文件管理制度

時間：2024-05-08 11:59:37 制度

文件管理制度

　　在發展不斷提速的社會中，需要使用制度的場合越來越多，制度是一種要求大家共同遵守的規章或準則。相信很多朋友都對擬定制度感到非常苦惱吧，下面是小編為大家收集的文件管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

文件管理制度

文件管理制度1

　　一、檔案資料的管理規定

　　1、為保證所有文件、合同、各類檔案資料能全面地保存并管理，同時也方便各部門有效地使用所有資料，公司的文檔資料實行統一管理制度。

　　2、由運營中心負責公司所有文檔資料保存和管理工作。

　　3、各部門例會和重要會議均要有會議紀要并提交運營中心。

　　4、所有業務合同原件一式三份，一份交客戶，另兩份分別由業務部、財務部存檔，各業務部每月整理匯總合同清單。

　　5、圖書資料由各部門自己保管，但各部門需向運營中心提交清單，并在每次新增資料后及時向運營中心提交新增的資料清單。

　　二、文檔資料的主要范圍

　　1、公司所有重要文件包括決議、通知、通報、請示、報告、批復、公司信函、會議紀要、公告等；

　　2、公司的各種規劃、計劃、總結等資料；

　　3、各部門例會和重要會議的'會議紀要；

　　4、員工個人檔案(員工信息表、個人簡厲、體檢表、身份證復印件、學歷復印件及其它相關重要證件的復印件)以及員工獎罰記錄、考勤記錄、借用設備記錄、績效考核等資料；

　　5、員工提案、述職報告等文字材料。

　　三、文檔資料的調用原則及規定

　　1、調用文檔要嚴格按照分級調用相關文檔的原則。

　　2、調用本部門文檔，須經本部門經理申批。

　　3、調用外部門文檔，經雙方經理同意并填寫有關調用文檔表格方可調用。

　　4、未經批準任何人不得擅自越級或跨部門調用文檔，違者按情節輕重予以處罰。

　　（一）公文管理

　　⒈公文種類：人大常委會共有三類公文，人大常委會文件、人大常委會黨組文件、人大常委會辦公室文件，各委室原則上不對外獨立行文。如確需行文，由各委室會同辦公室商定。

　　⒉公文起草：按照領導指示或交辦，由工作人員擬稿。以常委會或黨組文件發文，由常委會主要領導簽發；以辦公室文件發文，一般由辦公室主任簽發。起草文件一律用制式文件擬稿行文。文印結束后，底稿交由文書存檔。因多次修改底稿無法存檔的，由擬稿人謄抄整理后送文書存檔。

　　⒊公文打印：需要印發的正式文件或較大型會議的有關材料一律在政府印刷所膠印，其它文件一般安排油印。文件材料的印刷，應填寫兩聯單，由辦公室分管副主任簽字后印刷，以便于帳目結算。

　　⒋公文校對：由擬稿人校對，并由核稿人再次進行校對，確認無差錯后方可印制。

　　⒌公文裝訂：文件印完后，起草人要及時進行裝訂，并將文件分發的.具體要求向辦公室公務員交待清楚。グ嬡ㄋ有

　　⒍公文分發：公務員接到文件后應及時進行發文登記，一般性文件要抓緊送達有關單位，急辦文件隨印隨發。

　　⒎公文存檔：對文件正稿和底稿，文秘人員要及時交文檔管理人員，文書要及時存檔立卷，不得漏存漏報。

　　（二）檔案管理

　　⒈文件檔案實行專人管理。所有密級文件和內部資料，要嚴格登記、傳閱和借閱手續，嚴防文件丟失和失泄密事故發生。

　　⒉嚴格文檔借閱制度。借閱文件要經辦公室分管領導同意。未經允許，非工作人員不得隨意出入檔案室。閱文人員應在辦公室或指定的閱文室閱讀文件，不準將文件隨意帶出或亂放，不準將文件帶回家中。

　　⒊對收到的各類文件，文檔人員要及時查收并按要求進行傳閱，傳閱文件要做到：勤傳、勤收、勤催辦，不拖不壓，不誤事。傳閱完畢后，分類保管，積極提供利用，并做好年終文件的。清退工作。

　　⒋廢舊文件不得同舊報刊混同處理，一律打捆送造紙廠打漿，以防失泄密和影響單位形象。

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