項(xiàng)目管理師要注意十個(gè)關(guān)鍵的流程
項(xiàng)目管理師工作流程是怎樣的?需要注意什么?小編為你整理項(xiàng)目管理十大流程供大家瀏覽。
項(xiàng)目管理十大流程
只要流程界定清晰，項(xiàng)目經(jīng)理就能保證項(xiàng)目的發(fā)展方向與最終目標(biāo)相契合。廣義而言，要掌控各種類型項(xiàng)目的發(fā)展，首先要關(guān)注十個(gè)關(guān)鍵的流程。
一、生命周期與方法論
項(xiàng)目的生命周期與方法論，是項(xiàng)目的紀(jì)律，為項(xiàng)目開(kāi)展劃出了清晰的界限，以保證項(xiàng)目進(jìn)程。生命周期主要是協(xié)調(diào)相關(guān)項(xiàng)目，而方法論為項(xiàng)目進(jìn)程提供了持續(xù)穩(wěn)定的方式方法。
生命周期通常由項(xiàng)目的階段組成(包括：開(kāi)始、規(guī)劃、執(zhí)行/控制、完成)，或由工作的重復(fù)周期構(gòu)成。項(xiàng)目生命周期的細(xì)節(jié)一般都會(huì)隨具體業(yè)務(wù)、項(xiàng)目、客戶要求而改變。因此即使在同一個(gè)項(xiàng)目中，周期也會(huì)有多種可能的變化。對(duì)工作細(xì)致度、文件管理、項(xiàng)目交付、項(xiàng)目溝通的要求體現(xiàn)在生命周期標(biāo)準(zhǔn)和考核的方方面面。大項(xiàng)目的階段一般更多更長(zhǎng)，而小項(xiàng)目的階段少，考核點(diǎn)也少。
與生命周期類似，項(xiàng)目方法也因項(xiàng)目而易，細(xì)節(jié)關(guān)注程度高。產(chǎn)品開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的方法經(jīng)常涉及使用何種工具或系統(tǒng)，以及如何使用。信息技術(shù)項(xiàng)目的方法包括版本控制標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)文檔管理、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的各個(gè)方面。
項(xiàng)目方法往往不是由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)自行確定，而由公司為所有項(xiàng)目設(shè)定。采用與否，其實(shí)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)沒(méi)有太多選擇。公司管理層設(shè)定的方法本身代表權(quán)威，也是你作為項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)獲得項(xiàng)目控制權(quán)的一個(gè)途徑。考慮項(xiàng)目方法某方面的作用時(shí)，始終要把握其對(duì)項(xiàng)目人員管理的效率，即在可能出現(xiàn)問(wèn)題的地方爭(zhēng)取正面效應(yīng)。
二、項(xiàng)目定義
清晰的項(xiàng)目描述決定了你的項(xiàng)目控制能力，因?yàn)榻酉聛?lái)所有工作都在描述范疇之內(nèi)。不管你如何并為何要進(jìn)行描述，你要對(duì)你的項(xiàng)目進(jìn)行書(shū)面定義，讓項(xiàng)目各方和項(xiàng)目組隨時(shí)參考。
項(xiàng)目定義的形式和名稱各式各樣，包括：項(xiàng)目章程、提案、項(xiàng)目數(shù)據(jù)表、工作報(bào)告書(shū)、項(xiàng)目細(xì)則。這些名稱的共同點(diǎn)在于，項(xiàng)目主管方和其他相關(guān)各方面從上而下地傳達(dá)了他們對(duì)項(xiàng)目的期待。清晰的項(xiàng)目定義還包括以下方面：
??項(xiàng)目目標(biāo)陳述 (一小段文字，對(duì)項(xiàng)目交付成果、工期、預(yù)期成本或人力進(jìn)行高層次的描述)
??項(xiàng)目回報(bào)(包括商業(yè)案例或投資分析的回報(bào))
??使用中的信息或客戶需求
??對(duì)項(xiàng)目范圍進(jìn)行定義，列出所有預(yù)期的項(xiàng)目成果
??成本和時(shí)間預(yù)算目標(biāo)
