記錄管理制度

記錄管理制度

　　在生活中，制度起到的作用越來越大，好的制度可使各項工作按計劃按要求達到預計目標。那么什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編收集整理的記錄管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

記錄管理制度1

　　1 目的

　　確保安全記錄完整、準確、清晰，以證明安全體系有效運行，并為實現可追溯性、證實作用以及采取糾正、預防措施提供客觀證據。

　　2 范圍

　　1 本程序適用于酒店安全管理體系所涉及的所有安全記錄的管理。

　　2 本程序規定了安全記錄的分類、形式、編制、審核、編號、格式修改、填寫、收集、存檔、貯存、借閱、銷毀的要求。

　　3 職責

　　1 保衛部是安全記錄的歸口管理部門，負責制定、修訂本程序，并負責監督執行。

　　2 各單位負責人負責批準本單位的安全記錄清單與記錄歸檔管理。

　　4 管理要求

　　1 質量記錄的標識、編號、填寫、保存、保護、借閱、復制和銷毀執行質量體系的記錄控制程序。

　　2 各專業職能部門下發的記錄，必須制定填寫標準和要求的規定，使記錄填寫標準統一化。

　　3 記錄管理工作程序見圖一。

　　4 安全記錄的分類

　　安全記錄的分類見表一。

　　表一 安全記錄分類表

　　5 安全記錄的形式

　　5.1 書面、照片。

　　5.2 電子媒體、磁帶、磁盤。

　　6 安全記錄的編制、審核及批準

　　6.1 各單位根據安全活動的需要建立安全記錄表格時，由使用單位編制后送交本單位領導審核及批準并報主管部門備案。

　　6.2 安全記錄的使用單位在送審安全記錄表格時，應由本單位領導在會審單上確定其保管地點和保存期限，并將保管地點和保存期限通知各使用單位。

　　6.3 安全記錄保存期限一般應遵循下列原則：

　　一、具有永久性保存價值的記錄，應整理成檔案，長期保管;

　　二、有保管時間要求的安全記錄，則按要求時間保存;

　　三、無保管時間要求的安全記錄，一般保存期限一年。

　　7 安全記錄的編號

　　7.1 為保證安全記錄有唯一的標識，每一種安全記錄表格應有唯一的編號，編號由安全記錄所在部門的主管領導指定專人進行，方法如下：

　　7.2 記錄分類

　　將記錄統分為四類，對照的字母分類為：

　　檔案類記錄：DA 管理類(審批、備案、登記的表格)：GL

　　檢查類：JC 記錄類(包括值班、生產等的格式記錄)：JL

　　7.3 專業

　　按主管部門分為：

　　安全：AQ 辦公：BG 保衛：BW 工程：GC 企管：QG 安全標準化：AQB

　　7.4 單位編號

　　7.5 順序號

　　由組織編寫的部門按照單一的記錄分類、專業分類、部門排序，給記錄表賦予一個單獨的號碼，組織編寫的部門同時建立一個記錄清單，明確記錄使用的范圍、對象、頻率，防止一號多表或一表多號。

　　7.6 年代號

　　年代號由一個四位數字組成，代表記錄的編制年代，如“20xx”代表20xx年編制。

　　7.7 記錄編號位于記錄的首頁右上角，距頁邊不小于1厘米，新時期羅馬四號字體。

　　8 安全記錄格式的修改或換版

　　8.1 安全記錄格式有修改需求時，由提出部門按《變更管理程序》填寫“變更申請審批表”，并附修改后的格式樣品，在申請單中陳述修改的理由和依據，經安全記錄所在部門的主管領導審核批準后編號、印刷、使用，并報主管部門備案。

　　8.2 使用新格式的安全記錄取代原舊的記錄表格，各使用單位應在新表格投用時，立即收回舊表格，并自行銷毀。不允許在使用場所出現新舊記錄交替使用的現象。

　　8.3 安全記錄的格式修改由各單位在“安全記錄清單”備注欄上記錄格式修改時間。

　　9 安全記錄的填寫

　　9.1 所有安全記錄都應用鋼筆或簽字筆填寫，填寫要求字跡清楚，填寫正確、完整和及時。

　　9.2 安全記錄上應寫明年、月、日及記錄人簽名，簽名時要寫全名，必須是記錄人本人簽字。

　　9.3 安全記錄表格的填寫應遵循下列要求：

　　一、對有要求的記錄欄目，做到字跡清晰、持久，內容完整，具有真實性、準確性、及時性;

