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

　　第二十六條

　　歸檔的圖紙、文本，應(yīng)分項(xiàng)目、階段、專業(yè)分別歸類，圖紙按順序整理后整體歸檔，不得分拆借閱，歸還時(shí)資料員應(yīng)查證圖紙的完整性。在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。

　　第二十七條

　　不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　第二十八條

　　卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

　　第二十九條

　　卷內(nèi)文件材料應(yīng)按非列順序，依次編寫頁號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號(hào)。

　　第三十條

　　永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

　　第三十一條

　　有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷入、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。

　　第三十二條

　　案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

　　第三十三條

　　案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：

　　案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。

　　第三十四條