??重大困難和假設(shè)
??描述該項(xiàng)目對(duì)其他項(xiàng)目的依賴
??高風(fēng)險(xiǎn)、所需的新技術(shù)、項(xiàng)目中的重大問(wèn)題
努力將盡可能多的具體信息，囊括在項(xiàng)目描述或章程中，并使其在項(xiàng)目主管方和相關(guān)方面獲得認(rèn)可，進(jìn)而生效。
三、合同與采購(gòu)管理
不管你在你的組織內(nèi)有多大的影響力和權(quán)力，你對(duì)受雇于其他公司的項(xiàng)目成員的影響會(huì)比較小。雖然不一定普遍適用，但你可以盡量不將項(xiàng)目工作外包，這是提高項(xiàng)目控制力的一個(gè)技巧。
在考慮啟用合同商或外部顧問(wèn)之前，對(duì)整體采購(gòu)流程進(jìn)行重檢。尋找有服務(wù)合同起草經(jīng)驗(yàn)并可以幫助你的人。
建立成功的外包關(guān)系需要時(shí)間和精力，這些工作要及早著手。為了不誤項(xiàng)目工期，你要及時(shí)做到所有細(xì)節(jié)到位，所有合同及時(shí)簽訂。你打算外包哪部分項(xiàng)目交付成果，對(duì)這部分工作的細(xì)化就是你實(shí)施項(xiàng)目控制的著手點(diǎn)。記錄這些細(xì)化內(nèi)容、評(píng)估和接收標(biāo)準(zhǔn)、所有相關(guān)要求、必要時(shí)間規(guī)劃。項(xiàng)目定義信息一定要包括在合同之內(nèi)，相關(guān)責(zé)任及早確定。和所有你考慮到的供應(yīng)商討論這些要求，這樣你的項(xiàng)目期望才會(huì)在各方之間明晰。
四、項(xiàng)目規(guī)劃、執(zhí)行、跟蹤
作為項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)，通過(guò)制定有力的規(guī)劃、跟蹤、執(zhí)行流程，你可以建立項(xiàng)目控制的基礎(chǔ)。爭(zhēng)取各方面的支持，進(jìn)而在項(xiàng)目?jī)?nèi)全面推廣。
讓項(xiàng)目組成員參與規(guī)劃和跟蹤活動(dòng)，這可以爭(zhēng)取大家的支持并提高積極性。睿智的項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)往往大范圍地鼓勵(lì)參與，并通過(guò)流程匯聚大家的力量。當(dāng)大家看到自己的努力以及對(duì)項(xiàng)目的貢獻(xiàn)被肯定的時(shí)候，項(xiàng)目很快就從“他們的項(xiàng)目”變成“我們的項(xiàng)目”。當(dāng)項(xiàng)目成員視項(xiàng)目工作為己任的時(shí)候，項(xiàng)目控制就會(huì)簡(jiǎn)單得多。較之于漠不關(guān)心的團(tuán)隊(duì)，此時(shí)的項(xiàng)目管理成功幾率更大。運(yùn)用項(xiàng)目管理流程也會(huì)鼓勵(lì)項(xiàng)目成員的合作，這也讓你的項(xiàng)目控制工作更加輕松。
五、變化管理
技術(shù)性項(xiàng)目中問(wèn)題最集中的方面就是缺少對(duì)具體變化的管理控制。要解決這個(gè)問(wèn)題，需要在項(xiàng)目的各方面啟用有效的變化管理流程。
解決方法可以很簡(jiǎn)單，例如被項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、項(xiàng)目主辦方、相關(guān)方認(rèn)可的流程圖。這提醒了項(xiàng)目人員，變化在被接受之前會(huì)進(jìn)行細(xì)致地考察，并且提高了變化提案的門檻。
審查變化提案的時(shí)候，要注意該提案是否對(duì)變化有清晰到位的描述。如果變化提案的動(dòng)因描述得不清不楚，該提案就要打回去，并且要求對(duì)變化所帶來(lái)的益處進(jìn)行定量評(píng)估。對(duì)于那些僅局限于技術(shù)解決方案的變化提案，要多打幾個(gè)問(wèn)號(hào)，因?yàn)樘岚溉艘苍S不能全面地判斷問(wèn)題。如果變化提案過(guò)多地關(guān)注問(wèn)題的解決，而不注重實(shí)際問(wèn)題，打回去并要求關(guān)注具體的業(yè)務(wù)形勢(shì)。
最后，如果不接受某變化提案，一定要做到有理有據(jù)。而且，對(duì)項(xiàng)目時(shí)間、成本、精力等其他相關(guān)因素所受的影響，進(jìn)行合理的估計(jì)。
