合同管理的八大環(huán)節(jié)應(yīng)注意的問(wèn)題
一個(gè)企業(yè)的合同種類(lèi)繁多，管理也會(huì)帶來(lái)很大的壓力，合同管理的八大環(huán)節(jié)應(yīng)注意的問(wèn)題，讓我們一起來(lái)閱讀下吧。
詳解合同管理的八大環(huán)節(jié)應(yīng)注意的問(wèn)題
一、合同調(diào)查
第一，審查被調(diào)查對(duì)象的身份證件、法人登記證書(shū)、資質(zhì)證明、授權(quán)委托書(shū)等證明原件。
第二，獲取調(diào)查對(duì)象經(jīng)審計(jì)的財(cái)務(wù)報(bào)告、以往交易記錄等財(cái)務(wù)和非財(cái)務(wù)信息，評(píng)估其財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和信用狀況，并在合同履行過(guò)程中持續(xù)關(guān)注其資信變化，建立和及時(shí)更新合同對(duì)方的商業(yè)信用檔案。
第三，對(duì)被調(diào)查對(duì)象進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查，實(shí)地了解和全面評(píng)估其生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、產(chǎn)品類(lèi)別和質(zhì)量等生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況，分析其合同履約能力。
第四，與被調(diào)查對(duì)象的主要供應(yīng)商、客戶(hù)、開(kāi)戶(hù)銀行、主管稅務(wù)機(jī)關(guān)和工商管理部門(mén)等溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、商業(yè)信譽(yù)、履約能力等情況。
二、合同談判
第一，收集談判對(duì)手資料，充分熟悉談判對(duì)手情況，做到知己知彼。
第二，關(guān)注合同核心內(nèi)容、條款和關(guān)鍵細(xì)節(jié)，具體包括合同標(biāo)的的數(shù)量、質(zhì)量或技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，合同價(jià)格的.確定方式與支付方式，履約、違約責(zé)任和爭(zhēng)議的解決方法、合同變更或解除條件等。
第三，對(duì)于影響重大、涉及較高專(zhuān)業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，組織人員參與談判，充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)智慧，及時(shí)總結(jié)談判過(guò)程中的得失，研究下一步談判策略。
第四，必要時(shí)可聘請(qǐng)外部專(zhuān)家參與相關(guān)工作，并充分了解外部專(zhuān)家的專(zhuān)業(yè)資質(zhì)、勝任能力和職業(yè)道德情況。
第五，加強(qiáng)保密工作，嚴(yán)格責(zé)任追究制度。
第六，對(duì)談判過(guò)程中的重要事項(xiàng)和參與談判人員的主要意見(jiàn)，予以記錄并妥善保存，作為避免合同舞弊的重要手段和責(zé)任追究的依據(jù)。
三、合同文本擬定
第一，企業(yè)對(duì)外發(fā)生經(jīng)濟(jì)行為，除即時(shí)結(jié)清方式外，應(yīng)當(dāng)訂立書(shū)面合同。
第二，嚴(yán)格審核合同需求與國(guó)家法律法規(guī)、產(chǎn)業(yè)政策、企業(yè)整體戰(zhàn)略目標(biāo)的關(guān)系，保證其協(xié)調(diào)一致。
第三，合同文本一般由業(yè)務(wù)承辦部門(mén)起草，法律部門(mén)審核，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行適當(dāng)修改。各部門(mén)應(yīng)當(dāng)各司其職，保證合同內(nèi)容和條款的完整準(zhǔn)確。
第四，通過(guò)統(tǒng)一歸口管理和授權(quán)審批制度，嚴(yán)格合同管理，防止通過(guò)化整為零等方式故意規(guī)避招標(biāo)的做法和越權(quán)行為。
第五，由簽約對(duì)方起草的合同，應(yīng)認(rèn)真審查，確保合同內(nèi)容準(zhǔn)確反映企業(yè)訴求和談判達(dá)成的一致意見(jiàn)，特別留意“其他約定事項(xiàng)”等。
第六，合同文本須報(bào)經(jīng)國(guó)家有關(guān)主管部門(mén)審查或備案的，應(yīng)當(dāng)履行相應(yīng)程序。
四、合同審核
第一，審核人應(yīng)當(dāng)對(duì)合同文本的合法性、經(jīng)濟(jì)性、可行性和嚴(yán)密性進(jìn)行審核。
第二，建立會(huì)審制度，對(duì)影響重大或法律關(guān)系復(fù)雜的合同文本，組織財(cái)會(huì)部門(mén)、內(nèi)部審計(jì)部、法律部、業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)的相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核，內(nèi)部相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真履行職責(zé)。
