Excel打印技巧詳細介紹

時間：2024-08-06 14:34:43 office辦公

Excel打印技巧詳細介紹

　　Excel打印技巧

　　Excel是我們常用的辦公軟件之一，在打印方面有幾點體會，現在寫出來與大家共同探討一下。

　　1、設置工作表的標題

　　在Excel制作一個表格時，我們一般都會設計一個標題，當Excel表格的長度大于一頁時，為了保持表格的完整性和可讀性，我們一般都希望能在每一頁中都出現這個標題，這樣就需要進行以下設置：單擊“文件”菜單中的“頁面設置”命令，打開“頁面設置”對話框，單擊“工作表”標簽，在“打印標題”框中單擊“頂端標題行”右邊的紅色小箭頭，然后在Excel表格中使用鼠標左鍵單擊要作為頂端標題的行，或者直接在“頂端標題行”文本框中輸入引用位置代碼，最后單擊“確定”按鈕，以后在打印的時候，每一張表格上都會帶有我們設置的標題行了。

　　2、首行重復打印

　　當工作表大于1頁時，用戶一般希望在打印時能在每一頁中均能包含首行，你可以這樣設置，打開“頁面設置”對話框，單擊“工作表”選項卡，接下來只需在“打印標題→頂端標題行”文本框中輸入：:類似的字符，或用鼠標將工作表中的首行拖過來也可以，以后就該表格首行就會打印在每頁了。

　　3、打印工作表中的公式

　　一般情況下，我們是不需要打印公式內容的，但是某些特殊情況下，將公式內容打印出來可以方便我們對計算公式進行分析，下面的方法就可以將公式內容打印出來：單擊“工具”菜單中的“選項”命令，打開“選項”命令，在打開的“選項”對話框中選擇“視圖”標簽項，在“窗口選項”區域中選擇“公式”復選框，最后單擊“確定”按鈕退出該設置窗口，你會發現所有的公式都已經顯示出來了，此時再打印工作表即可，這種方法會把工作表中所有的公式內容都打印出來，如果我們需要有選擇地打印個別單元格中的公式的話，就需要下面的方法了，首先選中要打印的包含公式的單元格，然后按下“Ctrl+'”（位于Tab鍵的上方）組合鍵，這樣就可以在顯示公式和計算結果之間切換，當切換到顯示公式內容的時候再開始打印就可以了，相比之下，這種方法更為簡單，而且可以實現有選擇地打印公式內容。

　　4、隱藏工作表中的零值

　　如果“0”在工作表中出現的次數太多的話，打印出來的工作表會顯得十分凌亂，因為“0”代表著什么都沒有，為此我們可以按照下面的方法隱藏多余的零值：單擊“工具”菜單中的“選項”，打開“視圖”標簽項，在“窗口選項”里把“零值”復選框前面的對號去掉，單擊“確定”按鈕，你會發現工作表中的所有零值都變成了空白單元格，如果我們要有選擇地隱藏單元格中的零值的話，可以首先選中包含零值的單元格，然后單擊鼠標右鍵，選擇“設置單元格格式”命令，在“單元格格式”對話框選擇“數字”選項卡，在“分類”列表框中選擇“自定義”選項，然后在右邊的“類型”文本框中輸入“0;_0;;@”，單擊“確定”按鈕，這樣單元格中的零值只會出現在編輯欄或正在編輯的單元格中，而不會被打印出來。

　　5、自動避開錯誤值

　　當在工作表中使用了公式或者函數之后，有些時候難免會出現一些錯誤提示信息，要避免將這些錯誤提示信息打印出來，可以按照下面的方法進行設置：單擊“文件”菜單中的“頁面設置”命令，然后選擇“工作表”標簽項，在“打印”區域中單擊“錯誤單元格打印為”下拉框，選擇“空白”項，最后單擊“確定”按鈕，這樣在打印的時候就不會將這些錯誤信息打印出來了。

　　6、打印選定區域

　　選定需要打印的區域，執行“文件”→“打印”，打開“打印內容”對話框，選中“打印內容”下面的“選定區域”選項，按下“確定”按鈕就行了。如果經常要打印固定的某個區域，可以先選定相應區域，再執行“文件”→“打印區域”→“設置打印區域”。經過這樣的設置后，無論是執行菜單的打印命令，還是直接按“常用”工具欄上的“打印”按鈕，均可將設置的區域打印出來。

