office辦公應用軟件技巧分享

時間：2024-08-20 15:28:24 辦公自動化

office辦公應用軟件技巧分享2017

　　平時在用到辦公應用軟件的時候肯定遇到過一些小麻煩，小編為大家介紹一下平時不會注意用到的小竅門，會有意想不到的神奇效果喲~

　　word文檔篇

　　大家平時肯定經常用到word軟件來敲打報表，日常會議等一些相關記錄，小編在這里給大家推薦一下不錯又方便的小技巧哦。

　　1：同時保存所有打開的Word文檔

　　有時在同時編輯多個Word文檔時，每個文件要逐一保存，既費時又費力，有沒有簡單的方法呢?在按下Shift鍵的同時，單擊“文件”菜單，大家看，已經多出了“同時保存”和“同時關閉”命令，這可就方便多了。

　　2：巧妙設置文檔保護

　　在用Word 2000/XP打印一份文件時，忽然頭兒有要事吩咐，要暫時離開一下，關閉文件吧，既費事又沒必要，但又不想辛辛苦苦寫的文件被別人破壞了。怎么辦呢?執行“工具”菜單中的“保護文檔”命令，在彈出的窗口中選擇“保護窗體”，然后設上密碼。怎么樣，光標跑到了文件頭，任你怎么移動鼠標、敲擊鍵盤就是無法編輯了，不錯吧。等回來時，執行“工具”菜單中的“解除文檔保護”命令，一切又正常了。

　　3：編輯長文件更輕松

　　相信大家都有這樣的經歷：在使用Excel、Word編輯長文檔時，有時需要將文章開始的多處內容復制到文章末尾。但通過拖動滾動條來回移動非常麻煩，還會出錯。其實只要將鼠標移動到滾動條上面的適當位置，發現鼠標指針變成雙箭頭，此時按住鼠標左鍵向下拖動，文檔編輯區會被一分為二。你只需在上面編輯區找到文章開頭的內容，在下面編輯區找到需要粘貼的位置，這樣你就可以復制內容了，而不必來回切換。這種方法特別適合復制相距很遠且處數較多的內容。

　　4：取消“自作聰明”的超級鏈接

　　當我們在Word文件中鍵入網址或信箱的時候，Word會自動為我們轉換為超級鏈接，如果不小心在網址上按一下，就會啟動IE進入超級鏈接。但如果我們不需要這樣的功能，就會覺得有些礙手礙腳了。如何取消這種功能呢?在Word中單擊“工具→自動更正選項”，單擊“鍵入時自動套用格式”選項，將“Internet及網絡路徑替換為超級鏈接”項目前的小鉤取消。再單擊“自動套用格式”選項，將“Internet及網絡路徑替換為超級鏈接”項目前的小鉤取消。再單擊“確定”。這樣，以后再輸入網址后，就不會轉變為超級鏈接了。

　　5：將Word表格巧妙轉換為Excel表格

　　先打開帶表格的Word文件，接著選中整個表格，先將光標放在表格的任一單元，在整個表格的左上角會出現一個帶框的十字模樣的標志。把光標移到上面再單擊，整個表格的字會變黑表示全部選中，單擊右鍵，在出現的菜單中選擇“復制”;然后打開Excel，再單擊右鍵，在出現的菜單中選擇“選擇性粘貼”，在出現的對話框中有6項菜單可選，選擇“文本”并確定就行了。

　　6：在Word文檔中插入MP3文件

　　在Word文檔插入聲音文件，一般采用“插入”菜單下“圖片”選項中的“剪貼畫”，從“剪貼庫”中選取插入。但是，這種方法插入的聲音文件只限于WAV和MIDI文件。要插入MP3格式的聲音文件，可打開Word文檔，把光標移到你要插入聲音文件的位置，選擇“插入”菜單下的“對象”選項，在打開的“對象”對話框中，選擇“由文件創建”活頁卡片，點擊“瀏覽”按鈕，從打開的“瀏覽”對話框中找到準備插入的MP3文件，并確定。當“瀏覽”對話框自動關閉后，點擊“由文件創建”活頁卡片中的“確定”按鈕，稍等一會兒，插入點就會出現MP3文件的圖標，雙擊它即可播放。但必須說明，在此操作之前必須在Windows 中使MP3文件與你的MP3播放器建立關聯。