　　二、對于記錄空格，用“以下空白”章或用“——”符號注銷;

　　三、當遇到缺項時，填寫“缺項”;當問題記錄結果為無問題，填寫“無”;

　　四、技術性安全記錄數據不變，須重新抄上，管理性安全記錄豎向整格內容相同，可用“同上”或“〃”表示;

　　五、從某行開始以下全空，在此行左上角用“以下空白”章或用““——”符號填滿;

　　六、安全記錄不能隨便更改，若確因筆誤需更改時，用“—”(文字可用“0”)符號注銷，在符號上方由本人更正重新記錄。對外發送的文件內容更改除用上述規定的符號更改外，還需有更改人的簽名與更改日期。

　　10 安全記錄的'收集與歸檔

　　10.1 各單位負責對本單位主管的(自己編號的)安全記錄和所有安全記錄列出總的“安全記錄清單”。

　　10.2 每年12月份各單位安全記錄人員負責收集主管范圍內各“安全記錄清單”中自己主管的部分與主管部門進行核對，主管部門將年度核對清單報安全管理部備案。

　　10.3 各單位將使用完的安全記錄按“安全記錄清單”上的保存地點、保存期限按編號、時間順序進行裝訂、編目、歸檔。

　　10.4 保衛部依據各部門上報的“安全記錄清單”編制酒店年度“安全記錄總覽表”，以便各單位部門查詢。

　　11 安全記錄的保存

　　11.1 各單位應按照相關檔案管理要求，指定專人管理，保存環境符合要求，防止因日曬、雨淋、受潮、霉變、鼠咬、蟲蛀、火災而損壞。

　　11.2 所有安全記錄的保存應便于存取和檢查。

　　11.3 電子媒體安全記錄由使用單位自行妥善保存。

　　11.4 記錄的保存時間在記錄清單中逐個注明。

　　12 安全記錄的借閱

　　12.1 借閱安全記錄須辦理借閱手續，各單位在借閱安全記錄時應填寫“記錄借閱登記表”，并要求借閱人簽名。

　　12.2 若需外借，需經歸檔單位領導批準。保密安全記錄外借必須經文件主管部門領導同意。

　　12.3 合同有要求時，在商定期內安全記錄可提供給顧客或其代表評價時查閱。

　　13 安全記錄的銷毀

　　根據安全記錄的保存期限，各歸檔單位對到期安全記錄由保管人員填寫“安全記錄銷毀登記表”由主管領導批準進行銷毀。

　　5 附則

　　1 本辦法由標準辦公室起草，并負責解釋。

　　2 本辦法自發布之日起施行。

記錄管理制度2

　　1、質量檢驗室負責的樣品分析檢驗的全過程必須填寫相應的原始記錄，記錄應準確、完整、及時；

　　2、記錄應字跡清晰、工整，當有筆誤發生時，不得隨意涂改，不允許使用修正液，應在寫錯處劃一條橫線，橫線劃過后，原筆誤依然清晰可辨，在橫線上方填寫正確的數據或字跡，然后簽上更正人姓名和更正日期；

　　3、檢驗原始記錄應包括樣品名稱、批號，檢驗項目、質量標準依據、樣品外觀現象、計算公式，化學結果、現象（如果采用標準品應注明其重量、純度和其它必要信息）、化驗員的結論和簽名，計算審核人的簽名；