六、風(fēng)險(xiǎn)管理
風(fēng)險(xiǎn)管理的流程能讓你制定出全面的規(guī)劃，找出潛在的麻煩，就風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題的解決方法達(dá)成一致，根除嚴(yán)重的問(wèn)題。
風(fēng)險(xiǎn)管理要做到事半功倍，就要與項(xiàng)目規(guī)劃同時(shí)進(jìn)行。進(jìn)行項(xiàng)目工作分解安排時(shí)，注意對(duì)項(xiàng)目活動(dòng)的不恰當(dāng)理解;分配項(xiàng)目任務(wù)和開(kāi)展評(píng)估時(shí)，尋找風(fēng)險(xiǎn);資源匱乏或項(xiàng)目資源不足，或項(xiàng)目工作依賴于某一個(gè)人時(shí)，要知道風(fēng)險(xiǎn)的存在。分析項(xiàng)目工作將遇到的困難，鼓勵(lì)所有參與規(guī)劃的人在規(guī)劃過(guò)程中，設(shè)想最壞的情況和潛在困難。
七、質(zhì)量管理
質(zhì)量管理提供了另一套搭建項(xiàng)目結(jié)構(gòu)的流程，保證項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)提出的工作要求一個(gè)不落地執(zhí)行到位。項(xiàng)目質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)分兩類：行業(yè)內(nèi)實(shí)行的全球質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，公司或項(xiàng)目獨(dú)有的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。
如果你的公司實(shí)行或接受了質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，要注意該標(biāo)準(zhǔn)對(duì)你和你的團(tuán)隊(duì)有何要求。具體而言，這些標(biāo)準(zhǔn)會(huì)包括ISO 9000標(biāo)準(zhǔn)或六西格瑪。進(jìn)而確定質(zhì)檢清單、質(zhì)控流程及相關(guān)要求，并將其與你的項(xiàng)目規(guī)劃進(jìn)行整合。項(xiàng)目必須遵守的書(shū)面步驟、報(bào)告、評(píng)估，對(duì)團(tuán)隊(duì)成員是強(qiáng)有力的推動(dòng)，讓大家步調(diào)一致。標(biāo)準(zhǔn)比你的臨時(shí)要求更有效。
質(zhì)量管理流程還能將項(xiàng)目要求與客戶心聲聯(lián)系起來(lái)。不管你說(shuō)什么，只要是在傳遞客戶或用戶的要求，你都要加以強(qiáng)調(diào)。市場(chǎng)調(diào)查、標(biāo)桿分析、客戶訪談都是評(píng)估和記錄用戶需求并確定項(xiàng)目要求價(jià)值的好工具。
八、問(wèn)題管理
項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程中問(wèn)題的出現(xiàn)不可避免。在項(xiàng)目初期，在資源、工期、優(yōu)先事項(xiàng)等其他方面為項(xiàng)目的問(wèn)題管理確定流程。爭(zhēng)取讓團(tuán)隊(duì)支持及時(shí)發(fā)現(xiàn)、跟蹤、解決問(wèn)題的流程規(guī)定。建立跟蹤流程，記錄當(dāng)前問(wèn)題。問(wèn)題記錄信息包括：?jiǎn)栴}描述、問(wèn)題特征或表現(xiàn)(用于溝通)、開(kāi)始時(shí)間、責(zé)任人、目前狀態(tài)、預(yù)計(jì)結(jié)束時(shí)間。
處理待解決問(wèn)題的流程很簡(jiǎn)單，包括列出新問(wèn)題的流程、定期復(fù)查待解決的問(wèn)題、處理老問(wèn)題的方法。對(duì)于沒(méi)有太多組織管理權(quán)的項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)而言，問(wèn)題跟蹤流程的力量在于讓其把握了問(wèn)題狀態(tài)和進(jìn)度的實(shí)時(shí)信息。一旦問(wèn)題責(zé)任人承諾了問(wèn)題解決的時(shí)限，你可以任意公布問(wèn)題解決過(guò)程中的變數(shù)。不管問(wèn)題責(zé)任人是本項(xiàng)目成員，還是其他項(xiàng)目或部門的成員，誰(shuí)都不樂(lè)意隨時(shí)將自己的大名置于人們質(zhì)疑的目光中。問(wèn)題清單的公開(kāi)使得掌握該清單的人獲得一定的影響力和控制力。