　　此時，如果想打印別的內容，就必須先執行“文件”→“打印區域”→“取消打印區域”命令，然后再進行打印操作。

　　7、打印不連續的單元格（區域）

　　如果僅僅需要將一些不連續的單元格（區域）中的內容打印出來，那么在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標左鍵單擊需要打印的單元格（區域），選中多個不連續的單元格（區域，如A2.B2:C8.D10……），然后選擇“文件”→“打印”，打開“打印內容”對話框，選中“打印內容”下面的“選定區域”選項，按下“確定”按鈕就行了。此時，系統將選中的每一個不連續單元格（區域）分開，打印在不同頁面上（即A2打印在一張紙上，B2:C8打印在另一張紙上……）。

　　如果需要經常打印固定的不連續行、列，可以在上述隱藏設置完成后，執行“視圖”→“視面管理器”，打開“視面管理器”對話框，按其中的“添加”按鈕，在隨后彈出的“添加視圖”對話框“名稱”后面的方框中輸入一個名稱（如“打印”等），確定退出。以后需要打印時，再打開“視面管理器”對話框，選中“打印”視圖項，按“顯示”按鈕，即可顯示出設置好的打印頁面，執行打印操作就可以了。

　　如何避免在Excel中輸入重復數據

　　在單位制作員工花名冊等表格時，員工的身份證號碼應該是唯一的，我們能夠通過“數據有效性”來防止重復輸入:

　　選中需要輸入身份證號碼的單元格區域(如D2至D101)，執行“數據→有效性”命令，打開“數據有效性”對話框，在“配置”標簽下，按“允許”右側的下拉按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選擇“自定義”選項，然后在下面“公式”方框中輸入公式:=COUNTIF(D:D,D2)=1，確定返回。

　　以后在上述單元格中輸入了重復的身份證號碼時，系統會彈出提示對話框(如圖2)，并拒絕接受輸入的號碼。

　　用Excel表格實現機打支票

　　對于財務人員來說填寫支票是一項重要的日常工作。使用電腦進行支票套印既可減少工作量，又能有效地避免填寫失誤，顯然是個不錯的選擇。下面就以Excel2003為例介紹一下套印支票的具體操作。

　　一、精確設置套印位置為了獲得支票圖樣，你需要一臺掃描儀或數碼相機。把支票放入掃描儀，掃描分辨率設定為100dpi、縮放比100。在預覽圖形上調整掃描區域框使它盡量靠近支票邊，或者在掃描后再用圖形處理軟件進行修剪。最后把掃描的圖像處理后保存為ZP.bmp。

　　編注：如果用數碼相機拍照，可以將照片在Photoshop軟件中放大尺寸，使它和實際的支票尺寸相同。

　　1．設置定位背景

　　啟動Excel，單擊菜單欄的“格式/工作表/背景…”打開工作表背景對話框，把剛才保存的ZP.bmp設定為背景。單擊工具欄上顯示比例的下拉列表框，把顯示比例設定為106%。

　　注：106%的比例是這樣得來的。在把掃描的支票圖設置為電子表格背景后，設置顯示比例為100%，用繪圖工具欄中的“矩形”工具畫一個與背景支票等高的矩形，打印出來。量得打印出的矩形高為8.5厘米，直接量取支票的高度為8厘米，8.5÷8=106%就是所需的比例。

　　2．設置界面及數據定位通過拖動行、列標題的邊界調整行高列寬，再配合使用格式工具欄中的“合并及居中”按鈕，讓支票中要每個要填寫的位置均正好與一個單元格重合。對于日期的年月日、小寫金額的個十百千的格子都只要合并在一個單元格就夠了。對周圍無關的單元格全部設置填充色以突出顯示支票。然后在支票下面的16行設計一個表格用于輸入支票中的基本內容，并輸入數據以便下一步設置時參考(圖1)。

　　解決Excel表格不能“自動求和”問題

　　為什么我用的好好的Excel表格怎么不能自動求和了，問題解決辦法如下：

　　打開表格點擊“工具”下面的“選項”，如下圖所示。

　　然后在“選項”里找到“重新計算”這一項，在“自動重算”前面打勾，就OK了!

　　excel如何自動換行？

　　首先，打開Excel表格，然后選中需要自動換行的單元格區域，單擊菜單欄的“格式”中的“單元格”，在彈出的“格式單元格”窗口中選擇“對齊”，然后將-- 文本控制--下面的“自動換行”勾選，確定，就OK了。

　　提示：只有在Excel中選擇的那塊區域進行設置了自動換行才可以自動換行，其他單元格區域必須再次選中進行設置才行。

　　xlsx的Excel文件打不開原因

　　有時，收到xlsx文件格式的Excel文件，發現無法打開它們。原因是這些文件是Excel2007/2010做的文檔，用Excel2000或Excel2003軟件是打不開的，因為它們不兼容。

　　解決辦法：安裝OFFice 2007文件格式兼容包(又稱office 2007閱讀器)即可。

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