　　4、各種數據的準確度的確定

　　4.1 樣品重量的有效數字應與稱量時使用的天平的精度保持一致；

　　4.2 滴定液消耗的毫升數讀到0.01ml；

　　4.3 在數據處理過程中，對有效位數之后的數字的修約采用“四舍六入五留雙”的規則，詳見《有效數字的修約管理制度》；

　　4.4 最后報告檢測結果的'有效位數應與方法要求相一致。在運算過程中，其有效位數可適當保留，而在運算結束后根據有效數字的修約規則對結果進行修約。

　　5、含量分析的相對偏差的要求

　　5.1 平行樣的取樣量相對偏差不超過5%

　　5.2 取樣量不超過規定量±10%

　　5.3 儀器分析法不超過3%

　　6、記錄復核

　　檢驗記錄完成后，應由化測室負責人對記錄內容、計算結果進行復核并簽字；復核后的記錄，如屬于內容和計算錯誤，復核人要負責，如屬于檢驗錯誤，則復核人沒有責任；

　　7、檢驗原始記錄應整理成批檢驗記錄，至少要保存至成品有效期后一年，無有效期的產品應保存三年；批檢驗記錄的保存由質量部質量保證室負責；

　　8、需將檢驗報告單從檔案中取走，取走人需經質量保證室主管同意并在記錄保管人處簽字，寫明取走和歸還的日期。

記錄管理制度3

　　為進一步加強對生產、交通、消防、社會治安等方面事故與傷害的監測和統計分析，及時準確掌握社區內事故與傷害情況，積極落實預防和干預措施，持續改進的實現社區安全，特制定社區事故與傷害記錄管理制度如下：

　　1、各安全促進項目小組應及時掌握事故與傷害發生的.情況，做好記錄和統計。

　　2、事故與傷害記錄應內容清晰具體，便于查詢和分析。

　　3、事故與傷害記錄應真實有效，不得隨意篡改或銷毀。

　　4、各類事故與傷害記錄應由專人或專門部門負責管理。

　　5、在記錄管理中發生問題及時與街道安全社區創建辦公室聯系。

記錄管理制度4

　　為規范食品采購索證索票、進貨查驗和采購記錄行為，保障公眾餐飲安全，依據相關法律、法規及規章，制定本管理制度。

　　一、指定經培訓合格的專(兼)職人員負責食品、食品添加劑及食品相關產品(一次性餐用具等食品容器、包裝材料和食品用工具、一次性餐巾紙、洗滌劑、消毒劑等)采購索證索票、進貨查驗和采購記錄。專(兼)職人員應當掌握餐飲服務食品安全法律知識、餐飲服務食品安全基本知識以及食品感官鑒別常識。

　　二、采購食品、食品添加劑及食品相關產品，應當到證照齊全的食品生產經營單位或批發市場采購，并應當索取、留存有供貨方蓋章(或簽字)的購物憑證。購物憑證應當包括供應者名稱、供應日期和產品名稱、數量、送貨購買日期等內容。長期定點采購的，與供應商簽訂包括保證食品安全內容的采購供應合同。

　　三、從生產加工單位或生產基地直接采購時，應當查驗、索取并留存加蓋有供貨方公章的許可證、營業執照和產品合格證明文件復印件;留存蓋有供貨方公章(或簽字)的每筆購物憑證或每筆送貨單。

　　四、從流通經營單位(商場、超市、批發零售市場等)批量或長期采購時，應當查驗并留存加蓋有公章的營業執照和食品流通許可證等復印件;留存蓋有供貨方公章(或簽字)的每筆購物憑證或每筆送貨單。

　　五、從流通經營單位(商場、超市、批發零售市場等)少量或臨時采購時，應當確認其是否有營業執照和食品流通許可證，留存蓋有供貨方公章(或簽字)的每筆購物憑證或每筆送貨單。

　　六、從農貿市場采購的，應當索取并留存市場管理部門或經營戶出具的加蓋公章(或簽字)的購物憑證;從個體工商戶采購的，應當查驗并留存供應者蓋章(或簽字)的許可證、營業執照或復印件、購物憑證和每筆供應清單。

　　七、從食品流通經營單位(商場、超市、批發零售市場等)和農貿市場采購畜禽肉類的，應當查驗動物產品檢疫合格證明原件;從屠宰企業直接采購的，應當索取并留存供貨方蓋章(或簽字)的'許可證、營業執照復印件和動物產品檢疫合格證明原件。

　　八、采購乳制品的，應當查驗、索取并留存供貨方蓋章(或簽字)的許可證、營業執照、產品合格證明文件復印件。

　　九、實行統一配送的，由企業總部統一查驗、索取并留存供貨方蓋章(或簽字)的許可證、營業執照、產品合格證明文件，建立采購記錄;各門店應當建立并留存日常采購記錄;門店自行采購的產品，應當嚴格落實索證索票、進貨查驗和采購記錄制度。