九、決策
項(xiàng)目管理時(shí)時(shí)有決策，快速得當(dāng)?shù)臎Q策對(duì)于項(xiàng)目控制至關(guān)重要。即使項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)掌握了控制權(quán)，完善的集體決策流程仍然裨益頗多，因?yàn)楣餐瑳Q策能獲得更多內(nèi)部支持，效果自然會(huì)更好。
項(xiàng)目工作中的決策絕非易事，項(xiàng)目組內(nèi)紛繁復(fù)雜的觀點(diǎn)讓決策更加困難。項(xiàng)目各方認(rèn)同的問(wèn)題解決流程可以簡(jiǎn)化決策的過(guò)程，照顧各方要求。
盡早和你的項(xiàng)目組一起設(shè)立決策流程，或采用現(xiàn)有流程，或?qū)ΜF(xiàn)有流程做適當(dāng)?shù)男薷摹：玫臎Q策流程能為你的項(xiàng)目控制提供強(qiáng)有力的支持。該流程應(yīng)該包括以下步驟：
??清楚地陳述必須解決的問(wèn)題。
??吸納所有需要參與決策或?qū)?huì)受該決策影響的成員參與決策過(guò)程，這樣可以爭(zhēng)取團(tuán)隊(duì)支持。
??與項(xiàng)目組一道重審項(xiàng)目陳述，必要時(shí)進(jìn)行修正，讓每位成員獲得一致認(rèn)識(shí)。
??針對(duì)決策標(biāo)準(zhǔn)(如：成本、時(shí)間、有效性、完整性、可行性)，開(kāi)展頭腦風(fēng)暴或討論。選擇那些與計(jì)劃目標(biāo)關(guān)聯(lián)的、可執(zhí)行、可供項(xiàng)目各方參考供決策之用的標(biāo)準(zhǔn)。
??與項(xiàng)目組一道確定各標(biāo)準(zhǔn)的權(quán)重(所有標(biāo)準(zhǔn)的權(quán)重總和為100個(gè)百分點(diǎn))。
??設(shè)定決策的時(shí)限，規(guī)定用于調(diào)查、分析、討論、最終決策的時(shí)間。
??開(kāi)展頭腦風(fēng)暴，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)盡可能多地產(chǎn)生決策想法。多方發(fā)展整個(gè)項(xiàng)目組都能接受的想法。
??通過(guò)集體投票的方法進(jìn)行篩選，至多確定六個(gè)考慮項(xiàng)進(jìn)行具體分析。分析其與決策標(biāo)準(zhǔn)的契合度。
??理性對(duì)待討論中出現(xiàn)的異議。有必要的話，可增加決策標(biāo)準(zhǔn)。
??根據(jù)評(píng)估和權(quán)重標(biāo)準(zhǔn)，將這些選項(xiàng)進(jìn)行排序。
??考慮采用首位選項(xiàng)的結(jié)果。如果沒(méi)有異議，則結(jié)束討論并開(kāi)始實(shí)施決策。
??將決策寫(xiě)入文件，并與團(tuán)隊(duì)成員及項(xiàng)目相關(guān)方面溝通決策結(jié)果。
十、信息管理
項(xiàng)目信息是非常關(guān)鍵的資源，如何管理值得仔細(xì)思考。有的項(xiàng)目使用網(wǎng)站和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，或信息管理系統(tǒng)，進(jìn)行項(xiàng)目重要信息的存儲(chǔ)。有的項(xiàng)目則使用群件來(lái)維護(hù)項(xiàng)目文件，并提供電子郵件等服務(wù)。
不管你用何種方式存儲(chǔ)項(xiàng)目數(shù)據(jù)，要保證所有項(xiàng)目成員能隨時(shí)獲得所需信息。將最新的項(xiàng)目文件存儲(chǔ)在方便查找的位置，進(jìn)行清楚地標(biāo)記，及時(shí)刪除過(guò)時(shí)信息
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