　　Excel篇

　　電子表格是做會計財務方面工作小伙伴經常用到的軟件啦，小編這里有很多不錯的小技巧告訴大家哦~

　　1：在Excel中快速輸入特殊符號報表中常用的“二○○二”中的“○”。很多人都是將就地打印為“二00二”、“二OO二”或“二零零二”。其實這都是不正確的，“00”是數字鍵，“OO”是英文字母“o”的大寫，“零零”是中文數字的大寫，而“二”是中文數字的小寫，它們之間都不匹配。經過仔細摸索，筆者發現被忽略的中文輸入法中的“軟鍵盤”可以輕松地輸入常用符號。打開中文輸入法，先輸入“二”，在中文輸入法狀態下，用鼠標右鍵單擊輸入法的“軟鍵盤”標志，這里選“單位符號”，這樣輸入法的軟鍵盤就被打開且定位到中文數字上，按鍵盤上的Q鍵或用鼠標點擊“軟鍵盤”上的Q鍵，中文小寫的“○”便被錄入進來。2：在Excel中快速輸入大寫數字在“智能ABC輸入法”狀態下，按住Shift鍵，再按下“i”鍵(不含引號)，松開Shift鍵，然后輸入任一數字鍵，就得到相對應的大寫數字了。另外，財會人員常用的單位詞，如“個、拾、佰、仟、萬”等，同樣可以借助于i鍵加上單位詞相對應的漢語拼音第一個字母方便地得到(具體可查看“智能ABC輸入法”的“幫助”菜單)。3：彩色Excel表格顯示打印兩不誤

　　如果將Excel工作表中的數據設置為彩色格式，而打印機為黑白打印機，那么工作表中的彩色區域打印出來的效果可能會不理想。在不更改工作表顏色設置的情況下，可以進行如下設置：

　　1.在“文件”菜單中，單擊“頁面設置”命令。

　　2.單擊“工作表”選項，然后選擇“打印”框下的“單色打印”項。如果使用的是彩色打印機，選擇該選項可減少打印所需時間。

　　3.單擊“確定”按鈕。

　　現在，你的Excel工作表在屏幕上看起來仍是賞心悅目，打印出的黑白稿也能稱心如意，感覺不錯吧!

　　4：在Excel中快速輸入小數

　　利用Excel處理數據時，經常會要輸入一些小數，有時一整列都是小數，這樣對輸入速度有很大影響，大家不妨來試試這個辦法：點擊“工具/選項”，在彈出的的“選項”對話框中選擇“編輯”選項，然后選中“自動設置小數點”的復選框，并在“位數”框內設定小數點的位數。這樣當你輸入小數時就不用再輸入小數點了，它會將你輸入的數字根據設置的小數點位數自動轉化為小數!如設置位數是1位，輸入123就自動變為12.3了。

　　5：在Excel中少用鼠標的方法

　　在Excel中快速編輯數據時，當想對單元格做改動時，因為經常需要用到鼠標，從而使編輯速度大大減慢。其實你可以使用一個快捷鍵──F2，這樣你的手就不用離開鍵盤了。方法如下：利用方向鍵選擇要編輯的單元格，按下F2鍵，編輯單元格內容。編輯完成后，按Enter鍵確認所做改動，或者按Esc鍵取消改動。

　　PPT篇

　　幻燈片是大家在辦公會議上經常用到的軟件啦，在會議中向老板，公司老總做報告的時候，清晰清楚的PPT，總能贏得老板的好感的~

　　1： PowerPoint的特殊播放模式

　　在實際使用Powerpoint演示文稿的過程中，往往需要與其他程序窗口的數據配合使用以增強演示效果。而用Powerpoint演示文稿時，一般會處于全屏放映模式，在這種模式下，必須使用Alt+Tab組合鍵或Alt+Esc鍵與其他窗口切換。其實我們可以這樣操作：按住Alt鍵不放，依次按下“D”、“V”鍵而激活播放操作，這時啟動的幻燈片放映模式是一個帶標題欄和菜單欄的形式，這樣就可以將此時的幻燈片播放模式像一個普通窗口一樣操作，如最小化和自定義大小。

　　2：幻燈片播放速度隨意設

　　用PowerPoint2002制作幻燈片時，“自定義動畫”的“速度”只有5個選項，其中最快為0.5秒，最慢為5秒，但有時播放動畫需要更快或者更慢的速度，在“速度”框中又不能直接修改，怎么辦呢?這時可以先在“自定義”動畫的任務窗口中選中所定義的動畫，點擊右側的小三角，選中“計時”項，然后在彈出的對話框中找到“速度”項，將它修改為合適的速度即可(最長不能超過60小時)。

　　3：在窗口中播放PPT幻燈片

　　通常PowerPoint2000/2002使用全屏方式播放幻燈片，如果你想在播放幻燈片的過程中與其他窗口進行配合，以增強演示效果，那么你可以使用PPT的窗口播放模式。啟動該模式的方法是：打開PPT文件，按住Alt鍵，然后依次按下D鍵和V鍵。此時，幻燈片將在PPT窗口進行播放，這樣你就可以拖動、最小化和改變這個窗口的大小了。

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