第三，慎重對(duì)待審核意見(jiàn)，認(rèn)真分析研究，慎重對(duì)待，對(duì)審核意見(jiàn)準(zhǔn)確無(wú)誤地加以記錄，必要時(shí)對(duì)合同條款作出修改并再次提交審核。
五、合同簽署
第一，對(duì)外正式對(duì)外訂立的合同應(yīng)當(dāng)由企業(yè)法定代表人或由其授權(quán)的代理人簽名或加蓋有關(guān)印章。授權(quán)應(yīng)當(dāng)簽署授權(quán)委托書(shū)。
第二，嚴(yán)格合同專(zhuān)用章保管制度，合同經(jīng)編號(hào)、審批及企業(yè)法定代表人或由其授權(quán)的代理人簽署后，方可加蓋合同專(zhuān)用章。用印后保管人應(yīng)當(dāng)立即收回保管，以防止他人濫用。
第三，采取恰當(dāng)措施，防止已簽署的合同被篡改，如在合同各頁(yè)碼之間加蓋騎縫章、使用防偽印記、使用不可編輯的電子文檔格式等。
第四，按照國(guó)家有關(guān)法律、行政法規(guī)規(guī)定，需辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)之后方可生效的合同，企業(yè)應(yīng)當(dāng)及時(shí)按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。
六、合同履行
第一，強(qiáng)化對(duì)合同履行情況及效果的檢查、分析和驗(yàn)收，全面適當(dāng)執(zhí)行本企業(yè)義務(wù)，敦促對(duì)方積極執(zhí)行合同，確保合同全面有效履行。
第二，對(duì)合同對(duì)方的合同履行情況實(shí)施有效監(jiān)控，一旦發(fā)現(xiàn)有違約可能或違約行為，應(yīng)當(dāng)及時(shí)提示風(fēng)險(xiǎn)，并立即采取相應(yīng)措施將合同損失降到最低。
第三，對(duì)于合同沒(méi)有約定或約定不明確的內(nèi)容，以及無(wú)法達(dá)成補(bǔ)充協(xié)議的處理;對(duì)于顯失公平、條款有誤或存在欺詐行為的合同解決問(wèn)題;對(duì)方當(dāng)事人提出中止、轉(zhuǎn)讓、解除合同的，造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)向?qū)Ψ疆?dāng)事人書(shū)面提出索賠。
第四，加強(qiáng)合同糾紛管理，在履行合同過(guò)程中發(fā)生糾紛的，在規(guī)定時(shí)效內(nèi)與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商并按規(guī)定權(quán)限和程序及時(shí)報(bào)告。
七、合同結(jié)算
第一，財(cái)會(huì)部門(mén)應(yīng)當(dāng)在審核合同條款后辦理結(jié)算業(yè)務(wù)，按照合同規(guī)定付款，及時(shí)催收到期欠款。
第二，未按合同條款履約或應(yīng)簽訂書(shū)面合同而未簽訂的，財(cái)會(huì)部門(mén)有權(quán)拒絕付款，并及時(shí)向企業(yè)有關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)告。
八、合同歸檔
第一，合同管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)合同歸檔管理，充分利用信息化手段定期對(duì)合同全過(guò)程封閉管理。
第二，加強(qiáng)合同信息安全保密工作，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得以任何形式泄露合同訂立與履行過(guò)程中涉及的國(guó)家或商業(yè)秘密。
第三，規(guī)范合同管理人員職責(zé)，明確合同流轉(zhuǎn)、借閱和歸還的職責(zé)權(quán)限和審批程序等有關(guān)要求。
合同管理在現(xiàn)代企業(yè)管理中發(fā)揮著極為重要的作用，只有認(rèn)識(shí)到它的重要性，高度重視企業(yè)合同管理工作，才能更好的保障企業(yè)的發(fā)展，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效力。同時(shí)也可以更加完善企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)防范制度。
道本科技新版智能產(chǎn)品中的“合同管理”模塊能夠幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)合同全生命周期的管理。系統(tǒng)動(dòng)態(tài)管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容，協(xié)同個(gè)合同參與部門(mén)的工作，嚴(yán)把合同審查環(huán)節(jié)。通過(guò)合同預(yù)警機(jī)制、風(fēng)險(xiǎn)異動(dòng)管理起到事前風(fēng)險(xiǎn)防范、事中風(fēng)險(xiǎn)控制、事后風(fēng)險(xiǎn)補(bǔ)救的效果。
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