　　十、批量采購進口食品、食品添加劑的，應當索取口岸進口食品法定檢驗機構出具的與所購食品、食品添加劑相同批次的食品檢驗合格證明的復印件。

　　十一、采購集中消毒企業供應的餐飲具的，應當查驗、索取并留存集中消毒企業蓋章(或簽字)的營業執照復印件、蓋章的批次出廠檢驗報告(或復印件)。

　　十二、食品、食品添加劑及食品相關產品采購入庫前，餐飲服務提供者應當查驗所購產品外包裝、包裝標識是否符合規定，與購物憑證是否相符，并建立采購記錄。采購記錄應當如實記錄產品的名稱、規格、數量、生產批號、保質期、供應單位名稱及聯系方式、進貨日期等。

　　十三、按產品類別或供應商、進貨時間順序整理、妥善保管索取的相關證照、產品合格證明文件和進貨記錄，不得涂改、偽造，其保存期限不得少于2年。

　　十四、不得采購《食品安全法》第二十八條規定禁止生產經營的食品和《農產品質量安全法》第三十三條規定不得銷售的食用農產品。

記錄管理制度5

　　為規范食品采購索證索票、進貨查驗和采購記錄行為，保障公眾餐飲安全，根據《食品安全法》、《食品安全法實施條例》、《浙江省食品經營許可實施細則（實行）》等法律、法規及規章，制定本管理制度。

　　一、指定經培訓合格的專（兼）職人員負責食品、食品添加劑及食品相關產品采購索證索票、進貨查驗和采購記錄。專（兼）職人員應當掌握餐飲服務食品安全法律知識、餐飲服務食品安全基本知識以及食品感官鑒別常識。

　　二、采購食品、食品添加劑及食品相關產品，應當到證照齊全的食品生產經營單位或批發市場采購，并應當索取、留存有供貨方蓋章（或簽字）的購物憑證。購物憑證應當包括供貨方名稱、產品名稱、產品數量、送貨或購買日期等內容。長期定點采購的，與供應商簽訂包括保證食品安全內容的采購供應合同。鼓勵餐飲單位到建立電子監管一票通的食品批發企業采購食品、食品添加劑及食品相關產品。

　　三、從生產加工單位或生產基地直接采購時，應當查驗、索取并留存加蓋有供貨方公章的許可證、營業執照和產品合格證明文件復印件；留存蓋有供貨方公章（或簽字）的每筆購物憑證或每筆送貨單。

　　四、從食品經營單位（商場、超市、批發零售市場等）批量或長期采購時，應當查驗并留存加蓋有公章的營業執照和食品經營許可證等復印件；留存蓋有供貨方公章（或簽字）的每筆購物憑證或每筆送貨單。

　　五、從食品經營單位（商場、超市、批發零售市場等）少量或臨時采購時，應當確認其是否有營業執照和食品經營許可證，留存蓋有供貨方公章（或簽字）的每筆購物憑證或每筆送貨單。

　　六、從農貿市場采購的，應當索取并留存市場管理部門或經營戶出具的加蓋公章（或簽字）的購物憑證；從個體工商戶采購的，應當查驗并留存供應者蓋章（或簽字）的許可證、營業執照或復印件、購物憑證和每筆供應清單。

　　七、從食品經營單位（商場、超市、批發零售市場等）和農貿市場采購畜禽肉類的，應當查驗動物產品檢疫合格證明原件；從屠宰企業直接采購的，應當索取并留存供貨方蓋章（或簽字）的許可證、營業執照復印件和動物產品檢疫合格證明原件。

　　八、采購乳制品的，應當查驗、索取并留存供貨方蓋章（或簽字）的許可證、營業執照、產品合格證明文件復印件。

　　九、批量采購進口食品、食品添加劑的，應當索取口岸進口食品法定檢驗機構出具的與所購食品、食品添加劑相同批次的`食品檢驗合格證明的復印件。

　　十、采購集中消毒企業供應的餐飲具的，應當查驗、索取并留存集中消毒企業蓋章（或簽字）的營業執照復印件、蓋章的批次出廠檢驗報告（或復印件）。

　　十一、食品、食品添加劑及食品相關產品采購入庫前，餐飲服務提供者應當查驗所購產品外包裝、包裝標識是否符合規定，與購物憑證是否相符，并建立采購記錄。采購記錄應當如實記錄產品的名稱、規格、數量、生產批號、保質期、供應單位名稱及聯系方式、進貨日期等。

　　十二、按產品類別或供應商、進貨時間順序整理、妥善保管索取的相關證照、產品合格證明文件和進貨記錄，不得涂改、偽造，其保存期限不得少于2年。

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